Procedura obsługi zgłoszeń wewnętrznych

[NAZWA DOKUMENTU]

[TREŚĆ DODATKOWA - np. Postanowienia dotyczące ochrony sygnalistów do polityk prywatności i regulacji wewnętrznych]

I. Zasady ogólne

1. [PODMIOT] realizuje zadania związane z ochroną sygnalistów, zgodnie z przepisami ustawy z dnia [DATA] r. o ochronie sygnalistów ([SYGNATURA]).

2. [PODMIOT] (dalej Podmiot lub Administrator) jest administratorem danych osobowych w rozumieniu art. [NUMER] pkt [NUMER] rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) [NUMER]/[NUMER] z [DATA] r. ([OPIS ROZPORZĄDZENIA]) ([SYGNATURA]) – dalej RODO, przetwarzanych w celu realizacji zadań związanych z obsługą zgłoszeń wewnętrznych.

3. Podmiot, po uzyskaniu zgłoszenia, przetwarza je zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych, o których mowa w art. [NUMER] RODO, w szczególności zgodnie z zasadą [ZASADA 1] (art. [NUMER] ust. [NUMER] lit. [LITERKA] RODO) oraz zasadą [ZASADA 2] (art. [NUMER] ust. [NUMER] lit. [LITERKA] RODO), w zakresie niezbędnym do weryfikacji zgłoszenia i podjęcia ewentualnych działań następczych.

II. Obowiązki administratora

1. Administrator stosuje odpowiednie środki [RODZAJ ŚRODKÓW], o których mowa w art. [NUMER] RODO, zapewniające ochronę danych [KOGO DANE]. Administrator zapewnia ochronę poufności danych osobowych [KOGO DANE].

2. Administrator zapewnia, że dostęp do danych osobowych zawartych w zgłoszeniu następuje wyłącznie w odniesieniu do osób upoważnionych przez niego, w formie [FORMA UPOWAŻNIENIA], do przetwarzania danych osobowych, a osoby upoważnione zobowiązały się do [ZOBOWIĄZANIE].

3. Administrator informuje [KOGO INFORMUJE] o zasadach ochrony ich danych osobowych. [INFORMACJA O KLAUZULACH].

III. Obsługa zgłoszeń wewnętrznych

1. Do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych został/a wyznaczona przez Administratora: [KTO ODBIERA ZGŁOSZENIA].

2. Zgłoszenie naruszenia prawa należy składać w następujący sposób:

1) [SPOSÓB 1]

2) [SPOSÓB 2]

3) [SPOSÓB 3]

3. [INFORMACJA O ZGODZIE NA UJAWNIENIE TOŻSAMOŚCI]

IV. Dostęp do danych w zgłoszeniu

1. Administrator ujawnia dane sygnalisty wyłącznie podmiotom uprawnionym do ich przetwarzania na podstawie przepisów prawa.

2. Dane osobowe mogą być udostępnione [KOMU MOGĄ BYĆ UDOSTĘPNIONE DANE] na podstawie [PODSTAWA PRAWNA], określającej w szczególności [CO OKREŚLA PODSTAWA PRAWNA]. Administrator zapewnia, że taki podmiot zostanie zweryfikowany w celu ustalenia, czy zapewnia odpowiedni poziom ochrony danych osobowych.

3. Dane osobowe będą udostępniane [KOMU BĘDĄ UDOSTĘPNIONE DANE] w przypadku [W JAKIM PRZYPADKU].

4. Administrator ujawnia dane sygnalisty [KOMU UJAWNIA DANE], jeżeli [WARUNKI UJAWNIENIA DANYCH].

V. Realizacja praw osób, których dane dotyczą

1. Administrator zapewnia realizację praw osób, których dane są przetwarzane w ramach obsługi zgłoszeń sygnalistów, wskazanych w treści klauzuli informacyjnej [DO KOGO KIEROWANA JEST KLAUZULA], z zastrzeżeniem ust. [NUMER].

2. Realizacja niektórych praw osób, których dane dotyczą, następuje z ograniczeniami, o których mowa w art. [NUMER] ust. [NUMER] i [NUMER] ustawy o ochronie sygnalistów:

1) [OGRANICZENIE 1]

2) [OGRANICZENIE 2]

VI. Czas przechowywania i usuwanie danych osobowych

1. Dane osobowe, przetwarzane w ramach systemu zgłoszeń wewnętrznych, będą przechowywane przez okres [OKRES] od [OD KIEDY LICZONY JEST OKRES].

2. Administrator nie zbiera danych osobowych, które nie są niezbędne do rozpatrywania zgłoszenia. Administrator usuwa dane osobowe zebrane [W JAKI SPOSÓB ZEBRANE].