Procedura prowadzenia rejestrów czynności przetwarzania danych osobowych

Prawo: dane
Kategoria: instrukcja
Instrukcja: W sekcji OPIS DOKUMENTU należy wpisać pełną nazwę dokumentu, np. "Procedura prowadzenia rejestrów czynności przetwarzania danych osobowych". W sekcji CEL PROCEDURY należy określić cel procedury, wstawiając nazwę stanowiska lub podmiotu odpowiedzialnego za przestrzeganie przepisów, powołując się na konkretny przepis prawny wraz z jego numerem artykułu oraz wskazując czynność, której dotyczy procedura. W sekcji ODPOWIEDZIALNI ZA WYKONANIE PROCEDURY należy wymienić stanowiska odpowiedzialne za wykonanie procedury, precyzując zakres obowiązków każdego z nich. W sekcji POSTANOWIENIA OGÓLNE PROCEDURY w punkcie 1 należy podać nazwy rejestrów lub dokumentów, które są tworzone oraz wskazać podstawę ich tworzenia. W punkcie 2 należy określić stanowisko lub podmiot odpowiedzialny za sporządzenie rejestrów lub dokumentów. W punkcie 3 należy wskazać podstawę sporządzania i aktualizacji rejestrów lub dokumentów, źródła informacji lub dokumenty, na których podstawie są one sporządzane, oraz zasady lub wytyczne, którymi należy się kierować. W punkcie 4 należy określić stanowisko lub podmiot, częstotliwość wykonywania czynności oraz czynność, która ma być wykonywana w przypadku zmian. W punkcie 5 należy wskazać stanowisko lub podmiot zobowiązane do informowania o zmianach, stanowisko lub podmiot, który ma być informowany, oraz zakres zmian, wyszczególniając konkretne elementy. W punkcie 6 należy określić stanowisko lub podmiot prowadzący rejestr lub dokument, sposób prowadzenia rejestru oraz dane, które mają być w nim zamieszczane.
Dane: czynność, dane, element, informacje/dokumenty, nazwa rejestru/dokumentu, numer, okres, podmiot, podstawa, przepis prawny, sposób, stanowisko, zakres, zakres obowiązków, zasady/wytyczne

Procedura prowadzenia rejestrów czynności przetwarzania danych osobowych ma na celu zapewnienie zgodności z określonymi przepisami prawnymi dotyczącymi czynności przetwarzania danych. Osoby odpowiedzialne za wykonanie procedury to konkretne stanowiska, które mają określony zakres obowiązków.

[OPIS DOKUMENTU]

CEL PROCEDURY

Zapewnienie przez [STANOWISKO/PODMIOT] zgodności z [PRZEPIS PRAWNY] (np. art. [NUMER] [PRZEPIS PRAWNY]), czyli ze wskazanymi w tym akcie prawnym zasadami i warunkami [CZYNNOŚĆ].

ODPOWIEDZIALNI ZA WYKONANIE PROCEDURY

[STANOWISKO] – w zakresie [ZAKRES OBOWIĄZKÓW].

POSTANOWIENIA OGÓLNE PROCEDURY

1. [NAZWA REJESTRU/DOKUMENTU] i [NAZWA REJESTRU/DOKUMENTU] tworzy się na podstawie [PODSTAWA].

2. Za sporządzenie [NAZWA REJESTRU/DOKUMENTU] i [NAZWA REJESTRU/DOKUMENTU] odpowiada [STANOWISKO/PODMIOT].

3. [NAZWA REJESTRU/DOKUMENTU] i [NAZWA REJESTRU/DOKUMENTU] sporządza się i aktulizuje na podstawie [PODSTAWA], w oparciu o [INFORMACJE/DOKUMENTY], zgodnie z [ZASADY/WYTYCZNE].

4. [STANOWISKO/PODMIOT] co najmniej raz w [OKRES] [CZYNNOŚĆ]. W przypadku zmian, dokonuje [CZYNNOŚĆ].

5. [STANOWISKO/PODMIOT] mają obowiązek na bieżąco informować [STANOWISKO/PODMIOT] o wszelkich zmianach w [ZAKRES], w szczególności dotyczących:

1) [ELEMENT];

2) [ELEMENT];

3) [ELEMENT];

4) [ELEMENT];

5) [ELEMENT].

6. [STANOWISKO/PODMIOT] prowadzą [NAZWA REJESTRU/DOKUMENTU], poprzez [SPOSÓB]. W [NAZWA REJESTRU/DOKUMENTU] zamieszcza się w szczególności:

1) [DANE];

2) [DANE];

3) [DANE];

4) [DANE].

Procedura ta określa sposób tworzenia i aktualizacji rejestrów oraz obowiązki podmiotów w tym procesie. Odpowiedzialne osoby muszą regularnie informować o wszelkich zmianach, a rejestr musi zostać prowadzony zgodnie z określonymi zasadami.