Instrukcja gospodarki drukami ścisłego zarachowania

Załącznik [NUMER] do zarządzenia [SYGNATURA] z dnia [DATA]

Instrukcja w sprawie zasad gospodarowania drukami ścisłego zarachowania

§1

1. Druki ścisłego zarachowania to formularze powszechnego użytku, w zakresie których obowiązuje specjalna ewidencja, mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom, wynikającym z ich stosowania.

2. Druki ścisłego zarachowania muszą być oznakowane (ponumerowane), odpowiednio ewidencjonowane i zabezpieczone. Podlegają ścisłej kontroli.

§2

1. Do druków ścisłego zarachowania zalicza się formularze, w stosunku do których wskazana jest wzmożona kontrola. W szczególności do druków ścisłego zarachowania zalicza się:

    1) [RODZAJ DRUKU];

    2) [RODZAJ DRUKU];

    3) [RODZAJ DRUKU];

    4) [RODZAJ DRUKU];

    5) [RODZAJ DRUKU];

    6) [RODZAJ DRUKU];

    7) inne dokumenty wg ustaleń jednostki: [INNE DOKUMENTY]

(należy uzupełnić, wpisując odpowiednie druki używane w danej instytucji)

2. Gospodarkę drukami ścisłego zarachowania prowadzą: [KOMÓRKI ORGANIZACYJNE/OSOBY]

(wymienić komórki organizacyjne, osoby prowadzące gospodarkę drukami)

§3

1. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w specjalnie do tego celu założonej księdze druków ścisłego zarachowania.

2. W księdze tej rejestruje się pod odpowiednią datą liczbę i numery przyjętych i wydanych oraz zwróconych formularzy, a także wprowadza się każdorazowo stany poszczególnych druków ścisłego zarachowania.

3. Dokładna ewidencja druków i kontrola obrotu nimi jest podstawą prawidłowej gospodarki drukami ścisłego zarachowania.

4. Ewidencja tych druków polega na:

    1) przyjęciu druków ścisłego zarachowania w momencie ich otrzymania, sprawdzeniu zgodności z dokumentem dostawy;

    2) bieżącym wpisywaniu przychodu, rozchodu i zapasów druków w specjalnie do tego przeznaczonej księdze;

    3) oznaczeniu numerem ewidencyjnym druków nieposiadających serii i numerów nadanych przez drukarnię.

5. [STANOWISKO] wyznacza osobę odpowiedzialną za prawidłową ewidencję i gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.

6. [STANOWISKO] jest zobowiązany do stworzenia odpowiednich warunków pracownikowi odpowiedzialnemu za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania oraz ich należytego przechowywania i zabezpieczenia przed zniszczeniem i kradzieżą, np. w odpowiednio zabezpieczonej szafie lub w oddzielnym pomieszczeniu.

§4

1. [INSTYTUCJA] zobowiązuje się umożliwić pracownikowi odpowiedzialnemu za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania należyte przechowywanie tych druków w miejscu zabezpieczonym przed kradzieżą lub zniszczeniem.

2. Druki ścisłego zarachowania powinny być przechowywane w pomieszczeniu zamkniętym, w miarę możliwości, w kasie lub szafie metalowej pod odpowiedzialnością wyznaczonych pracowników.

3. Kierownicy komórek organizacyjnych/filii wykorzystujących druki ścisłego zarachowania są zobowiązani do:

    1) wyznaczenia pracowników obowiązanych do przechowywania, prowadzenia ewidencji i rozliczania druków ścisłego zarachowania;

    2) bieżącego kontrolowania stosowania przez pracowników zasad postępowania z tymi drukami;

    3) zapewnienia odpowiedniego zabezpieczenia przed kradzieżą druków ścisłego zarachowania.

4. Wyznaczony pracownik jest odpowiedzialny za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania. Pracownik podpisuje oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania, którego wzór stanowi załącznik [NUMER ZAŁĄCZNIKA] do instrukcji.

§5

1. Oznaczenia druków ścisłego zarachowania, które nie mają serii i numerów nadanych przez drukarnię, dokonuje się tak, aby każdy egzemplarz był oznaczony kolejnym numerem ewidencyjnym i/lub obity zastrzeżoną do tego celu pieczątką, według podanego wzoru: „Druki ścisłego zarachowania”.

2. W przypadku druków broszurowych (w blokach; dotyczy również druków posiadających serie i numery nadane w drukarni) należy dodatkowo na okładce każdego bloku odnotować:

    1) numer kart bloku: od nr. [NUMER] do nr. [NUMER];

    2) liczbę kart każdego bloku, poświadczoną podpisem osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania oraz podpisem [STANOWISKO].

3. [DODATKOWE WYTYCZNE DOTYCZĄCE POSZCZEGÓLNYCH RODZAJÓW DRUKÓW]

4. Niedopuszczalne jest wydawanie do użytku druków ścisłego zarachowania nieujętych w ewidencji oraz niemających wszystkich wyżej wymienionych oznaczeń.

5. [DODATKOWE WYTYCZNE DOTYCZĄCE EWIDENCJI I WYDAWANIA DRUKÓW]

§6

1. Druki ścisłego zarachowania podlegają kontroli nie rzadziej niż raz w [OKRES].

2. Kontrola druków polega na stwierdzeniu zgodności druków będących na stanie rzeczywistym ze stanem wykazanym w ewidencji druków.

3. [WYTYCZNE DOTYCZĄCE KONTROLI DRUKÓW]

4. [WYTYCZNE DOTYCZĄCE INWENTARYZACJI DRUKÓW]

§7

1. W przypadku zaginięcia (zgubienia lub kradzieży) druków ścisłego zarachowania należy niezwłocznie przeprowadzić inwentaryzację druków i ustalić liczbę oraz cechy (numery, serie) zaginionych druków czy rodzaje pieczęci.

2. Natychmiast po stwierdzeniu zaginięcia druków ścisłego zarachowania należy:

    1) sporządzić protokół zaginięcia;

    2) [PROCEDURA W PRZYPADKU ZAGINIĘCIA OKREŚLONYCH DRUKÓW];

    3) w uzasadnionych przypadkach, gdy zachodzi podejrzenie przestępstwa – zawiadomić [INSTYTUCJĘ].

3. Wszystkie zawiadomienia o zaginięciu druków ścisłego zarachowania powinny zawierać następujące dane:

    1) [DANE DOTYCZĄCE ZAGINIONYCH DRUKÓW];

4. W przypadku ewentualnego zniszczenia druków ścisłego zarachowania należy sporządzić protokół, który przechowuje się w aktach prowadzonych przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.

§8

1. Likwidacja druków ścisłego zarachowania następuje komisyjnie w jednostce organizacyjnej, która je przechowuje.

2. [PROCEDURA LIKWIDACJI DRUKÓW]

§9

Druki ścisłego zarachowania, księgi ewidencyjne oraz wszelką dokumentację dotyczącą gospodarki drukami i ścisłego zarachowania (zapotrzebowania, protokoły przyjęcia i ocechowania, rozliczenia itp.) należy przechowywać przez [OKRES]. Dotyczy to także druków anulowanych.