Instrukcja postępowania w zakresie zagranicznych spółek kontrolowanych

Prawo: finansowe
Kategoria: instrukcja
Instrukcja: Należy rozpocząć od uzupełnienia nazwy działu odpowiedzialnego za procedurę w miejscu [DZIAŁ]. Następnie należy określić ryzyko, którego dotyczy instrukcja, wpisując je w miejsce [RYZYKO]. W miejscu [FIRMA] należy wpisać pełną nazwę firmy. W sekcji 'Zakres odpowiedzialności' należy ponownie wpisać nazwę działu [DZIAŁ] oraz określić kryterium gromadzenia dokumentacji [KRYTERIUM], rodzaje gromadzonych dokumentów [DOKUMENTY], obiekt, którego dotyczą dokumenty [OBIEKT] oraz identyfikator dokumentów [IDENTYFIKATOR]. W sekcji 'Terminy' należy określić miesiąc aktualizacji informacji [MIESIĄC] oraz okres, którego dotyczy aktualizacja [OKRES]. W sekcji 'Zasady obowiązujące w związku z [CZYNNOŚĆ]' należy zdefiniować czynność [CZYNNOŚĆ], stanowisko osoby odpowiedzialnej [STANOWISKO], rodzaj podpisu [PODPIS], dokument [DOKUMENT], parametr [PARAMETR], obiekt [OBIEKT], częstotliwość przeglądu [CZĘSTOTLIWOŚĆ], proces [PROCES], organ firmy [ORGAN] oraz wartość [WARTOŚĆ]. W sekcji 'Zasady odnoszące się do [CZYNNOŚĆ]' należy ponownie zdefiniować czynność [CZYNNOŚĆ], proces [PROCES], obiekt [OBIEKT], system [SYSTEM], częstotliwość dodawania wpisów [CZĘSTOTLIWOŚĆ], dokument [DOKUMENT], dane [DANE], okres [OKRES], warunek [WARUNEK], wynik [WYNIK], podstawę [PODSTAWA], parametr [PARAMETR], miejsce [MIEJSCE], dokument [DOKUMENT] oraz organ [ORGAN]. W sekcji 'Rejestr [OBIEKT]' należy określić obiekt [OBIEKT], stanowisko [STANOWISKO], parametr [PARAMETR], miejsce [MIEJSCE], kraj [KRAJ], umowę [UMOWA], organizację [ORGANIZACJA], informację [INFORMACJA], podmiot [PODMIOT], warunek [WARUNEK], okres [OKRES], czas [CZAS], wartość [WARTOŚĆ], dane [DANE] oraz punkt [PUNKT]. W sekcji 'Procedury kontrolne' należy określić częstotliwość weryfikacji [CZĘSTOTLIWOŚĆ], stanowisko [STANOWISKO], przepis [PRZEPIS], parametr [PARAMETR], obiekt [OBIEKT], kryterium [KRYTERIUM], czynność [CZYNNOŚĆ], osobę [OSOBA], ewidencję [EWIDENCJA], dane [DANE], wynik [WYNIK] oraz proces [PROCES]. Na końcu dokumentu należy umieścić podpis osoby odpowiedzialnej [PODPIS].
Dane: czas, czynność, częstotliwość, dane, dokument, dokumenty, dział, ewidencja, firma, identyfikator, informacja, kraj, kryterium, miejsce, miesiąc, obiekt, okres, organ, organizacja, osoba, parametr, podmiot, podpis, podstawa, proces, przepis, ryzyko, stanowisko, system, umowa, wartość, warunek, wynik

Instrukcja postępowania w zakresie zagranicznych spółek kontrolowanych zawiera szczegółowe wytyczne dotyczące zakresu odpowiedzialności działu, terminów, zasad obowiązujących w związku z czynnościami oraz procedur kontrolnych. Dokument nakreśla klarowne reguły dotyczące obiegu informacji, zasad prowadzenia procesów oraz rejestracji danych. Procedury kontrolne określają sposób weryfikacji posiadania określonych parametrów przez firmę w odniesieniu do obiektów zagranicznych.

Instrukcja postępowania [DZIAŁ] w związku z ryzykiem dotyczącym

„[RYZYKO]” dla

[FIRMA]

1. Zakres odpowiedzialności

Prowadzenie działań opisanych w niniejszej instrukcji należy do obowiązków działu [DZIAŁ].

[DZIAŁ] jest zobowiązany do utrzymywania zbioru dokumentacji (według [KRYTERIUM]), obejmujących [DOKUMENTY].

Dokumenty dotyczące każdego [OBIEKT] powinny być wyraźnie oznaczone [IDENTYFIKATOR].

2. Terminy

Informacja o [OBIEKT] powinna zostać zaktualizowana w terminie do końca [MIESIĄC] (za [OKRES]).

3. Zasady obowiązujące w związku z [CZYNNOŚĆ]

Obieg informacji

1. [STANOWISKO], którego [PODPIS] znajdzie się w [DOKUMENT], mającym wpływ na [PARAMETR] [FIRMA] w jakimkolwiek [OBIEKT], przekazuje (dodatkowo) kopię takiego dokumentu do [DZIAŁ].

