Wezwanie do dostarczenia dokumentacji księgowej

Prawo: finansowe
Kategoria: instrukcja
Instrukcja: Należy zastąpić frazę '[NAZWA DOKUMENTU]' nazwą dokumentu, np. 'Wezwanie do dostarczenia dokumentacji księgowej'. W miejscu '[OKRES]' należy wpisać odpowiedni okres rozliczeniowy, np. 'luty 2024'. W kolejnym wystąpieniu '[OKRES]' należy wpisać datę graniczną dostarczenia dokumentów, np. '10 marca 2024'. Następnie w miejscu '[OKRES]' należy ponownie wpisać datę graniczną, tym razem w formie słownej, np. 'dziesiątego marca dwa tysiące dwudziestego czwartego'. Frazę '[KONTAKT]' należy zastąpić sposobem kontaktu z księgową, np. 'kontakt telefoniczny pod numerem 555-555-555'. W miejscu '[PRZYKŁAD OPISU]' należy podać przykładowe opisy faktur, np. 'zakup materiałów biurowych', 'paliwo do samochodu służbowego', 'koszty reklamy'. W miejscu '[DATA]' należy wpisać odpowiednią datę, np. '10 marca 2024'. W kolejnym wystąpieniu '[DATA]' należy powtórzyć tę samą datę. Fraza '[OKRES]' powinna zostać zastąpiona odpowiednim okresem, np. 'jeden dzień'. W miejscu '[NAZWA DOKUMENTU/SYSTEMU]' należy wpisać nazwę odpowiedniego dokumentu lub systemu, np. 'deklaracja ZUS DRA', 'program Płatnik'. W miejscu '[NAZWA INSTYTUCJI]' należy wpisać nazwę instytucji, np. 'ZUS'. W kolejnym wystąpieniu '[NAZWA INSTYTUCJI]' należy powtórzyć tę samą nazwę. Frazę '[DATA]' należy zastąpić datą, np. '1 stycznia 2024'. W miejscu '[DANE POJAZDU]' należy wpisać wymagane dane pojazdu, np. 'numer rejestracyjny i marka pojazdu'. W kolejnym wystąpieniu '[DANE POJAZDU]' należy powtórzyć te same dane. W miejscu '[OPIS PRZEZNACZENIA]' należy wpisać opis przeznaczenia, np. 'Materiały biurowe', 'Paliwo', 'Reklama'. W miejscu '[SYMBOL]' należy wpisać odpowiedni symbol, np. 'MB', 'P', 'R'. W miejscu '[SKRÓTY/OZNACZENIA]' należy wpisać odpowiednie skróty lub oznaczenia, np. 'WNT, MPP, IMP'. W miejscu '[DATA]' należy wpisać datę, np. '31 marca 2024'. W kolejnym wystąpieniu '[DATA]' należy powtórzyć tę samą datę. W kolejnym wystąpieniu '[DATA]' należy wpisać następny dzień, np. '1 kwietnia 2024'. W miejscu '[DANE DOSTAWCY]' należy wpisać dane dostawcy, np. 'Biedronka, Lidl'.
Dane: dane dostawcy, dane pojazdu, data, kontakt, nazwa dokumentu, nazwa dokumentu/systemu, nazwa instytucji, okres, opis przeznaczenia, przykład opisu, skróty/oznaczenia, symbol

Wezwanie do dostarczenia dokumentacji księgowej zawierające instrukcje dotyczące terminów i sposobów dostarczenia koniecznych dokumentów. W dokumencie znajdują się wskazówki dotyczące podpisywania faktur, dostarczania wyciągów bankowych, list płac, opisywania dokumentów i raportów z kas fiskalnych oraz obsługi faktur paragonowych. Autorzy wymagają terminowości i rzetelności w dostarczaniu dokumentacji pod rygorem naliczenia opłaty za opóźnienie.

[NAZWA DOKUMENTU]

Szanowni Państwo,

Zapraszamy do biura rachunkowego z dokumentami za [OKRES].

Termin: do [OKRES] tj. do [OKRES].

Prosimy o terminowe dostarczenie dokumentacji. Jeżeli z różnych przyczyn jest to niemożliwe – prosimy o [KONTAKT] do księgowej, postaramy się umówić dogodny termin przekazania dokumentacji. Brak kontaktu i niedostarczenie dokumentów terminowo powoduje automatyczne naliczenie dodatkowej opłaty.

