Powołanie komisji ds zamknięcia zbioru danych osobowych

Prawo: dane
Kategoria: zarządzenie
Instrukcja: W pierwszej części dokumentu, zatytułowanej "Powołanie komisji do zamknięcia zbioru danych osobowych", należy uzupełnić podstawę prawną powołania komisji. Następnie należy wpisać pełną nazwę firmy będącej administratorem danych. W kolejnym kroku należy podać nazwę zamykanego zbioru danych osobowych. Należy uzupełnić datę powołania komisji. W punkcie trzecim należy wymienić imiona, nazwiska i stanowiska wszystkich członków komisji. Na końcu pierwszej części dokumentu należy podać datę i imię oraz nazwisko osoby powołującej komisję. W drugiej części dokumentu, zatytułowanej "Protokół z zamknięcia zbioru danych osobowych", należy ponownie podać nazwę zamykanego zbioru danych osobowych. W opcjonalnym dopisku do protokołu można dodać informacje o załącznikach, np. liczbę raportów. Na końcu protokołu należy podać datę i imię oraz nazwisko każdego członka komisji.
Dane: data, firma, imię, nazwa, nazwisko, opcjonalnie: dopisek, podstawa prawna, stanowisko

Decyzja administratora o zamknięciu zbioru danych osobowych wymaga powołania komisji odpowiedzialnej za zakończenie procesu przetwarzania danych. Komisja ma za zadanie anonimizować dokumenty, zniszczyć dane osobowe oraz usunąć pliki z systemów informatycznych. Członkowie komisji mają uprawnienia do wydawania poleceń oraz sporządzania raportów potwierdzających przetwarzanie danych. Po zamknięciu zbioru, komisja tworzy protokół zgodnie ze wzorcem dokumentu i przekazuje go do administratora.

Powołanie komisji do zamknięcia zbioru danych osobowych

1. Na podstawie [PODSTAWA PRAWNA], [FIRMA] ("administrator") podjął decyzję o zamknięciu zbioru danych osobowych [NAZWA] ("zbiór").

2. W związku z podjęciem decyzji o zakończeniu przetwarzania danych osobowych w zbiorze administrator powołuje z dn. [DATA] komisję odpowiedzialną za zamknięcie zbioru.

3. Do komisji zostają wyznaczeni:

1. [IMIĘ], [NAZWISKO], [STANOWISKO];

2. [IMIĘ], [NAZWISKO], [STANOWISKO];

[...]

4. Osoby wyznaczone do zamknięcia zbioru są odpowiedzialne za zapewnienie zakończenia przetwarzania danych należących do zbioru, tzn.

1. anonimizację danych osobowych z dokumentów oraz plików, których pozostała treść będzie przetwarzana w celach statystycznych lub archiwalnych lub zawierające dane z innych zbiorów, których przetwarzanie musi być kontynuowane;

2. bezpowrotne zniszczenie pozostałych dokumentów, zawierających dane osobowe;

3. usunięcie plików i danych z systemów informatycznych;

5. Członkowie komisji są uprawnieni do wydawania poleceń zniszczenia lub anonimizacji danych innym pracownikom oraz polecenia sporządzenia raportu potwierdzającego zniszczenie lub anonimizację.

6. Komisja po zamknięciu zbioru sporządza protokół, zgodnie ze wzorem do niniejszego dokumentu oraz przekazuje dokument do administratora.

[DATA] [IMIĘ], [NAZWISKO]

Protokół z zamknięcia zbioru danych osobowych

W związku z otrzymanym poleceniem zamknięcia zbioru danych osobowych [NAZWA], dokonano:

1. anonimizacji danych osobowych z dokumentów, plików oraz danych z systemów, których pozostała treść będzie przetwarzana w celach statystycznych lub archiwalnych lub zawierające dane z innych zbiorów, których przetwarzanie musi być kontynuowane;

2. bezpowrotnego zniszczenia pozostałych dokumentów, zawierających dane osobowe;

3. usunięcia plików i danych z systemów informatycznych.

W związku z wykonaniem wskazanych czynności, potwierdza się zakończenie przetwarzania danych osobowych należących do zbioru [NAZWA].

Do Protokołu dołącza się raporty potwierdzające usunięcie lub anonimizację danych osobowych zrealizowane przez pracowników, na polecenie członków komisji ([OPCJONALNIE: DOPISEK]).

Członkowie komisji:

[DATA] [IMIĘ], [NAZWISKO]

[...]

Komisja ds. zamknięcia zbioru danych osobowych ma kluczowe zadanie zakończenia przetwarzania danych należących do zbioru, poprzez anonimizację, zniszczenie oraz usunięcie danych. Po wykonaniu wszystkich czynności protokół jest tworzony i przekazywany do administratora. Działania członków komisji są potwierdzone raportami, co zapewnia pełne zakończenie procesu przetwarzania.