Instrukcja weryfikacji kontrahentów VAT
- Prawo
finansowe
- Kategoria
instrukcja
- Instrukcja
W polu NAZWA DOKUMENTU wpisz "Instrukcja weryfikacji kontrahentów VAT". Uzupełnij NUMER ZAŁĄCZNIKA, SYGNATURĘ i DATĘ zarządzenia, do którego odnosi się instrukcja. W polu TYTUŁ DOKUMENTU wpisz "Procedura weryfikacji kontrahentów VAT". Wpisz NAZWĘ FIRMY oraz jej SKRÓT. W paragrafie 1, określ PODMIOT, którego dotyczy weryfikacja (np. kontrahentów, dostawców). Wpisz KWOTĘ i WALUTĘ, powyżej której obowiązuje weryfikacja. W paragrafie 2, określ NAZWĘ DZIAŁU/DZIAŁÓW odpowiedzialnych za wdrożenie instrukcji. Uzupełnij CZYNNOŚĆ, którą wykonuje dział. W paragrafie 3, w punkcie I.1, wpisz DATĘ od której obowiązuje instrukcja, KWOTĘ i WALUTĘ limitu transakcji. Określ GDZIE wskazany jest rachunek oraz RODZAJ KWOTY, do której odnosi się limit. W punkcie I.2, wpisz FORMĘ PŁATNOŚCI, dla której obowiązuje limit. Uzupełnij czego dotyczy, a czego nie dotyczy limit KWOTY w danej WALUCIE. W punkcie II.1, określ CZYNNOŚĆ, za którą odpowiedzialny jest pracownik i NAZWĘ REJESRTU/WYKAZU, w którym dokonywana jest weryfikacja oraz GDZIE jest on dostępny. W punkcie II.2, wpisz KRYTERIUM 1, KRYTERIUM 2, KRYTERIUM 3, KRYTERIUM 4 weryfikacji. W punkcie II.3, wpisz OPCJĘ, z której można skorzystać i co jest preferowane. W punkcie II.4, określ dla KOGO/CZEGO jest możliwa dana czynność i CO jest możliwe. Wpisz TREŚĆ KOMUNIKATU potwierdzającego daną czynność i co on potwierdza. W punkcie III.1, określ czego pracownik nie weryfikuje, co otrzymuje od kogo i co to powoduje oraz jak jest dokonywana dana czynność. W punkcie III.2, wpisz czynność dokonywaną na rzecz kogo i czego ona nie stanowi. W punkcie IV.1, określ WARUNEK, dzień czego będzie dniem, w którym pracownik coś robi. W punkcie IV.2, określ WARUNEK i dzień czego będzie dniem, w którym pracownik coś robi. W punkcie V.1, wpisz czynność i jej skutek. W punkcie V.2, określ kto może co zrobić i pod jakimi warunkami (WARUNEK 1, WARUNEK 2, WARUNEK 3). W punkcie V.3, określ co należy zrobić, w jakim OKRESIE i od jakiego dnia. W punkcie V.4, określ co i jak robi pracownik. W punkcie V.5, określ warunek i co się dzieje, jeśli on jest spełniony. W punkcie VI.1, określ co może zrobić pracownik odpowiedzialny za daną czynność. W punkcie VI.2, określ co może zrobić pracownik w celach dowodowych.
- Dane
co, czego, czynność, data, forma płatności, gdzie, jak, kryterium 1, kryterium 2, kryterium 3, kryterium 4, kwota, nazwa dokumentu, nazwa działu, nazwa firmy, nazwa rejestru/wykazu, numer załącznika, okres, opcja, podmiot, rodzaj kwoty, skrót nazwy firmy, sygnatura, treść komunikatu, tytuł dokumentu, waluta, warunek
Instrukcja weryfikacji kontrahentów VAT stanowi kompleksowe narzędzie regulujące procedury związane z dokonywaniem płatności na rzecz kontrahentów, których jednorazowa transakcja przekracza określoną wartość. Dokument określa zakres stosowania oraz obowiązki poszczególnych działów w firmie, ustala procedury weryfikacji i sankcje za ich niestosowanie.
