Procedura obsługi żądań podmiotów danych

Prawo: dane
Kategoria: instrukcja
Instrukcja: Należy rozpocząć od uzupełnienia nazwy dokumentu, np. "Procedura obsługi żądań podmiotów danych". W części wstępnej/definicje należy zdefiniować kluczowe terminy, jeśli są używane skróty. W punkcie 1.1 należy określić, kto jest administratorem danych i jakie zapewnia w zakresie realizacji praw podmiotów danych. W punkcie 1.2 należy opisać, w jaki sposób administrator informuje podmioty danych o przetwarzaniu ich danych. W punkcie 1.3 należy podać dane kontaktowe administratora danych oraz inspektora ochrony danych, jeśli został powołany. W punkcie 1.4 należy opisać sposób rejestrowania zgłoszeń i wskazać załącznik z wzorem rejestru. W punkcie 1.5 należy określić role i odpowiedzialności poszczególnych pracowników w procesie obsługi żądań. W punkcie 1.6 należy opisać schemat postępowania po otrzymaniu żądania. W punkcie 1.7 należy określić preferowany sposób komunikacji z podmiotami danych. W punkcie 1.8 należy opisać sposób udzielania odpowiedzi na żądania. W punkcie 1.9 należy opisać zasady współpracy z procesorami danych. W punkcie 1.10 należy opisać zasady współpracy w przypadku współadministrowania. W punkcie 1.11 należy określić terminy realizacji żądań. W punkcie 1.12 należy opisać zasady pobierania opłat za realizację żądań. W części szczegółowej należy opisać sposób realizacji poszczególnych praw podmiotów danych, uwzględniając specyfikę organizacji. W punkcie 2.1 należy opisać procedurę realizacji prawa dostępu do danych. W punkcie 2.2 należy opisać procedurę realizacji prawa do sprostowania danych. W punkcie 2.3 należy opisać procedurę realizacji prawa do usunięcia danych. W punkcie 2.4 należy opisać procedurę realizacji prawa do ograniczenia przetwarzania. W punkcie 2.5 należy opisać procedurę realizacji prawa do przenoszenia danych. W punkcie 2.6 należy opisać procedurę realizacji prawa do sprzeciwu. W punkcie 2.7 należy opisać procedurę realizacji prawa do niepodlegania decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu. W postanowieniach końcowych należy określić datę wejścia w życie procedury. W załącznikach należy dodać wzór rejestru żądań podmiotów danych.
Dane: ado, adres, dane kontaktowe iod, dane wnioskodawcy, data, data realizacji, data wpływu, email, forma realizacji, forma żądania, lp., okres, przedmiot żądania, sposób rozstrzygnięcia, stanowisko/dział, telefon, uwagi, załącznik/sygnatura

Procedura obsługi żądań podmiotów danych określa sposób postępowania w zakresie realizacji praw przysługujących podmiotom danych zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dokument zawiera szczegółowe procedury dotyczące m.in. zgłaszania żądań, udzielania odpowiedzi oraz współpracy z innymi podmiotami. Zapewnia transparentność oraz skuteczną komunikację w procesie obsługi żądań.

[NAZWA DOKUMENTU]

[CZĘŚĆ WSTĘPNA/DEFINICJE]

[PUNKT 1.1 - np. Zapewnienia/Administrator]

[TREŚĆ - np. Administrator danych ([ADO]) zapewnia możliwość efektywnego wykonania praw podmiotu danych.]

[PUNKT 1.2 - np. Transparentność]

[TREŚĆ - np. [ADO] informuje podmioty danych w zrozumiały sposób o przetwarzaniu ich danych.]

[PUNKT 1.3 - np. Ułatwianie realizacji praw/Kontakt]

[TREŚĆ - np. Żądania można zgłaszać na adres: [ADRES], [TELEFON], [EMAIL]. W przypadku powołania Inspektora Ochrony Danych ([IOD]) dane kontaktowe to: [DANE KONTAKTOWE IOD].]

[PUNKT 1.4 - np. Odnotowywanie zgłoszeń/Rejestr]

[TREŚĆ - np. Zgłoszenia są rejestrowane (wpływ, treść, sposób, odpowiedź, termin realizacji). Wzór rejestru: [ZAŁĄCZNIK/SYGNATURA].]

[PUNKT 1.5 - np. Role/Odpowiedzialności]

[TREŚĆ - np. Każdy pracownik przekazuje żądania do [STANOWISKO/DZIAŁ]. [STANOWISKO/DZIAŁ] ocenia żądanie, konsultuje z [IOD], decyduje o sposobie realizacji. [STANOWISKO/DZIAŁ] realizuje technicznie żądanie. [STANOWISKO/DZIAŁ] prowadzi korespondencję, ewidencję.]

