Procedura nadawania i odwoływania upoważnień do przetwarzania danych osobowych
- Prawo
dane
- Kategoria
instrukcja
- Instrukcja
Należy dokładnie przeanalizować treść szablonu i zastanowić się, jakie dane osobowe będą przetwarzane w ramach danej procedury. W miejsce placeholdera [DANYCH] należy wpisać rodzaj danych osobowych, które będą przetwarzane, np. dane klientów, dane pracowników, dane kontrahentów. Należy określić stanowisko lub rolę osoby odpowiedzialnej za zatwierdzanie upoważnień i wpisać je w miejsce placeholderów [STANOWISKO/ROLA]. Należy określić nazwę działu odpowiedzialnego za przygotowanie wniosku o nadanie upoważnienia i wpisać ją w miejsce placeholdera [DZIAŁ]. Należy określić formę, w jakiej nadawane są upoważnienia, np. pisemnie, elektronicznie i wpisać ją w miejsce placeholdera [FORMA]. Należy określić warunek, który wymaga nadania upoważnienia, np. rozpoczęcie pracy, zmiana stanowiska i wpisać go w miejsce placeholdera [WARUNEK WYMAGAJĄCY NADANIA UPOWAŻNIENIA]. Należy określić, jakie dane osobowe osoby upoważnianej należy podać we wniosku i wpisać je w miejsce placeholdera [DANE OSOBOWE]. Należy określić okres obowiązywania upoważnienia i wpisać go w miejsce placeholdera [OKRES]. Należy określić zobowiązanie, jakie podejmuje osoba upoważniona i wpisać je w miejsce placeholdera [ZOBOWIĄZANIE]. Należy określić sposób potwierdzenia przyjęcia upoważnienia i wpisać go w miejsce placeholdera [SPOSÓB POTWIERDZENIA]. Należy określić ewentualne dodatkowe uprawnienia, jakie może nadać upoważnienie i wpisać je w miejsce placeholdera [DODATKOWE UPRAWNIENIA]. Należy wskazać osobę lub dział odpowiedzialny za otrzymanie informacji o zakresie upoważnienia i wpisać ją/go w miejsce placeholdera [ODPOWIEDZIALNA OSOBA/DZIAŁ]. Należy określić cel przekazania informacji o zakresie upoważnienia i wpisać go w miejsce placeholdera [CEL]. Należy określić dokument, który jest przechowywany wraz z upoważnieniem i wpisać go w miejsce placeholdera [DOKUMENT]. Należy określić warunek, który wymaga zmiany zakresu upoważnienia i wpisać go w miejsce placeholdera [WARUNEK WYMAGAJĄCY ZMIANY]. Należy określić warunki, które powodują odwołanie upoważnienia i wpisać je w miejsce placeholderów [WARUNEK 1], [WARUNEK 2], [WARUNEK 3]. Należy wskazać osobę/dział, do której/którego przekazywane jest odwołanie upoważnienia i wpisać ją/go w miejsce placeholderów [OSOBA/DZIAŁ 1], [OSOBA/DZIAŁ 2]. W miejscach oznaczonych placeholderami [OSOBY] oraz [OPIS] należy doprecyzować opis osoby, której dotyczy wniosek. Po uzupełnieniu wszystkich placeholderów należy dokładnie przeczytać całą procedurę i upewnić się, że jest ona logiczna i spójna.
- Dane
cel, dane osobowe, danych, dodatkowe uprawnienia, dokument, dział, forma, odpowiedzialna osoba/dział, okres, opis, osoba/dział 1, osoba/dział 2, osoby, sposób potwierdzenia, stanowisko/rola, warunek 1, warunek 2, warunek 3, warunek wymagający nadania upoważnienia, warunek wymagający zmiany, zobowiązanie
Procedura nadawania i odwoływania upoważnień do przetwarzania danych osobowych określa zasady, procedury oraz odpowiedzialności związane z upoważnianiem osób do przetwarzania danych. Dokument ten obejmuje wymagania dotyczące wnioskowania o nadanie upoważnienia, proces nadawania upoważnień, zmianę zakresu upoważnienia oraz procedurę odwoływania upoważnień. Przystępując do przetwarzania danych, każda osoba zobowiązana jest do przestrzegania postanowień tej procedury.
Procedura upoważniania do przetwarzania [DANYCH]
§1.Wstęp
1. Procedura obowiązuje każdą osobę, która jest dopuszczana do przetwarzania [DANYCH].
2. Za realizowanie niniejszej procedury odpowiadają:
A. [STANOWISKO/ROLA], zatwierdzający upoważnienia lub ich zmiany,
B. osoby uprawnione przez [STANOWISKO/ROLA] do zatwierdzania w jego imieniu upoważnień lub ich zmian,
C. pracownicy [DZIAŁ] oraz bezpośredni przełożeni odpowiedzialni za przygotowanie wniosku o nadanie upoważnienia oraz wszelkich zmian zakresu upoważnienia,
D. osoba upoważniana/ zobligowana do przyjęcia upoważnienia lub jego zmiany.
3. Do przetwarzania [DANYCH] mogą zostać dopuszczone tylko i wyłącznie osoby, które otrzymały upoważnienie od [STANOWISKO/ROLA] lub uprawnionej przez niego osoby. Upoważnienia są nadawane w [FORMA] i wymagają zatwierdzenia przez [STANOWISKO/ROLA] oraz potwierdzenia przyjęcia przez osobę upoważnioną.
§2.Wniosek o nadanie upoważnienia
1. W momencie [WARUNEK WYMAGAJĄCY NADANIA UPOWAŻNIENIA], przed dopuszczeniem tej osoby do przetwarzania [DANYCH], należy przygotować wniosek o nadanie upoważnienia.