2. [STANOWISKO] nie rzadziej niż raz w [CZĘSTOTLIWOŚĆ] przegląda zbiór będący w posiadaniu [DZIAŁ]. Jeżeli z tego przeglądu wynika, że otrzymana przez dział [DZIAŁ] (w ramach [PROCES]) dokumentacja nie jest kompletna, zwraca się on do [ORGAN] [FIRMA] o dodatkowe informacje.

3. [ORGAN] zawiadamia [ORGAN] [OBIEKT], w których [FIRMA] ma [WARUNEK], o obowiązku informowania (nie rzadziej niż raz w [CZĘSTOTLIWOŚĆ]) o [INFORMACJA] (powyżej [WARTOŚĆ]). Adresatem tych informacji jest [STANOWISKO]. Ta [STANOWISKO] monitoruje, czy ww. informacje przekazywane są regularnie. W razie potrzeby kontaktuje się z [OBIEKT].

4. Zasady odnoszące się do [CZYNNOŚĆ]

1. [PROCES] [OBIEKT] prowadzona jest w [SYSTEM].

2. Wpisy dodawane są co [CZĘSTOTLIWOŚĆ] na podstawie [DOKUMENT] przesłanych z [OBIEKT]. Zasady komunikacji z takim [OBIEKT] oraz zawartość [DOKUMENT] ustalane są osobno dla każdego przypadku. Jednak w każdym przypadku [DOKUMENT] powinien zawierać następujące dane:

1) [OKRES],

2) [DANE],

3) [DANE].

3. Po zakończeniu [OKRES] (tj. po [WARUNEK]) na podstawie [DANE] obliczana jest [WYNIK]. Włączana jest ona do [PODSTAWA] [FIRMA]. Kalkulacja uwzględnia [PARAMETR] oraz [PARAMETR] zapłacony [MIEJSCE] przez [OBIEKT]. [PARAMETR] zapłacony [MIEJSCE] dokumentowany jest za pomocą [DOKUMENT] [ORGAN] [ORGAN], wydanego na żądanie [OBIEKT] i przekazanego [FIRMA] bez zbędnej zwłoki.

5. Rejestr [OBIEKT]

1. [STANOWISKO] wyznaczona przez [STANOWISKO] prowadzi rejestr [OBIEKT], obejmujący przypadki, w których:

1) [OBIEKT] ma [PARAMETR] lub [PARAMETR] [MIEJSCE];

2) [OBIEKT] ma [PARAMETR] lub [PARAMETR] [MIEJSCE], jeśli [KRAJ] nie zawarła z nim [UMOWA] (w szczególności [UMOWA]) albo [ORGANIZACJA] nie zawarła [UMOWA], która stanowiłaby podstawę do uzyskania od [ORGAN] [ORGAN] [INFORMACJA], oraz

3) [PODMIOT] posiada w takim [OBIEKT] [WARUNEK] nieprzerwanie przez [OKRES] nie krótszy niż [CZAS], [WARUNEK], co najmniej [WARTOŚĆ] lub [WARTOŚĆ] lub [WARTOŚĆ].

2. Rejestr [OBIEKT] zawiera dane [OBIEKT]: [DANE].

3. Rejestr [OBIEKT] podlega weryfikacji (czy jest kompletny) względem dokumentacji, o której mowa w pkt [PUNKT]. Postanowienie pkt [PUNKT] stosuje się odpowiednio.

6. Procedury kontrolne

1. Przynajmniej raz w [CZĘSTOTLIWOŚĆ] [STANOWISKO] weryfikuje (na podstawie [PRZEPIS]), czy [FIRMA] posiada [PARAMETR] w „[OBIEKT]”.

2. Wykorzystuje przy tym określone w ww. regulacji kryteria, m.in.: [KRYTERIUM] [OBIEKT], [KRYTERIUM] (m.in. na podstawie przeprowadzanych z nim [CZYNNOŚĆ]) oraz [KRYTERIUM]. W sprawach wątpliwych należy skontaktować się z [OSOBA].

3. Jeżeli [OBIEKT] zostanie uznany za „[OBIEKT]”, [STANOWISKO] sprawdza, czy prowadzona jest [EWIDENCJA], o której mowa w pkt [PUNKT], w tym czy [OBIEKT] regularnie przesyła [DANE].

4. [STANOWISKO] odpowiedzialny jest za sprawdzenie, czy [WYNIK] wszystkich [OBIEKT] wcześniej zidentyfikowanych jako „[OBIEKT]” został uwzględniony w [PROCES] za dany [OKRES].

[PODPIS]

Dokument 'Instrukcja postępowania w zakresie zagranicznych spółek kontrolowanych' precyzyjnie określa obowiązki działu, terminy aktualizacji informacji oraz zasady obiegu dokumentów. Wprowadza także procedury kontrolne weryfikujące posiadanie odpowiednich parametrów przez firmę. Instrukcja stanowi kompleksowe narzędzie zarządzania zagranicznymi spółkami kontrolowanymi.