[PUNKT 1.6 - np. Schemat postępowania]

[TREŚĆ - np. Po otrzymaniu żądania: a) weryfikacja rodzaju żądania; b) ustalenie kategorii podmiotu danych; c) określenie procesów przetwarzania; d) określenie zakresu danych; e) weryfikacja możliwości realizacji; f) określenie terminu i zasobów; g) przekazanie odpowiedzi; h) odnotowanie realizacji.]

[PUNKT 1.7 - np. Sposób komunikacji]

[TREŚĆ - np. Informacje przekazywane są na piśmie lub elektronicznie. Forma ustna jest wyjątkiem i wymaga potwierdzenia tożsamości.]

[PUNKT 1.8 - np. Sposób udzielenia odpowiedzi]

[TREŚĆ - np. Odpowiedź udzielana jest w formie, w jakiej wpłynęło żądanie, chyba że podmiot danych zażąda inaczej.]

[PUNKT 1.9 - np. Współpraca z innymi podmiotami/Procesor]

[TREŚĆ - np. Procesor danych wspiera [ADO] w realizacji praw podmiotu danych.]

[PUNKT 1.10 - np. Współadministrowanie]

[TREŚĆ - np. W przypadku współadministrowania, zakresy odpowiedzialności są uzgadniane.]

[PUNKT 1.11 - np. Termin realizacji]

[TREŚĆ - np. Termin realizacji żądań: a) obowiązki informacyjne (art. 13 RODO) - podczas pozyskiwania danych; b) obowiązki informacyjne (art. 14 RODO) - w [OKRES]; c) pozostałe obowiązki (art. 12-22 RODO) - bez zbędnej zwłoki, maksymalnie w [OKRES].]

[PUNKT 1.12 - np. Realizacja praw a opłata]

[TREŚĆ - np. Realizacja praw jest co do zasady bezpłatna. W przypadku żądań nadmiernych [ADO] może pobrać opłatę lub odmówić realizacji.]

[CZĘŚĆ SZCZEGÓŁOWA/WYMOGI SZCZEGÓŁOWE]

[PUNKT 2.1 - np. Prawo dostępu do danych]

[TREŚĆ - np. Prawo dostępu obejmuje potwierdzenie przetwarzania, katalog informacji, kopię danych. Należy weryfikować wpływ na prawa innych osób.]

[PUNKT 2.2 - np. Prawo do sprostowania danych]

[TREŚĆ - np. Sprostowanie obejmuje poprawienie lub uzupełnienie danych. Należy informować odbiorców danych o sprostowaniu.]

[PUNKT 2.3 - np. Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”)]

[TREŚĆ - np. Należy analizować przesłanki wyłączające obowiązek usunięcia danych. Należy informować odbiorców danych o usunięciu.]

[PUNKT 2.4 - np. Prawo do ograniczenia przetwarzania]

[TREŚĆ - np. Należy określić sposób realizacji ograniczenia przetwarzania. Należy informować odbiorców danych o ograniczeniu.]

[PUNKT 2.5 - np. Prawo do przenoszenia danych]

[TREŚĆ - np. Prawo to dotyczy danych przetwarzanych automatycznie na podstawie zgody lub umowy. Należy określić format i sposób przenoszenia danych.]

[PUNKT 2.6 - np. Prawo do sprzeciwu]

[TREŚĆ - np. Po sprzeciwie należy weryfikować możliwość dalszego przetwarzania.]

[PUNKT 2.7 - np. Prawo do niepodlegania decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu]

[TREŚĆ - np. Należy weryfikować przesłanki legalizujące takie przetwarzanie i zapewnić odpowiednie środki ochrony praw podmiotu danych.]

[POSTANOWIENIA KOŃCOWE]

[TREŚĆ - np. Data wejścia w życie: [DATA].]

[ZAŁĄCZNIKI]

[np. Załącznik 1: Rejestr żądań podmiotów danych - Lp., Data wpływu, Dane wnioskodawcy, Forma żądania, Przedmiot żądania, Sposób rozstrzygnięcia, Data realizacji, Forma realizacji, Uwagi]

Procedura obsługi żądań podmiotów danych szczegółowo określa proces przyjmowania, analizy i realizacji żądań, uwzględniając wymogi RODO. Dokument precyzyjnie opisuje prawa podmiotów danych oraz odpowiedzialności Administratora danych. Stanowi istotne narzędzie w zapewnieniu zgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych.