Procedura realizacji praw osób których dane dotyczą

[NAZWA DOKUMENTU]

CEL PROCEDURY

Sprecyzowanie i wdrożenie w [FIRMA] jednolitej i przejrzystej procedury postępowania w przypadku złożenia przez osobę, której dane dotyczą wniosku w zakresie przysługujących jej na mocy przepisów o ochronie danych osobowych praw.

ZASADY REALIZACJI PRAW OSÓB, WYNIKAJĄCE Z [PRZEPIS PRAWNY]

1. Każdej osobie, której dane osobowe są przetwarzane przysługują prawa określone w [PRZEPIS PRAWNY], w tym:

a. prawo dostępu do danych jej dotyczących

b. prawo do sprostowania danych

c. prawo do usunięcia danych

d. prawo do ograniczenia przetwarzania

e. prawo do przenoszenia danych

f. prawo do sprzeciwu na przetwarzanie jej danych

g. prawo do niepodlegania decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu

h. prawo do uzyskania kopii danych

2. Rozpatrywanie żądań osoby, której dane dotyczą odbywa się po zweryfikowaniu tożsamości tej osoby.

3. Jeżeli istnieją uzasadnione wątpliwości co do tożsamości osoby fizycznej składającej żądanie, [FIRMA] może zażądać dodatkowych informacji niezbędnych do potwierdzenia tożsamości osoby, której dane dotyczą.

4. Jeżeli nie można jednoznacznie potwierdzić tożsamości wnoszącego żądanie, odmawia się realizacji żądania.

5. W sytuacji powierzania danych podmiotom przetwarzającym lub udostępniania danych innym administratorom danych należy ich powiadamiać o każdym sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych, które było wynikiem realizacji wniosku otrzymanego od osoby, której dane dotyczą.

6. Na wnioski dotyczące żądań realizacji praw osób należy udzielać odpowiedzi niezwłocznie, w terminie nie przekraczającym [OKRES] od otrzymania żądania.

7. W razie potrzeby termin udzielenia odpowiedzi można przedłużyć o kolejne [OKRES] z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań. W takim wypadku w terminie [OKRES] od otrzymania żądania należy poinformować osobę, której dane dotyczą o przedłużeniu terminu, z podaniem przyczyn opóźnienia.

8. Jeśli żądanie zostało przekazane elektronicznie, w miarę możliwości informacje także są przekazywane elektronicznie, chyba że osoba, której dane dotyczą, zażąda innej formy.

9. W przypadku nie podjęcia działań w związku z żądaniem osoby, której dane dotyczą, [FIRMA] niezwłocznie - najpóźniej w terminie [OKRES] od otrzymania żądania - informuje osobę, której dane dotyczą, o powodach niepodjęcia działań oraz o możliwości wniesienia skargi do [ORGAN] oraz skorzystania ze środków ochrony prawnej przed sądem.

10. Informacje podawane na mocy [PRZEPIS PRAWNY] oraz komunikacja i działania podejmowane na mocy [PRZEPIS PRAWNY] są wolne od opłat. Jeżeli żądania osoby, której dane dotyczą, są ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, w szczególności ze względu na swój ustawiczny charakter, [FIRMA] może:

a) pobrać [OPŁATA], uwzględniając administracyjne koszty udzielenia informacji, prowadzenia komunikacji lub podjęcia żądanych działań; albo

b) odmówić podjęcia działań w związku z żądaniem.

11. Obowiązek wykazania, że żądanie ma ewidentnie nieuzasadniony lub nadmierny charakter, spoczywa na administratorze.

12. Informacje, których udziela się osobom, których dane dotyczą, na mocy [PRZEPIS PRAWNY], można opatrzyć standardowymi znakami graficznymi, które w widoczny, zrozumiały i czytelny sposób przedstawią sens zamierzonego przetwarzania. Jeżeli znaki te są przedstawione elektronicznie, muszą się nadawać do odczytu maszynowego.

13. W imieniu małoletniego wniosek składa jego rodzic lub opiekun prawny.

ODPOWIEDZIALNI ZA WYKONANIE PROCEDURY

1. [STANOWISKO] – w zakresie realizacji wniosku kierowanego do ich [DZIAŁ].

2. [STANOWISKO] w zakresie konsultowania sposobu realizacji wniosku.

POSTANOWIENIA OGÓLNE PROCEDURY

1. [STANOWISKO] jest odpowiedzialny za przyjmowanie, rejestrowanie [DOKUMENT].

