Polityka bezpieczeństwa przesyłania danych osobowych pocztą elektroniczną

Prawo: dane
Kategoria: instrukcja
Instrukcja: W dokumencie "Polityka bezpieczeństwa przesyłania danych osobowych pocztą elektroniczną" należy uzupełnić kilka kluczowych informacji. W sekcji "Opis dokumentu" należy dodać krótki opis celu i zakresu polityki. W punkcie I.1, I.2 i I.4 należy sprecyzować, jakie dane osobowe podlegają ochronie, podając konkretne przykłady. W punkcie I.3 należy określić, kogo dotyczy ta polityka, np. wszystkich pracowników, konkretne stanowiska lub działy. W punkcie I.6 należy wskazać konkretnych kontrahentów, z którymi prowadzona jest regularna korespondencja. W punktach I.7, II.6 i III.7 należy wymienić alternatywne, bezpieczne kanały komunikacji, takie jak komunikatory firmowe, platformy do udostępniania plików, telefon, SMS. W punktach II.2 i III.1 należy określić użytkownika, czyli osobę odpowiedzialną za zabezpieczenie danych. W punktach II.3 i III.4 należy zdefiniować wymagania bezpieczeństwa dla haseł/kluczy szyfrujących, takie jak minimalna długość, wymagane znaki specjalne i cyfry. W punktach III.1 należy podać przykłady narzędzi do tworzenia archiwów lub innych metod szyfrowania.
Dane: dane, kanał 1, kanał 2, kanał 3, kontrahent, narzędzie 1, narzędzie 2, osoba/stanowisko, przykład 1, przykład 2, przykład 3, użytkownik, wymagania bezpieczeństwa

Polityka bezpieczeństwa przesyłania danych osobowych pocztą elektroniczną określa zasady ochrony danych, wymogi szyfrowania oraz procedury związane z przekazywaniem informacji drogą elektroniczną. Dokument ten dotyczy poufnego przekazywania różnego rodzaju danych w formie elektronicznej, w tym danych osobowych czy informacji wymagających specjalnej ochrony. Zawiera także wytyczne odnośnie korzystania z haseł i kluczy szyfrujących oraz zabezpieczania plików z danymi.

[OPIS DOKUMENTU]

I. Zasady ogólne

1. Należy zapewnić ochronę [DANE] przekazywanych drogą elektroniczną.

2. Zasady określone poniżej odnoszą się do każdego rodzaju [DANE] w formie elektronicznej, które wymagają zapewnienia poufności (np. [PRZYKŁAD 1], [PRZYKŁAD 2], [PRZYKŁAD 3]).

3. Procedura dotyczy każdej [OSOBY/STANOWISKO].

4. Zabronione jest przekazywanie [DANE] pocztą elektroniczną bez zabezpieczenia (np. w treści wiadomości).

5. Hasła/Klucze szyfrujące powinny być unikalne.

6. W przypadku regularnej korespondencji z [KONTRAHENT], dopuszczalne jest ustalenie stałego, unikalnego dla tego [KONTRAHENT] hasła/klucza, do zabezpieczania [DANE].

7. Opisane zasady dotyczą także przekazywania plików z danymi innymi kanałami komunikacji, np. [KANAŁ 1], [KANAŁ 2].

II. Zabezpieczenie [DANE]

1. Informacje zawierające [DANE], które wymagają ochrony, przekazuje się w zaszyfrowanej formie.

2. [UŻYTKOWNIK] przed przekazaniem [DANE] zabezpiecza je hasłem/kluczem szyfrującym.

3. Hasło/klucz powinien spełniać [WYMAGANIA BEZPIECZEŃSTWA] (np. minimalna długość, znaki specjalne, cyfry).

4. Po zaszyfrowaniu należy sprawdzić, czy proces przebiegł pomyślnie.

5. Zaszyfrowane [DANE] przekazuje się jako załącznik lub za pośrednictwem bezpiecznego kanału.

6. Hasło/klucz należy przekazać inną, bezpieczną drogą komunikacji, np. [KANAŁ 1], [KANAŁ 2], [KANAŁ 3].

III. Zabezpieczenie wielu plików/folderów

1. [UŻYTKOWNIK] może zabezpieczyć [DANE] z wykorzystaniem narzędzia do tworzenia archiwów lub innej metody szyfrowania (np. [NARZĘDZIE 1], [NARZĘDZIE 2]).

2. Archiwizację i szyfrowanie stosuje się w szczególności przy przekazywaniu drogą elektroniczną większej liczby plików lub całych folderów.

3. Należy wybrać pliki/foldery do zaszyfrowania i ustawić hasło/klucz szyfrujący.

4. Hasło/klucz powinien spełniać [WYMAGANIA BEZPIECZEŃSTWA].

5. Przed wysłaniem należy sprawdzić, czy szyfrowanie przebiegło pomyślnie.

6. Zaszyfrowane archiwum lub dane przekazuje się jako załącznik lub za pośrednictwem bezpiecznego kanału.

7. Hasło/klucz należy przekazać inną, bezpieczną drogą komunikacji, np. [KANAŁ 1], [KANAŁ 2], [KANAŁ 3].

Polityka bezpieczeństwa przesyłania danych osobowych pocztą elektroniczną nakłada obowiązek zabezpieczenia informacji poprzez szyfrowanie i odpowiednie procedury, aby chronić dane przed nieuprawnionym dostępem. Dokument określa także konieczność przekazywania haseł i kluczy szyfrujących w sposób bezpieczny, zapewniając poufność i integralność przesyłanych danych.