[NAZWA DOKUMENTU]
Załącznik Nr [NUMER ZAŁĄCZNIKA]
do zarządzenia nr [SYGNATURA]
z dnia [DATA]
[TYTUŁ DOKUMENTU] w[NAZWA FIRMY]
( [SKRÓT NAZWY FIRMY] )
§1
Zakres stosowania
Niniejsza instrukcja podlega wdrożeniu w [NAZWA FIRMY] w przypadku dokonywania zapłaty na rzecz [PODMIOT] zobowiązań, których jednorazowa wartość transakcji jest wyższa niż [KWOTA] [WALUTA].
§2
Dział zobowiązany do wdrożenia instrukcji
Do wdrożenia instrukcji zobowiązani są:
1) dział [NAZWA DZIAŁU],
2) [NAZWA DZIAŁU] – w przypadku powierzenia [CZYNNOŚĆ] podmiotowi uprawnionemu, zgodnie z odrębnymi przepisami, do [CZYNNOŚĆ], o ile dokonuje [CZYNNOŚĆ] w imieniu [NAZWA FIRMY].
§3
Procedura
I. Wartość weryfikowanej transakcji
1. Od [DATA] r. zapłata za transakcję, której wartość wynosi [KWOTA] [WALUTA] lub więcej, winna być dokonana na rachunek wskazany [GDZIE]. Limit odnosi się do kwoty [RODZAJ KWOTY].
2. W przypadku płatności dokonywanej w formie [FORMA PŁATNOŚCI], limit w wysokości [KWOTA] [WALUTA] dotyczy kwoty [CZEGO], a nie [CZEGO].
II. Zakres weryfikacji
1. Pracownik [NAZWA FIRMY] odpowiedzialny za [CZYNNOŚĆ] jest zobowiązany do weryfikacji [CZEGO] [KOGO] w [NAZWA REJESRTU/WYKAZU], dostępnym [GDZIE].
2. Weryfikacja dokonywana jest na podstawie jednego z następujących kryteriów: [KRYTERIUM 1], [KRYTERIUM 2], [KRYTERIUM 3], [KRYTERIUM 4].
3. Jest możliwe skorzystanie z opcji [OPCJA]. Preferowane jest [CO].
4. Dla [KOGO/CZEGO] jest możliwe [CO]. Komunikat: „[TREŚĆ KOMUNIKATU]” potwierdza [CO].
III. [CO] wyłączone z konieczności weryfikacji
1. Pracownik [NAZWA FIRMY] nie dokonuje weryfikacji [CZEGO]. Otrzymanie [CZEGO] od [KOGO] powoduje, że [CO] jest dokonywana [JAK].
2. [CZYNNOŚĆ] dokonywana na rzecz [KOGO] nie stanowi [CZEGO].
IV. Moment dokonania weryfikacji
1. W przypadku [WARUNEK], dniem [CZEGO] będzie dzień, w którym pracownik [NAZWA FIRMY] [CO].
2. W sytuacji [WARUNEK] dniem [CZEGO] będzie dzień, który pracownik [NAZWA FIRMY] [CO].
V. Sankcje i możliwość ich eliminacji
1. [CZYNNOŚĆ] skutkuje [CZYM].
2. [KTO] może [CO] przy spełnieniu następujących warunków:
1) [WARUNEK 1],
2) [WARUNEK 2],
3) [WARUNEK 3].
3. [CO] należy [CO] w ciągu [OKRES] dni ([OKRES] dni – [WARUNEK]) od dnia [CZEGO].
4. Pracownik [NAZWA FIRMY] [CO] [JAK].
5. Jeśli [WARUNEK], to w przypadku [WARUNEK] nie [CO].
VI. Dokumentowanie procesu weryfikacji
1. [CO] pracownik [NAZWA FIRMY] odpowiedzialny za [CO] może [CO].
2. W celach dowodowych pracownik [NAZWA FIRMY] odpowiedzialny za [CO] może [CO].
Instrukcja weryfikacji kontrahentów VAT precyzyjnie definiuje procesy weryfikacyjne i narzędzia do ich realizacji, określając także sankcje za niedopełnienie określonych obowiązków. Dokument ten jest niezbędnym narzędziem w zapewnieniu bezpieczeństwa transakcji handlowych i przestrzegania przepisów dotyczących weryfikacji kontrahentów VAT.