Instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych
- Prawo
finansowe
- Kategoria
instrukcja
- Instrukcja
Należy rozpocząć od uzupełnienia nazwy dokumentu, czyli "Instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych". Jeśli instrukcja jest załącznikiem do innego dokumentu, należy dodać treść dodatkową, np. "Załącznik do zarządzenia Nr ..." wraz z numerem zarządzenia. Następnie należy wpisać datę utworzenia instrukcji. Jeśli jest to wymagane, należy podać imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za instrukcję. W treści instrukcji, w każdym paragrafie, należy uzupełnić brakujące informacje. W pierwszej części ogólnej należy wpisać nazwę firmy lub instytucji, podstawę prawną, na której oparta jest instrukcja oraz ewentualne definicje. Należy określić osobę lub stanowisko zastępujące w przypadku nieobsadzenia danego stanowiska. Należy wskazać dokument regulujący obowiązki związane z obiegiem dokumentów. Należy określić stanowisko odpowiedzialne za wprowadzanie formularzy dowodów księgowych. W drugiej części szczegółowej należy zdefiniować dokument i dowód księgowy, wymienić rodzaje operacji, dla których wystawia się dowody księgowe, podać język, w jakim sporządzane są dowody, określić kurs waluty, po jakim ujmuje się operacje w walutach obcych oraz podać informacje o kursie walut. Należy wymienić wszystkie elementy, jakie powinien zawierać dowód księgowy. W kolejnych paragrafach należy dodać szczegółowe informacje dotyczące obiegu i kontroli dowodów księgowych. W sekcji "Obieg dokumentów" należy uzupełnić tabelę, określając etapy obiegu, stanowiska odpowiedzialne za dany etap oraz czynności wykonywane na każdym etapie. W sekcji "Przechowywanie dokumentów" należy określić okres przechowywania dokumentów, miejsce przechowywania oryginałów, dodatkowe informacje o przechowywaniu, sposób oznakowania dokumentów, osobę lub stanowisko odpowiedzialne za udostępnianie dokumentów, zasady udzielania dostępu do dokumentów oraz dokument regulujący postępowanie z dokumentacją po okresie przechowywania. Na końcu należy wymienić załączniki do instrukcji, podając ich numer i nazwę.
- Dane
czynności, data, definicja 1, definicja 2, definicja dokumentu, definicja dowodu księgowego, dodatkowe informacje o dowodach księgowych, dodatkowe informacje o przechowywaniu, dokument, etap 1, etap 2, firma/instytucja, imię, informacje o kursie walut, język, miejsce, nazwa załącznika, nazwisko, numer paragrafu, numer zarządzenia, numer załącznika, okres, określić kurs, osoba/stanowisko, oznakowanie dokumentów, podstawa prawna, regulamin/dokument, rodzaje operacji, stanowisko, treść dodatkowa, tytuł paragrafu, zasady udzielania dostępu
Instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych określa zasady sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów w firmie czy instytucji. Opracowana na podstawie odpowiednich przepisów i regulaminów, instrukcja definiuje terminologię oraz obowiązki związane z dokumentacją księgową oraz obiegiem dokumentów wewnętrznych. Dokument szczegółowo opisuje proces dokumentowania i rejestrowania operacji finansowych, zatwierdzania działań oraz podziału obowiązków, a także uwzględnia wymogi dotyczące dokumentacji operacji finansowych.
[NAZWA DOKUMENTU]
[TREŚĆ DODATKOWA - np. "Załącznik do zarządzenia Nr [NUMER]"]
[DATA]
([IMIĘ] [NAZWISKO] - jeśli dotyczy)
[NAZWA DOKUMENTU]
[CZĘŚĆ - np. I. Ogólna] § [NUMER PARAGRAFU]
1. Niniejsza instrukcja określa zasady sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów w [FIRMA/INSTYTUCJA].
2. Instrukcja została opracowana na podstawie [PODSTAWA PRAWNA] oraz wewnętrznych przepisów [FIRMA/INSTYTUCJA].
3. Definicje (przykładowo):
1) [DEFINICJA 1]
2) [DEFINICJA 2]
...
