Instrukcja przechowywania dokumentacji księgowo podatkowej
- Prawo
finansowe
- Kategoria
instrukcja
- Instrukcja
Należy rozpocząć od uzupełnienia tytułu dokumentu, wpisując "Instrukcja przechowywania dokumentacji księgowo-podatkowej". W paragrafie pierwszym należy określić rodzaj dokumentacji, której dotyczy instrukcja, np. "faktury VAT", "umowy", "deklaracje podatkowe" oraz dział lub stanowisko odpowiedzialne za jej przechowywanie, np. "Dział Księgowości", "Główny Księgowy". Paragraf drugi opisuje cele prowadzenia ewidencji, gdzie należy wpisać co najmniej cztery konkretne cele, np. "zapewnienie prawidłowości rozliczeń podatkowych", "umożliwienie kontroli wewnętrznej i zewnętrznej", "dokumentowanie działalności firmy", "przestrzeganie przepisów prawa". W paragrafie trzecim należy wskazać stanowisko osoby odpowiedzialnej za warunki przechowywania, np. "Kierownik Działu Administracyjnego". Następnie należy opisać te warunki, np. "zabezpieczenie przed zniszczeniem", "zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych", "odpowiednia temperatura i wilgotność", "ochrona przeciwpożarowa". Należy określić czynności wykonywane na zbiorach przed archiwizacją, np. "skanowane", "opisywane" oraz system, w którym są one ewidencjonowane, np. "system DMS". Należy podać kryteria wyszukiwania dokumentów, np. "numer faktury", "data wystawienia", "kontrahent". Należy wskazać stanowisko uprawnione do kontroli dokumentacji, np. "Dyrektor Finansowy" oraz rodzaj kontroli, np. "sprawdzanie kompletności", "weryfikacja poprawności danych". W podpunkcie 3.1 należy określić rodzaj dokumentów, których dotyczy ten podpunkt, np. "faktury kosztowe", a następnie szczegółowo opisać procedury dotyczące tych dokumentów. Należy wymienić osoby mające dostęp do archiwum. Należy określić warunki zniszczenia dokumentów oraz okres przechowywania dokumentu zgody na zniszczenie. Należy podać skład komisji nadzorującej zniszczenie. W podpunkcie 3.2 należy określić rodzaj dokumentów, których dotyczy ten podpunkt, np. "dokumenty kadrowe", a następnie szczegółowo opisać procedury dotyczące tych dokumentów. Należy wymienić osoby mające dostęp do archiwum. Należy określić podstawę prawną zniszczenia dokumentów, warunki zniszczenia oraz okres ich przechowywania. Należy podać skład komisji nadzorującej zniszczenie. Na końcu, w sekcji "Dodatkowe informacje", można zawrzeć wszelkie istotne uzupełnienia, np. dotyczące konkretnych przepisów prawa lub wewnętrznych regulacji firmy.
- Dane
cel 1, cel 2, cel 3, cel 4, czynność 1, czynność 2, dodatkowe informacje, dział/stanowisko, kryterium 1, kryterium 2, kryterium 3, lista osób, okres, podstawa, procedura 1, procedura 2, procedura 3, rodzaj dokumentacji, rodzaj dokumentów 1, rodzaj dokumentów 2, rodzaj kontroli, stanowisko, system, warunek 1, warunek 2, warunek 3, warunek 4
Instrukcja przechowywania dokumentacji księgowo podatkowej określa odpowiedzialne osoby, cele prowadzenia ewidencji oraz procedury przechowywania dokumentów. Dowiedz się, kto odpowiada za warunki przechowywania oraz jakie czynności są podejmowane przed trafi eniem dokumentów do archiwum. Sprawdź procedury dotyczące różnych rodzajów dokumentów i warunki zniszczenia. Znajdź także informacje na temat dostępu do archiwum i procesu zniszczenia dokumentów.
[TYTUŁ DOKUMENTU]
§ 1. Osoby odpowiedzialne
Przechowywanie [RODZAJ DOKUMENTACJI] należy do obowiązków [DZIAŁ/STANOWISKO].
§ 2. Cel prowadzenia
Celem prowadzenia ewidencji jest:
1) [CEL 1],
2) [CEL 2],
3) [CEL 3],
4) [CEL 4].
§ 3. Procedury
Osobą odpowiedzialną za zapewnienie właściwych warunków przechowywania dokumentów jest [STANOWISKO].
Warunki te dotyczą:
1) [WARUNEK 1],
2) [WARUNEK 2],
3) [WARUNEK 3],
4) [WARUNEK 4].
Zbiory przechowywane w archiwach – zanim tam trafią – są [CZYNNOŚĆ 1] oraz [CZYNNOŚĆ 2] w [SYSTEM], dzięki czemu możliwe jest odszukanie każdego dokumentu według: [KRYTERIUM 1], [KRYTERIUM 2] oraz [KRYTERIUM 3].
[STANOWISKO] jest uprawniony, aby zarządzić w dowolnym dniu [RODZAJ KONTROLI] dokumentacji w archiwach.
3.1. Procedury dotyczące [RODZAJ DOKUMENTÓW 1] (poza omówionymi w pkt 3.2)
[PROCEDURA 1]
[PROCEDURA 2]
[PROCEDURA 3]
Dostęp do archiwum mają następujące osoby:[LISTA OSÓB]
Zniszczenie dokumentu możliwe jest pod następującymi warunkami:
1) [WARUNEK 1],
2) [WARUNEK 2],
przy czym dokument zawierający zgodę jest przechowywany przez [OKRES] od końca roku, w którym został wystawiony.
Zniszczenie odbywa się w obecności komisji w składzie:[LISTA OSÓB]
3.2. Procedury dotyczące [RODZAJ DOKUMENTÓW 2]
[PROCEDURA 1]
[PROCEDURA 2]
Dostęp do archiwum mają następujące osoby:[LISTA OSÓB]
Zniszczenie dokumentu, stanowiącego [PODSTAWA], możliwe jest pod następującymi warunkami:
1) [WARUNEK 1],
2) [WARUNEK 2],
3) [WARUNEK 3],
przy czym dokument ten jest przechowywany przez [OKRES] od końca roku, w którym został wystawiony.
Zniszczenie odbywa się w obecności komisji w składzie:[LISTA OSÓB]
[DODATKOWE INFORMACJE]
Instrukcja przechowywania dokumentacji księgowo podatkowej to kompleksowy dokument określający procedury przechowywania dokumentów, warunki dostępu do archiwum oraz proces zniszczenia dokumentów. Zapewnia jasne wytyczne dla odpowiedzialnych osób i pozwala utrzymać porządek w dokumentacji firmy.