Zasady archiwizacji i ochrony danych

Prawo

finansowe

Kategoria

regulamin

Instrukcja

Należy rozpocząć od uzupełnienia nagłówka dokumentu, wpisując nazwę dokumentu "Zasady archiwizacji i ochrony danych". Następnie należy uzupełnić numer załącznika oraz numer zarządzenia, do którego dokument jest załącznikiem. W kolejnym kroku należy wpisać tytuł dokumentu, powtarzając "Zasady archiwizacji i ochrony danych". W sekcji "Ochrona dokumentów i ksiąg rachunkowych" należy podać nazwę instytucji, podmiot odpowiedzialny za bezpieczeństwo, dział, systemy informatyczne, rodzaj zabezpieczenia kasy, procedurę przechowywania kluczy, osoby upoważnione do przebywania w pomieszczeniach działu po godzinach pracy, miejsce przechowywania dokumentów, zabezpieczenia pomieszczeń, nośniki danych, częstotliwość tworzenia kopii zapasowych, oprogramowanie używane do archiwizacji, metody zabezpieczenia oprogramowania, sposób autoryzacji dostępu do systemu komputerowego, opis tworzenia archiwum, okres tworzenia kopii baz danych, opis kopii baz danych, czas wykonywania kopii, sygnaturę miejsca przechowywania kopii, dane umieszczane na nośnikach danych, osoby odpowiedzialne za tworzenie i utrzymywanie archiwum, metodę prowadzenia ksiąg rachunkowych, sposób zabezpieczenia dostępu do danych, uprawnienia dostępu do systemów informatycznych, miejsce przechowywania kopii zapasowych, przepisy regulujące archiwizację, formę przechowywania dokumentów i sposób przechowywania dokumentów. W sekcji "Archiwizowanie dowodów księgowych" należy określić miejsce przechowywania dowodów księgowych, rodzaje dokumentów, ich sygnatury i opisy, sposób numeracji dowodów przed zaksięgowaniem, sposób sprawdzania dowodów, opis oznaczenia dowodów oraz czynność, za którą odpowiada osoba podpisująca dowód. W sekcji "Okresy przechowywania zbiorów" należy podać częstotliwość tworzenia dokumentów, nazwy dokumentów, dane zawarte w dokumentach, czas tworzenia dokumentów, zbiory danych, opis oznaczenia zbiorów, przepisy regulujące okres przechowywania, okres przechowywania dokumentów księgowych, miejsce przechowywania dokumentów, dokumenty podlegające trwałemu przechowywaniu, okresy przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentów i datę, od której liczy się okres przechowywania. Na końcu dokumentu należy określić warunki udostępnienia dokumentów.

Dane

czas tworzenia, czas wykonywania kopii, czynność, częstotliwość tworzenia, częstotliwość tworzenia kopii, dane na nośniku, dane w dokumencie, data, dokumenty, dział, forma przechowywania, metoda prowadzenia ksiąg, metody zabezpieczenia, miejsce przechowywania, nazwa dokumentu, nazwa instytucji, nośniki danych, numer zarządzenia, numer załącznika, okres, okres przechowywania, opis, opis kopii, opis oznaczenia, opis tworzenia archiwum, oprogramowanie, osoby odpowiedzialne, osoby upoważnione, podmiot odpowiedzialny za bezpieczeństwo, procedura przechowywania kluczy, przepisy, rodzaj dokumentu, rodzaj zabezpieczenia, sposób autoryzacji, sposób numeracji, sposób przechowywania, sposób sprawdzania, sposób zabezpieczenia, sygnatura, system, uprawnienia, warunki, zabezpieczenia pomieszczeń, zbiory

Dokument 'Zasady archiwizacji i ochrony danych' precyzyjnie określa procedury zabezpieczenia danych i dokumentów księgowych, obejmując fizyczne i techniczne środki ochrony. Opisuje także zasady archiwizowania danych oraz przechowywania dokumentów, włącznie z okresem przechowywania.

[NAZWA DOKUMENTU]

Załącznik Nr [NUMER ZAŁĄCZNIKA]do Zarządzenia Nr [NUMER ZARZĄDZENIA]

[TYTUŁ DOKUMENTU]

I. Ochrona dokumentów i ksiąg rachunkowych

1. Fizyczne zabezpieczenie zewnętrzne [INSTYTUCJA] jest realizowane przez [PODMIOT ODPOWIEDZIALNY ZA BEZPIECZEŃSTWO], która zapewnia ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych, niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem:

1) sprzętu komputerowego wspomagającego [DZIAŁ];

2) [SYSTEM];

3) zapasowych kopii zapisów księgowych;

4) ksiąg rachunkowych;

5) dowodów księgowych;

6) dokumentacji inwentaryzacyjnej;

7) sprawozdań finansowych.

2. Pomieszczenia, w których używany jest sprzęt komputerowy wspomagający [DZIAŁ], są zamykane na klucz, a kasa dodatkowo jest zabezpieczona [RODZAJ ZABEZPIECZENIA]. Po zakończeniu pracy klucze są [PROCEDURA PRZECHOWYWANIA KLUCZY]. Po godzinach pracy w pomieszczeniach działu [DZIAŁ] może przebywać tylko [OSOBY UPOWAŻNIONE].

3. Dokumenty niezbędne do bieżącej pracy są przechowywane w [MIEJSCE PRZECHOWYWANIA], a same pomieszczenia są [ZABEZPIECZENIA POMIESZCZEŃ].