4. W przypadku nieobsadzenia stanowiska [STANOWISKO] jego obowiązki, określone niniejszą instrukcją, wykonuje [OSOBA/STANOWISKO].
5. Obowiązki związane z obiegiem dokumentów przypisano komórkom organizacyjnym i samodzielnym stanowiskom, zgodnie z [REGULAMIN/DOKUMENT].
6. Każdy pracownik [FIRMA/INSTYTUCJA], mający do czynienia z dokumentami księgowymi, powinien zapoznać się z niniejszą instrukcją.
7. Formularze dowodów księgowych wprowadza [STANOWISKO] w porozumieniu z [STANOWISKO].
8. W przypadku gdy operacja dokumentowana jest wieloma dowodami, opisy tych dowodów zamieszczono w instrukcji w grupie podstawowej.
9. Niniejsza instrukcja określa zasady:
1) Dokumentowania i rejestrowania operacji finansowych.
2) Zatwierdzania operacji finansowych.
3) Podziału obowiązków.
4) Weryfikacji operacji finansowych.
10. Dokumentacja operacji finansowej powinna umożliwiać jej prześledzenie.
§ [NUMER PARAGRAFU]
[TREŚĆ DODATKOWA]
[CZĘŚĆ - np. II. Szczegółowa]
§ [NUMER PARAGRAFU] [TYTUŁ PARAGRAFU - np. Dowody księgowe]
1. [DEFINICJA DOKUMENTU]
2. [DEFINICJA DOWODU KSIĘGOWEGO]
3. Dowody księgowe wystawia się w związku z operacjami [WYMIENIĆ RODZAJE OPERACJI].
4. [DODATKOWE INFORMACJE O DOWODACH KSIĘGOWYCH].
5. Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku [JĘZYK].
6. Dowód w walucie obcej powinien zawierać przeliczenie na walutę polską.
7. Zapisów w walutach obcych dokonuje się w sposób umożliwiający ustalenie kwoty w walucie polskiej i obcej.
8. Operacje w walutach obcych ujmuje się w księgach rachunkowych po kursie [OKREŚLIĆ KURS].
9. [INFORMACJE O KURSIE WALUT].
10. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
1) Rodzaj dowodu i jego numer.
2) Strony operacji (nazwa, adres).
3) Opis operacji i jej wartość.
4) Klasyfikację budżetową (jeśli wymagana).
5) Datę operacji i datę sporządzenia dowodu.
...
[KOLEJNE PARAGRAFY]
[OBIEG DOKUMENTÓW - schemat]
Etap obiegu | Stanowisko | Czynności
---|---|---
[ETAP 1] | [STANOWISKO] | [CZYNNOŚCI]
[ETAP 2] | [STANOWISKO] | [CZYNNOŚCI]
...
[PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW]
1. Dokumenty przechowywane są przez okres [OKRES].
2. Oryginały dokumentów przechowywane są w [MIEJSCE].
3. [DODATKOWE INFORMACJE O PRZECHOWYWANIU].
4. [OZNAKOWANIE DOKUMENTÓW].
5. Udostępnianiem dokumentów zajmuje się [OSOBA/STANOWISKO].
6. Dokumenty udostępnia się [ZASADY UDZIELANIA DOSTĘPU].
7. Postępowanie z dokumentacją po okresie przechowywania określa [DOKUMENT].
[ZAŁĄCZNIKI]
Załącznik nr [NUMER] - [NAZWA ZAŁĄCZNIKA]
...
Instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych to kompleksowy dokument określający procedury związane z dokumentacją księgową oraz obiegiem dokumentów. Zawiera definicje, zasady dotyczące sporządzania dowodów księgowych, procedury obiegu dokumentów w firmie czy instytucji oraz wytyczne dotyczące przechowywania dokumentów. Instrukcja zapewnia klarowne i zgodne ze standardami finansowymi wytyczne dla pracowników odpowiedzialnych za dokumentację księgową.