Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów

Prawo: finansowe
Kategoria: instrukcja
Instrukcja: Na początku należy określić okres obowiązywania instrukcji oraz adres firmy. Następnie należy wpisać nazwę firmy. W punkcie 1.1 należy określić rodzaj dokumentów, których dotyczy instrukcja, oraz nazwę firmy lub jednostki. W punkcie 1.2 należy podać datę, od której instrukcja obowiązuje. W punkcie 1.3 należy określić rodzaj skutków, jakie wywołują dokumenty. W punkcie 1.5 należy określić rodzaj operacji dokumentowanych. W punkcie 1.6 należy wymienić akty prawne, na podstawie których powstała instrukcja. W punkcie 2.1 należy wymienić rodzaje dokumentów występujących w jednostce i podać przykładowe dokumenty. W punkcie 2.2 należy wskazać dział lub osobę odpowiedzialną za klasyfikację dokumentów. W punkcie 3.1 należy określić rodzaj dowodu dokumentującego operacje. W punktach 3.2 i 3.3 należy określić rodzaje dowodów, ich opis oraz sytuacje, w których można zastosować inny rodzaj dowodu. W punkcie 3.3 należy również określić stanowisko, które może zezwolić na inny rodzaj dowodu oraz operacje, których to nie dotyczy, wraz z ich przedmiotem. W punkcie 3.4 należy określić rodzaj błędów, od których dowód powinien być wolny. W punkcie 3.5 należy wymienić wymagane elementy dokumentu. W punkcie 3.6 należy określić termin przekazania dowodów oraz dział lub osobę, do której należy je przekazać, a także czynność, po której należy je przekazać. W punkcie 4.1 należy określić czynność, którą należy wykonać z dowodami przed przekazaniem oraz dział lub osobę, do której należy je przekazać. W punkcie 4.2 należy określić, kto zatwierdza poszczególne rodzaje dokumentów. W punkcie 4.3 należy określić stanowisko odpowiedzialne za dokumentowanie operacji. W punkcie 4.4 należy określić stanowisko ustalające sposób postępowania z wieloma dowodami. W punkcie 5.1 należy określić stanowisko wyznaczające pracowników do czynności z dokumentami. W punktach 5.2, 5.3 i 5.4 należy określić stanowiska odpowiedzialne za kontrolę dokumentów oraz rodzaj kontroli. W punkcie 5.5 należy określić rodzaj kontroli, rodzaj dowodu, czynność potwierdzającą kontrolę oraz treść adnotacji. W punkcie 5.6 należy określić rodzaj kontroli oraz czynność poprzedzającą czynność końcową. W punkcie 5.7 należy określić dział lub osobę, z którą należy uzgadniać korekty. W punktach 5.8 i 5.9 należy określić sposób korygowania błędów w dowodach. W punkcie 6.1 należy określić rodzaj dokumentu oraz czynność, której możliwość realizacji warunkują. W punkcie 6.2 należy podać przykładowe dokumenty. W punktach 6.3 i 6.4 należy określić rodzaj dokumentu, stanowisko wystawiające dokument oraz podstawę wystawienia. W punkcie 6.5 należy określić rodzaj zasad, dokument określający te zasady. W punkcie 6.6 należy określić czynność wynikającą z dokumentu oraz czynność poprzedzającą. W punkcie 6.7 należy określić rodzaj płatności. W punkcie 6.8 należy określić rodzaj płatności, czynność oraz czynność poprzedzającą. W punkcie 6.9 należy określić rodzaj zasad oraz stanowiska, których dotyczy obowiązek znajomości tych zasad. W punkcie 7.1 należy określić, kogo dotyczy instrukcja. W punkcie 7.2 należy określić termin obowiązywania zmian.
Dane: adres, akty prawne, czynność, dokument, dział/osoba, firma, firma/jednostka, kogo dotyczy instrukcja, okres, opis, podstawa wystawienia, przedmiot operacji, przykładowe dokumenty, rodzaj błędów, rodzaj dokumentu, rodzaj dokumentów, rodzaj dowodu, rodzaj kontroli, rodzaj operacji, rodzaj płatności, rodzaj skutków, rodzaj zasad, sposób korygowania błędów, stanowisko, treść adnotacji, wymagane elementy dokumentu

Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów obejmuje zasady sporządzania, kontroli oraz obiegu dokumentów finansowych i księgowych w firmie. Dokument określa odpowiedzialność za prawidłowe opracowanie dokumentów oraz nakłada obowiązek udokumentowania operacji za pomocą konkretnych dowodów. W instrukcji zawarte są także wytyczne dotyczące kontroli dokumentów i sposobu postępowania w przypadku błędów.