4. Dla prawidłowej ochrony ksiąg rachunkowych stosowane są:

1) [NOŚNIKI DANYCH];

2) rezerwowe kopie zbiorów danych zapisanych na [NOŚNIKI DANYCH] ([CZĘSTOTLIWOŚĆ TWORZENIA KOPII]);

3) [OPROGRAMOWANIE] chronione przed dostępem osób nieupoważnionych i zniszczeniem dzięki zastosowaniu [METODY ZABEZPIECZENIA];

4) zabezpieczenie systemu komputerowego przed dostępem osób nieupoważnionych przez [SPOSÓB AUTORYZACJI].

5. W celu archiwizowania danych w poszczególnych [SYSTEMY] tworzone jest, [OPIS TWORZENIA ARCHIWUM], archiwum z [NOŚNIKI DANYCH] dla przechowywania stanów baz danych, według następujących zasad:

1) kopie baz danych są wykonywane [OKRES];

2) kopie [OPIS KOPII] są wykonywane [OKRES];

3) kopie [OPIS KOPII] są wykonywane [CZAS WYKONYWANIA KOPII];

4) kopie baz danych [OPIS KOPII] są przechowywane w miejscu zabezpieczonym [SYGNATURA] przez [OKRES];

5) każdy [NOŚNIK DANYCH] w archiwum powinien być odpowiednio opisany, ze wskazaniem [DANE NA NOŚNIKU].

6. Za tworzenie i utrzymywanie archiwum na [NOŚNIKI DANYCH] dla poszczególnych [SYSTEMY] odpowiadają [OSOBY ODPOWIEDZIALNE].

7. Księgi rachunkowe są prowadzone [METODA PROWADZENIA KSIĄG]. Dostęp do danych jest zabezpieczony [SPOSÓB ZABEZPIECZENIA], znanymi tylko upoważnionym pracownikom. Dostęp do systemów informatycznych mają osoby posiadające [UPOWAŻNIENIA].

8. Systematycznie tworzone są rezerwowe kopie zbiorów na [NOŚNIKI DANYCH]. Dostęp do nich mają tylko osoby upoważnione. Kopie przechowywane są w [MIEJSCE PRZECHOWYWANIA].

9. Posiadane przez [INSTYTUCJA] zasoby informacyjne po wydrukowaniu umożliwiają uzyskanie czytelnych informacji. Zgodnie z [PRZEPISY] księgi rachunkowe, sprawozdania finansowe i dowody księgowe są przechowywane w [FORMA PRZECHOWYWANIA], w [SPOSÓB PRZECHOWYWANIA] i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

II. Archiwizowanie dowodów księgowych w [INSTYTUCJA]

1. Dowody księgowe są przechowywane w [MIEJSCE PRZECHOWYWANIA] w podziale na:

1) [RODZAJ DOKUMENTU] – oznaczone: symbol [SYGNATURA], [OPIS];

2) [RODZAJ DOKUMENTU] – oznaczone: symbol [SYGNATURA], [OPIS];

3) [RODZAJ DOKUMENTU] – oznaczone: symbol [SYGNATURA], [OPIS];

4) [RODZAJ DOKUMENTU] – oznaczone: symbol [SYGNATURA], [OPIS];

5) [RODZAJ DOKUMENTU] – oznaczone: symbol [SYGNATURA], [OPIS];

6) [RODZAJ DOKUMENTU] – oznaczone: symbol [SYGNATURA], [OPIS];

7) [RODZAJ DOKUMENTU] – oznaczone: symbol [SYGNATURA], [OPIS];

8) [RODZAJ DOKUMENTU].

2. Dowody przed zaksięgowaniem są:

1) [SPOSÓB NUMERACJI];

2) [SPOSÓB SPRAWDZANIA];

3) [SPOSÓB SPRAWDZANIA];

4) oznaczone [OPIS OZNACZENIA] oraz podpisem osoby odpowiedzialnej za [CZYNNOŚĆ].

III. Okresy przechowywania zbiorów w [INSTYTUCJA]

1. [CZĘSTOTLIWOŚĆ TWORZENIA] drukuje się [NAZWA DOKUMENTU], zawierające [DANE W DOKUMENCIE].

2. [CZAS TWORZENIA] drukuje się [NAZWA DOKUMENTU].

3. [CZAS TWORZENIA] drukuje się [NAZWA DOKUMENTU].

4. [ZBIORY] są oznaczone [OPIS OZNACZENIA]. Są przechowywane przez okres wymagany [PRZEPISY].

5. Dokumenty księgowe [OKRES PRZECHOWYWANIA] są przechowywane w [MIEJSCE PRZECHOWYWANIA], a dotyczące [OKRES PRZECHOWYWANIA] są przekazywane do archiwum na ogólnych zasadach.

6. Trwałemu przechowywaniu podlegają [DOKUMENTY].

7. W [INSTYTUCJA] obowiązują następujące okresy przechowywania zbiorów:

1) księgi rachunkowe – [OKRES];

2) [RODZAJ DOKUMENTU] – przez okres [OKRES PRZECHOWYWANIA];

3) [RODZAJ DOKUMENTU] – [OKRES PRZECHOWYWANIA];

4) [RODZAJ DOKUMENTU] – przez [OKRES] od [DATA];

5) [RODZAJ DOKUMENTU] – przez okres nie krótszy od [OKRES];

6) [RODZAJ DOKUMENTU] – [OKRES];

7) dokumenty inwentaryzacyjne – [OKRES];

8) [RODZAJ DOKUMENTU] – [OKRES].

8. Powyższe terminy oblicza się od [DATA].

9. Udostępnienie [DOKUMENTY] może nastąpić:

1) [WARUNKI];

2) [WARUNKI];

3) [WARUNKI].

Zasady archiwizacji i ochrony danych nakreślają kompleksowy system zabezpieczeń, przechowywania dokumentów i archiwizacji danych, co gwarantuje bezpieczeństwo informacji i zachowanie zgodności z obowiązującymi przepisami.