Instrukcja przeprowadzania rozmowy kwalifikacyjnej

Ramowa instrukcja dotycząca przeprowadzania rozmowy kwalifikacyjnej z kandydatem

1. Rozmowę z kandydatem należy przeprowadzić pod kątem wiedzy, doświadczenia, zdolności i umiejętności niezbędnych na danym stanowisku.

2. Nie powinno się w rozmowie brać pod uwagę czynników takich jak płeć, wiek, pochodzenie etniczne, religia, orientacja seksualna czy inne cechy chronione. Bardzo istotna jest próba eliminacji subiektywności oceny, związanej z osobistymi poglądami, doświadczeniami i uprzedzeniami osób prowadzących rekrutację.

3. Sukces rozmowy kwalifikacyjnej polega w dużej mierze na dobrej komunikacji. Komunikacja ta powstaje w momencie nawiązania odpowiedniego kontaktu z kandydatem. W żadnym wypadku nie można przedmiotowo traktować osoby kandydata. Prowadzący rozmowę powinien jawić się kandydatowi jako rzeczowy partner w spotkaniu dotyczącym spraw zawodowych.

4. Panowanie nad przebiegiem rozmowy wstępnej pozwala na uzyskanie maksymalnej ilości informacji w danym czasie. Przygotowując nawet bardzo uproszczony plan spotkania kwalifikacyjnego należy narzucić sobie pewne zasady, które potem ułatwią ułożenie rytmu rozmowy. Bardzo pomaga robienie notatek w trakcie rozmowy - może to mieć także dyscyplinujący wpływ na kandydata.

5. Prowadząc rozmowę warto pamiętać o tym, że:

    a) ilość pytań, które można w przewidzianym czasie zadać kandydatowi jest ograniczona, warto przygotować zestaw pytań, na które musimy koniecznie uzyskać odpowiedź bez względu na sposób i szybkość wypowiedzi kandydata;

    b) pytania formułujemy w sposób przejrzysty i niezbyt skomplikowany, nie należy dopuszczać do sytuacji, w której niepełne zrozumienie treści pytania rzutuje na jakość odpowiedzi;

    c) jeżeli kandydat przedłuża lub rozbudowuje ponad nasze oczekiwania odpowiedź na jedno z pytań, przerywamy mu w sposób grzeczny, ale zdecydowany;

    d) przynajmniej część pytań powinna nawiązywać do informacji uzyskanych w trakcie poprzednich odpowiedzi kandydata;

    e) nie dopuszczamy do zmiany tematu przez kandydata;

    f) przy pytaniach dotyczących szczegółów wykonywanej wcześniej pracy, odpowiedzi mogą dotyczyć skomplikowanej problematyki, obcej dla prowadzącego, warto poprosić o wyjaśnienie używanych pojęć i terminów, a nawet naświetlenie całości przedstawianego zagadnienia. Takie rozwinięcie pytania nie powinno stanowić problemu dla kandydata rzeczywiście dobrze przygotowanego;

    g) poprzez uwagi i gesty podtrzymujemy wypowiedzi kandydata.

6. Jeżeli jest to możliwe, należy kandydatowi przedstawić konkretne problemy do rozwiązania. Łatwo w ten sposób sprawdzić kompetencje kandydata, jego sposób podejmowania decyzji oraz radzenia sobie z problemami. Jest to technika szczególnie przydatna w sytuacji, kiedy trudno jest zweryfikować prawdziwość odpowiedzi kandydata. W tym celu można zaaranżować jakąś sytuację, w której będzie mógł się wykazać deklarowanymi umiejętnościami. Przedstawienie przez kandydata rozwiązań problemu dostarczy osobie prowadzącej wywiad wielu cennych informacji, umożliwiających przewidzenie rzeczywistych zachowań kandydata na danym stanowisku.

7. Rekrutacja pracowników jest także związana z budowaniem obrazu [FIRMA]. Z każdego spotkania, rozmowy kandydat wynosi cenne dla siebie, a być może i dla innych, spostrzeżenia o instytucji, sposobie jej funkcjonowania oraz stosunkach w niej panujących. Należy zadbać o wizerunek [FIRMA] w rozmowie z każdym kandydatem - nawet na najbardziej podstawowe stanowisko.