...........................([OKRES], [ADRES])

....................([FIRMA])

1.1 Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów dotyczy wszystkich dokumentów finansowychi księgowych, a także [RODZAJ DOKUMENTÓW] dotyczących [FIRMA/JEDNOSTKA].

1.2 Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów obowiązuje od dnia [OKRES].

1.3 Niniejsza instrukcja stanowi o zasadach sporządzania, kontroli, obiegu i ewidencjidokumentów, które wywołują skutki [RODZAJ SKUTKÓW].

1.4 Instrukcja określa również zakres odpowiedzialności związanej z prawidłowym irzetelnym opracowaniem tych dokumentów.

1.5 Zasady dokumentowania operacji [RODZAJ OPERACJI] wynikają przede wszystkim z poniżejwymienionych aktów prawnych, a także z wewnętrznych ustaleń.

1.6 Podstawowe akty prawne (wraz z rozporządzeniami), w oparciu o które przygotowanazostała niniejsza instrukcja to:- [AKTY PRAWNE]- [AKTY PRAWNE]- [AKTY PRAWNE]

2.1 W jednostce mogą wystąpić następujące rodzaje dokumentów:- [RODZAJ DOKUMENTU] - [PRZYKŁADOWE DOKUMENTY]- [RODZAJ DOKUMENTU] - [PRZYKŁADOWE DOKUMENTY]- [RODZAJ DOKUMENTU] - [PRZYKŁADOWE DOKUMENTY]- [RODZAJ DOKUMENTU] - [PRZYKŁADOWE DOKUMENTY]

2.2 W przypadku problemów z klasyfikacją dokumentów należy przekazać te dokumentydo [DZIAŁ/OSOBA].

3.1 Każda operacja [RODZAJ OPERACJI] powinna być udokumentowana dowodem [RODZAJ DOWODU],którego treść musi być pełna i zrozumiała.

3.2 Dowody [RODZAJ DOWODU] mogą być:- [RODZAJ DOWODU] - [OPIS]- [RODZAJ DOWODU] - [OPIS]- [RODZAJ DOWODU] - [OPIS]

3.3 W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania [RODZAJ DOWODU], [STANOWISKO] może zezwolić na udokumentowanieoperacji [RODZAJ OPERACJI] za pomocą [RODZAJ DOWODU], sporządzonychprzez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji[RODZAJ OPERACJI], których przedmiotem są [PRZEDMIOT OPERACJI].

3.4 Dowód [RODZAJ DOWODU] powinien być rzetelny, wolny od błędów [RODZAJ BŁĘDÓW].

3.5 Dowód [RODZAJ DOWODU] powinien zawierać co najmniej:- [WYMAGANE ELEMENTY DOKUMENTU]- [WYMAGANE ELEMENTY DOKUMENTU]- [WYMAGANE ELEMENTY DOKUMENTU]

3.6 Wszystkie dowody [RODZAJ DOWODU] należy w terminie [OKRES] dni od ich[CZYNNOŚĆ] przekazać do [DZIAŁ/OSOBA].

3.7 Przed przekazaniem dowodów, o których mowa w pkt 3.5 należy upewnić się czywspomniane dowody:- spełniają warunki, o których mowa w pkt 3.5,- zostały [CZYNNOŚĆ] przez osoby, o których mowa w pkt 4.2.

4.1 Wszystkie dowody, o których mowa w pkt 3.5 muszą zostać[CZYNNOŚĆ] przez wskazaną osobę przed przekazaniem ich do [DZIAŁ/OSOBA].

4.2 Dowody, o których mowa w pkt 3.5 [CZYNNOŚĆ]:- [RODZAJ DOKUMENTU] - [STANOWISKO]- [RODZAJ DOKUMENTU] - [STANOWISKO]- [RODZAJ DOKUMENTU] - [STANOWISKO]- [RODZAJ DOKUMENTU] - [STANOWISKO]

4.3 Odpowiedzialność za właściwe i terminowe udokumentowanie operacji [RODZAJ OPERACJI], ponoszą [STANOWISKO].

4.4 Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jedenegzemplarz dowodu, [STANOWISKO] ustala sposób postępowania z każdym z nich iwskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu.