2. Za przygotowanie wniosku są odpowiedzialni:
A. bezpośredni przełożony lub opiekun [OSOBY],
B. pracownik [DZIAŁ] dla osoby [OPIS].
3. Osoba odpowiedzialna za przygotowanie wniosku o upoważnienie wskazuje w nim swoje dane (jako wnioskodawcy), [DANE OSOBOWE] osoby upoważnianej oraz zakres upoważnienia i [OKRES] jego obowiązywania.
4. Prawidłowo wypełniony wniosek wnioskodawca niezwłocznie przekazuje do [STANOWISKO/ROLA] lub osoby uprawnionej przez niego do nadawania i zmiany upoważnień.
§ 3.Nadanie upoważnienia
1. Nadanie upoważnienia odbywa się poprzez zatwierdzenie przez [STANOWISKO/ROLA] lub uprawnioną przez niego osobę wniosku o nadanie upoważnienia.
2. Zatwierdzony wniosek stanowi upoważnienie do przetwarzania [DANYCH], które jest niezwłocznie przekazywane przez wnioskodawcę do osoby upoważnionej.
3. Osoba upoważniona przyjmuje upoważnienie oraz zobowiązuje się do [ZOBOWIĄZANIE], co potwierdza [SPOSÓB POTWIERDZENIA].
4. Jeżeli upoważnienie uprawnia także do [DODATKOWE UPRAWNIENIA], wnioskodawca przekazuje do [ODPOWIEDZIALNA OSOBA/DZIAŁ] informację o zakresie upoważnienia w celu [CEL].
5. Wnioskodawca przekazuje upoważnienie do [DZIAŁ], który odnotowuje je w ewidencji upoważnień.
6. Upoważnienie jest przechowywane w [DZIAŁ] wraz z [DOKUMENT].
§4.Zmiana zakresu upoważnienia
1. Upoważnienie jest zmieniane niezwłocznie po [WARUNEK WYMAGAJĄCY ZMIANY] w zakresie zgodnym ze zmianą, która nastąpiła, poprzez wydanie nowego upoważnienia.
2. Zmiana zakresu upoważnienia odbywa się poprzez zatwierdzenie przez [STANOWISKO/ROLA] lub uprawnioną przez niego osobę wniosku o nadanie upoważnienia, zgodnie z procedurą nadawania upoważnień.
3. Nowe upoważnienie zastępuje stare.
4. Za przygotowanie wniosku są odpowiedzialni:
A. bezpośredni przełożony lub opiekun osoby upoważnionej,
B. pracownik [DZIAŁ] dla osoby [OPIS].
5. Osoba odpowiedzialna za przygotowanie wniosku o upoważnienie wskazuje w nim swoje dane (jako wnioskodawcy), [DANE OSOBOWE] osoby upoważnionej, której upoważnienie ma ulec zmianie, nowy zakres upoważnienia i [OKRES] jego obowiązywania.
6. Prawidłowo wypełniony wniosek wnioskodawca niezwłocznie przekazuje do [STANOWISKO/ROLA] lub osoby uprawnionej przez niego do nadawania i zmiany upoważnień.
7. Dalsza część procedury jest realizowana zgodnie z §3 Nadanie upoważnienia.
§ 5.Odwołanie upoważnienia
1. Za odwołanie upoważnień odpowiedzialny jest [STANOWISKO/ROLA] lub osoby przez niego do tego uprawnione.
2. Upoważnienie jest odwoływane niezwłocznie:
A. [WARUNEK 1],
B. [WARUNEK 2],
C. [WARUNEK 3].
3. Odwołanie odbywa się w trybie wnioskowym.
4. Za przygotowanie wniosku są odpowiedzialni:
A. bezpośredni przełożony lub opiekun osoby upoważnionej,
B. pracownik [DZIAŁ] dla osoby [OPIS].
5. Osoba odpowiedzialna za przygotowanie wniosku wskazuje w nim swoje dane (jako wnioskodawcy), [DANE OSOBOWE] osoby upoważnionej, której upoważnienie ma zostać odwołane, przyczynę odwołania oraz datę obowiązywania odwołania.
6. Prawidłowo wypełniony wniosek wnioskodawca niezwłocznie przekazuje do [STANOWISKO/ROLA] lub osoby uprawnionej przez niego do nadawania i zmiany upoważnień.
7. Odwołanie upoważnienia odbywa się poprzez zatwierdzenie przez [STANOWISKO/ROLA] lub uprawnioną przez niego osobę wniosku o odwołanie upoważnienia.
8. Zatwierdzony wniosek stanowi odwołanie upoważnienia do przetwarzania [DANYCH], które jest niezwłocznie przekazywane przez wnioskodawcę do:
A. [OSOBA/DZIAŁ 1],
B. [OSOBA/DZIAŁ 2],
C. osoby upoważnionej, o ile takie przekazanie jest możliwe.
9. Wnioskodawca przekazuje odwołanie upoważnienia do [DZIAŁ], który odnotowuje je w ewidencji upoważnień.
10. Odwołanie upoważnienia jest przechowywane w [DZIAŁ] wraz z [DOKUMENT].
Procedura nadawania i odwoływania upoważnień do przetwarzania danych osobowych jest kluczowym dokumentem w firmie, zapewniającym bezpieczeństwo danych oraz jasne zasady postępowania. Dzięki precyzyjnie określonym procedurom, zarządzanie upoważnieniami staje się efektywne i zgodne z obowiązującymi przepisami.