2. Korespondencję pisemną lub przesłaną elektronicznie, której treść wskazuje na wniosek obywatela w zakresie praw związanych z ochroną danych osobowych, należy niezwłocznie przekazać do [STANOWISKO].

3. [STANOWISKO] po zarejestrowaniu wniosku weryfikuje tożsamość wnioskodawcy oraz czy informacje podane we wniosku umożliwiają udzielenie odpowiedzi. Jeżeli nie zostało to zrealizowane wcześniej, przekazuje wnioskodawcy klauzulę informacyjną dotyczącą przetwarzania na potrzeby realizacji praw osoby, której dane dotyczą.

4. W przypadku braku możliwości potwierdzenia tożsamości, [STANOWISKO] wzywa wnioskodawcę do podania informacji, które umożliwią weryfikację tożsamości. Brak odpowiedzi lub uznanie, że dodatkowe informacje są niewystarczające, skutkuje przekazaniem wnioskodawcy informacji o odmowie zrealizowania wniosku. W takim wypadku należy wskazać sposób ponownego złożenia wniosku.

5. Po skutecznym zweryfikowaniu tożsamości wnioskodawcy, [STANOWISKO] przekazuje treść wniosku do właściwego [STANOWISKO], w celu uzyskania informacji o możliwości zrealizowania wniosku.

6. [STANOWISKO] niezwłocznie weryfikuje możliwość zrealizowania wniosku i przekazuje do [STANOWISKO] informacje o działaniach, które zostały zrealizowane w związku z otrzymanym wnioskiem.

7. W przypadku, gdy korespondencja, której treść wskazuje na wniosek obywatela w zakresie przysługujących mu praw wynikających z przepisów [PRZEPIS PRAWNY], została przesłana bezpośrednio do [STANOWISKO], jest on zobowiązany do niezwłocznego przekazania wniosku do [STANOWISKO].

8. [STANOWISKO] odnotowuje informację o sposobie załatwienia sprawy.

9. Skargi i wnioski realizowane na podstawie [PRZEPIS PRAWNY] obsługiwane są zgodnie z odrębną procedurą obowiązującą w [FIRMA].

ZASADY REALIZACJI POSZCZEGÓLNYCH PRAW, PRZYSŁUGUJĄCYCH OSOBIE, KTÓREJ DANE DOTYCZĄ

Rozdział I. Prawo do uzyskania informacji

1. Osoba, której dane dotyczą, jest uprawniona do uzyskania potwierdzenia, czy w [FIRMA] przetwarzane są jej dane osobowe. Jeżeli ma to miejsce, jest uprawniona do uzyskania dostępu do nich oraz pozyskania następujących informacji:

1) w jakim celu są przetwarzane

2) jakich kategorii danych osobowych dotyczy przetwarzanie;

3) o [ODBIORCA] danych osobowych;

4) o planowanym [OKRES] przechowywania danych osobowych;

5) o prawie do żądania od administratora sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych oraz do wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania;

6) o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego;

7) o źródle danych, jeżeli nie zostały zebrane od osoby, której dotyczą.

2. Jeżeli dane osobowe są przekazywane do [ODBIORCA], osoba, której dane dotyczą, ma prawo zostać poinformowana o odpowiednich zabezpieczeniach związanych z przekazaniem.

3. [INFORMACJE O KOPIACH DANYCH]

4. [INFORMACJE O FORMIE PRZEKAZYWANIA KOPII]

5. [INFORMACJE O POSTACI KOPII DANYCH]

6. Prawo do uzyskania kopii, nie może niekorzystnie wpływać na prawa i wolności innych.

7. [STANOWISKO] podejmują decyzję o sposobie wydania kopii danych.

Rozdział II. Prawo do sprostowania danych

[INFORMACJE O PRAWIE DO SPROSTOWANIA DANYCH]

Rozdział III. Prawo do żądania usunięcia danych

[INFORMACJE O PRAWIE DO USUNIĘCIA DANYCH]

Rozdział IV. Prawo do żądania ograniczenia przetwarzania

[INFORMACJE O PRAWIE DO OGRANICZENIA PRZETWARZANIA]

Rozdział V. Prawo do przeniesienia danych

[INFORMACJE O PRAWIE DO PRZENIESIENIA DANYCH]

Rozdział VI. Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych

[INFORMACJE O PRAWIE DO WNIESIENIA SPRZECIWU]

Rozdział VII. Prawo do niepodlegania decyzjom na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania

[INFORMACJE O PRAWIE DO NIEPODLEGANIA DECYZJOM NA PODSTAWIE ZAUTOMATYZOWANEGO PRZETWARZANIA]