5.1 [CZYNNOŚĆ] dokumentów zajmują się pracownicy wyznaczeni przez [STANOWISKO].

5.2 Kontrolą przyjętych dokumentów zajmują się [STANOWISKO].

5.3 [STANOWISKO] dokonują kontroli pod względem[RODZAJ KONTROLI] czyli uzgadniają zgodność danych z dowodu ze stanem faktycznymoraz pod względem [RODZAJ KONTROLI].

5.4 [DZIAŁ/OSOBA] dokonuje kontroli przyjętych dokumentów pod względem [RODZAJ KONTROLI].

5.5 Dokonanie kontroli dokumentu pod względem [RODZAJ KONTROLI] dowodów [RODZAJ DOWODU] powinien być potwierdzony [CZYNNOŚĆ]osoby dokonującej kontroli i adnotacją "[TREŚĆ ADNOTACJI]".

5.6 Tylko po [RODZAJ KONTROLI] sprawdzeniu dokumentów orazich [CZYNNOŚĆ] zgodnie z pkt 4.2 może nastąpić ich [CZYNNOŚĆ].

5.7 Wszelkich korekt dokumentów, o których mowa w pkt 3.5 dokonuje się wporozumieniu z [DZIAŁ/OSOBA].

5.8 Błędy w dowodach [RODZAJ DOWODU] można korygowaćjedynie przez [SPOSÓB KORYGOWANIA BŁĘDÓW], chyba że inne przepisy stanowiąinaczej.

5.9 Błędy w dowodach [RODZAJ DOWODU] mogą być poprawiane przez [SPOSÓB KORYGOWANIA BŁĘDÓW], o ileodrębne przepisy nie stanowią inaczej.

6.1 Szczególnie dokumenty [RODZAJ DOKUMENTU] muszą spełniać warunki określone przepisamiprawa, co warunkuje ich właściwą ewidencję i możliwość realizacji [CZYNNOŚĆ].

6.2 Do dokumentów [RODZAJ DOKUMENTU] należą przede wszystkim:- [PRZYKŁADOWE DOKUMENTY]- [PRZYKŁADOWE DOKUMENTY]

6.3 [RODZAJ DOKUMENTU] wystawia [STANOWISKO] jedynie na podstawie innego - [CZYNNOŚĆ],zgodnie z pkt 5.6 - dokumentu poświadczającego przeprowadzenie operacji[RODZAJ OPERACJI].

6.4 [RODZAJ DOKUMENTU] wystawia [STANOWISKO] na podstawie [PODSTAWA WYSTAWIENIA].

6.5 Szczegółowe zasady [RODZAJ ZASAD] w jednostce określa [DOKUMENT].

6.6 [CZYNNOŚĆ] wynikających z [RODZAJ DOKUMENTU] nastąpi po ich[CZYNNOŚĆ] zgodnie z pkt 5.6.

6.7 Zasady zawarte w pkt 6.6 dotyczą zarówno [RODZAJ PŁATNOŚCI].

6.8 W przypadku [RODZAJ PŁATNOŚCI] - [CZYNNOŚĆ][RODZAJ DOKUMENTU] nastąpi, po jej [CZYNNOŚĆ] zgodnie z pkt 5.6.

6.9 Zasady dotyczące [RODZAJ ZASAD] zostały ujęte w załącznikudo tej instrukcji. Obowiązek znajomości tych zasad dotyczy [STANOWISKA].

7.1 Znajomość niniejszej instrukcji obiegu dokumentów i zmian do niej wprowadzonychobowiązuje [KOGO DOTYCZY INSTRUKCJA].

7.2 Wszelkie zmiany w zasadach obiegu dokumentów należy wprowadzać przez ujęcie ichw instrukcji obiegu dokumentów.

7.2 Wprowadzone w instrukcji obiegu dokumentów zmiany obowiązują w terminie [OKRES]od dnia ich ogłoszenia.

Dokument 'Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów' stanowi kompleksowy przewodnik dla pracowników dotyczący procedur związanych z dokumentacją finansową i księgową w firmie. Zawiera wytyczne odnośnie sporządzania, kontroli, obiegu dokumentów oraz zasad udokumentowania operacji. Instrukcja precyzyjnie określa obowiązki personelu oraz procesy związane z dokumentacją.