Instrukcja obiegu dokumentów finansowo księgowych

[NAZWA DOKUMENTU]

[TREŚĆ DOKUMENTU]

Postanowienia wstępne

§ 1.

1. Niniejsza instrukcja określa jednolite zasady sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów [RODZAJ DOKUMENTÓW] w [NAZWA JEDNOSTKI].

2. Ilekroć w instrukcji użyto skrótu:

   – [SKRÓT 1] – oznacza [ROZWINIĘCIE SKRÓTU 1];

   – [SKRÓT 2] – oznacza [ROZWINIĘCIE SKRÓTU 2];

   – [SKRÓT 3] – oznacza [ROZWINIĘCIE SKRÓTU 3];

   – itd.

3. Niniejsza instrukcja określa podstawowe zasady obiegu i kontroli dowodów [RODZAJ DOKUMENTÓW], a przede wszystkim:

   – sposób, terminy oraz komórki organizacyjne i osoby upoważnione do wystawiania i podpisywania poszczególnych dowodów;

   – komórki organizacyjne oraz osoby zobowiązane do sprawdzenia dowodów pod względem merytorycznym, formalno-[RODZAJ] oraz celowości, gospodarności i legalności dokonywanych operacji;

   – sposób postępowania w razie wykrycia nieprawidłowości w dowodach lub ujętych w nich operacjach;

   – sposób oznaczania poszczególnych rodzajów dowodów podlegających ewidencji w danym [OKRES];

   – terminy przekazywania dowodów do [MIEJSCE PRZEKAZANIA] po ich opracowaniu i skontrolowaniu.

Podstawowe zasady sporządzania dowodów [RODZAJ DOKUMENTÓW] i prowadzenia [EWIDENCJI/KSIĄG]

§ 2.

1. Przyjęte zasady [DZIEDZINA] należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych [OKRESACH] :

   – jednakowego grupowania operacji;

   – wyceny [CZEGOŚ], w tym także dokonywania odpisów [CZEGOŚ];

   – ustalania [CZEGOŚ];

   – sporządzania [CZEGOŚ] w sposób zapewniający porównywalność informacji.

   [DODATKOWE POSTANOWIENIA OGÓLNE DOTYCZĄCE ZASAD]

2. Wszystkie operacje [RODZAJ OPERACJI] w [NAZWA JEDNOSTKI] powinny być udokumentowane odpowiednimi dowodami. Dowód [RODZAJ DOKUMENTÓW] określa się jako dokument stwierdzający dokonanie lub rozpoczęcie operacji podlegającej ewidencji [RODZAJ EWIDENCJI]. Wystawienie dowodu jest związane z zaistnieniem operacji: [PRZYKŁADOWE OPERACJE]. Dowodami dokonuje się również korekty zapisów.

3. Prawidłowo sporządzone dowody, poza uzasadnieniem zapisów i odzwierciedleniem operacji, mają za zadanie stworzenie:

   – podstawy do kierowania i kontrolowania działalności, szczególnie pod względem legalności i celowości operacji;

   – podstaw do dochodzenia praw i udowadniania obowiązków.

4. W uzasadnionych przypadkach braku możliwości uzyskania zewnętrznych dowodów, [STANOWISKO] może zezwolić na udokumentowanie operacji za pomocą dokumentów zastępczych w formie oświadczeń. Dowody te powinny zawierać: datę operacji, datę wystawienia, przedmiot i wartość operacji, podpis osoby dokonującej operacji oraz [DODATKOWE INFORMACJE].

5. Dowód [RODZAJ DOKUMENTÓW] powinien zawierać:

   – określenie rodzaju dowodu;

   – określenie stron ([STRONA 1], [STRONA 2]) dokonujących operacji;

   – opis operacji oraz jej wartość;

   – datę dokonania operacji i datę sporządzenia dowodu (jeśli inna);

   – podpisy osób upoważnionych;

   – stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w [EWIDENCJI] ;

   – sprawdzenie pod względem merytorycznym i formalno-[RODZAJ] przez upoważnione osoby;

   – [IDENTYFIKATOR] dowodu.

Obieg dokumentów [RODZAJ DOKUMENTÓW]

§ 3.

1. Obieg dowodów obejmuje drogę od ich sporządzenia lub wpływu do [NAZWA JEDNOSTKI] do momentu ich [COŚ] i przekazania do [MIEJSCE PRZEKAZANIA]. Nieskontrolowane dokumenty należy zwrócić do uzupełnienia.

2. Obieg dokumentów powinien być najkrótszy. Komórki organizacyjne powinny dążyć do skrócenia czasu opracowania i kontroli dokumentów. W tym celu należy:

1) [OPIS PROCEDURY 1];

2) Przestrzegać równomiernego obiegu dokumentów;

3) Skrócić czas przetrzymywania dokumentów do minimum.

3. Kontrola merytoryczna polega na sprawdzeniu zgodności danych z rzeczywistością, celowości operacji oraz zgodności z przepisami. Pracownicy sprawdzają m.in.:

   – [ELEMENTY KONTROLI MERYTORYCZNEJ]

4. Kontrola formalno-[RODZAJ] polega na sprawdzeniu, czy:

   – dokument został wystawiony prawidłowo;

   – operacja została poddana kontroli merytorycznej i dowód jest wolny od błędów.

Osoba kontrolująca sprawdza m.in.:

   – [ELEMENTY KONTROLI FORMALNO-[RODZAJ]]

Rodzaje dowodów [RODZAJ DOKUMENTÓW]

§ 4.

Rodzaje i schemat obiegu dowodów oraz innych dokumentów w formie tabelarycznej zawiera załącznik nr [NUMER] do niniejszej instrukcji.

Załączniki do Instrukcji:

Nr [NUMER] – [OPIS ZAŁĄCZNIKA 1];

Nr [NUMER] – [OPIS ZAŁĄCZNIKA 2];

...