Poniżej kilka uwag - jak przygotować dokumentację:

✓ Podpisywanie i opisywanie faktur (FV)

Dokumenty dostarczane do biura muszą być podpisane, tj. powinny zawierać datę odbioru dokumentu i podpis. Datę odbioru i podpis należy wpisać odręcznie w dowolnym miejscu. Powyższe dotyczy także dokumentów przesyłanych w formie elektronicznej – proszę skanować tylko dokumenty podpisane i opatrzone datą odbioru. Prosimy opisywać na FV do czego służą zakupy np. [PRZYKŁAD OPISU], [PRZYKŁAD OPISU], [PRZYKŁAD OPISU], itp.

✓ Wyciągi bankowe, listy płac, listy obecności

Do biura dostarczamy:

* wszystkie wyciągi bankowe firmowe z wszystkich kont firmowych, w tym oszczędnościowych,

* listy płac, listy obecności (podpisane i wypełnione). Zwracamy uwagę na terminowe wypłaty wynagrodzenia. Jeżeli pracownik ma otrzymać wypłatę do [DATA] – to przelew czy wypłata gotówką muszą mieć miejsce do tego [DATA]. Opóźnienie choćby [OKRES] - uruchamia lawinę korekt w [NAZWA DOKUMENTU/SYSTEMU], [NAZWA DOKUMENTU/SYSTEMU] i księgowaniu.

✓ Wpłaty [NAZWA INSTYTUCJI]

Prosimy o wpłaty [NAZWA INSTYTUCJI] dokładnie w takiej kwocie, w jakiej podajemy Państwu do uregulowania. Nadpłacanie składek, czy regulowanie ich w niepełnej wysokości – bardzo komplikuje sprawę, za każdym razem należy w takiej sytuacji wystąpić z podaniem do [NAZWA INSTYTUCJI] o sposobie rozksięgowania składek. Od [DATA] r. zmieniła się sytuacja w tym obszarze. Biuro ustali sposób i wysokość księgowania, ale to uruchamia dodatkowe procedury, które wiążą się z odpłatnością i mogą przedłużyć czas księgowania.

✓ FV za paliwo, części samochodowe, naprawy

Faktury za paliwa, części samochodowe, naprawy bezwzględnie muszą zawierać [DANE POJAZDU]. Jeśli [DANE POJAZDU] nie ma na fakturze – należy go wpisać odręcznie.

✓ Opisywanie dokumentów

FV zakupu powinny wskazywać przeznaczenie zakupu (do czego służą) tj.:

* [OPIS PRZEZNACZENIA] (wpisujemy symbol [SYMBOL])

* [OPIS PRZEZNACZENIA] (wpisujemy symbol [SYMBOL]).

W przypadku gdy będą Państwo mieli problem z klasyfikacją prosimy o kontakt z księgowym.

✓ [SKRÓTY/OZNACZENIA]

Dokumenty przygotowywane przez przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami podatku VAT prosimy oznaczyć w sposób trwały, widoczny i niebudzący wątpliwości symbolami [SKRÓTY/OZNACZENIA].

✓ Raporty z kas fiskalnych

Drukując raporty proszę pamiętać, by raport dobowy za ostatni dzień miesiąca wykonać ostatniego dnia miesiąca. Np. raport z dnia [DATA] należy wykonać [DATA]. Jeśli zostanie sporządzony [DATA] – sprzedaż zostanie przeniesiona na kolejny miesiąc, co jest działaniem nieprawidłowym.

✓ Koszty częściowo prywatne, częściowo firmowe

Jeżeli dostarczone dokumenty zawierają pozycje dotyczące prywatnych wydatków prosimy wykreślić je długopisem. Na przyszłość zaś, sugerujemy wydatki te dokumentować osobnym paragonem.

✓ Kserowanie faktur na papierze paragonowym

Faktury paragonowe, które drukowane są na papierze termicznym, przeważnie są to paragony z [DANE DOSTAWCY] – prosimy celem zabezpieczenia danych w miarę możliwości kserować.

Serdecznie zapraszamy z dokumentami do biura.

Zaproszenie do biura rachunkowego z informacją o terminach dostarczenia dokumentacji księgowej wraz z przypomnieniem o konieczności zwracania uwagi na specyficzne elementy dokumentów, takie jak podpisywanie faktur czy przygotowywanie raportów zgodnie z zasadami. Serdeczne zaproszenie z podaniem terminów i wskazówek dotyczących właściwego przygotowania dokumentów.