Instrukcja rozliczania kosztów pracy zdalnej
- Prawo
praca
- Kategoria
instrukcja
- Instrukcja
Należy rozpocząć od krótkiego opisu dokumentu, na przykład "Zasady i procedury rozliczania kosztów pracy zdalnej". Następnie należy wpisać nazwę firmy. W punkcie pierwszym należy określić stanowisko lub dział odpowiedzialny za przygotowanie zestawienia, a także dane osobowe uwzględniane w zestawieniu, np. imię, nazwisko, dział. Należy wymienić formy zatrudnienia występujące w firmie, np. umowa o pracę, umowa zlecenie, umowa o dzieło. W punkcie drugim i trzecim należy określić temat, którego dotyczą konsultacje związkowe, np. "kosztów pracy zdalnej". W punkcie czwartym należy szczegółowo określić zakres porozumienia ze związkami zawodowymi, w tym zasady pokrywania kosztów, kategorie wydatków i sposób wyliczania ekwiwalentu lub ryczałtu. W punkcie piątym należy wskazać stanowisko lub dział ustalający zasady rozliczania oraz stanowisko, z którym należy się porozumieć, a także zasady rozliczania, np. zwrot kosztów, ekwiwalent, ryczałt. W punkcie szóstym nie ma pól do uzupełnienia. W punkcie siódmym należy określić cel ekwiwalentu, np. "użytkowania sprzętu biurowego, internetu, energii elektrycznej". W punkcie ósmym należy określić okres rozliczeniowy, dział odpowiedzialny za przyjmowanie wniosków, przykładowe załączniki do wniosku, dane zawarte w oświadczeniu pracownika, wartość domyślną w przypadku braku oświadczenia, dział weryfikujący wnioski oraz stanowisko i dział odpowiedzialne za podpisywanie i realizację wniosków. W punkcie dziewiątym nie ma pól do uzupełnienia. W punkcie dziesiątym należy wymienić elementy składowe ryczałtu, koszty, które pokrywa ryczałt, oraz łączną kwotę ryczałtu miesięcznego. W punkcie jedenastym i dwunastym należy określić warunki przysługiwania i nieprzysługiwania ryczałtu. Na końcu dokumentu należy podać imię, nazwisko i stanowisko osoby odpowiedzialnej za dokument.
- Dane
cel ekwiwalentu, dane osobowe, dane w oświadczeniu, dział, element składowy ryczałtu, firma, forma zatrudnienia, imię, koszt, krótki opis dokumentu, kwota, nazwisko, okres, przykładowe załączniki, stanowisko, stanowisko/dział, temat, wartość domyślna, warunki nieprzysługiwania ryczałtu, warunki przysługiwania ryczałtu, zakres porozumienia, zasada rozliczania
Instrukcja rozliczania kosztów pracy zdalnej w firmie. Dokument szczegółowo opisuje zasady rozliczania kosztów związanych z pracą zdalną, w tym ustalanie ekwiwalentu lub ryczałtu, oraz postępowanie w przypadku wnioskowania o wypłatę ekwiwalentu. Porusza kwestie ustalania zasad rozliczania, wysokości ekwiwalentu i warunków przysługiwania ryczałtu.
[KRÓTKI OPIS DOKUMENTU] w [FIRMA]
1. [STANOWISKO/DZIAŁ] przygotowuje zestawienie obejmujące [DANE OSOBOWE] osób wykonujących pracę w podziale na formę zatrudnienia, tj.: 1) [FORMA ZATRUDNIENIA]; 2) [FORMA ZATRUDNIENIA]; 3) [FORMA ZATRUDNIENIA].
2. W przypadku gdy w [FIRMA] funkcjonuje organizacja związkowa, ustalenia w sprawie [TEMAT] należy poprzedzić konsultacjami z tą organizacją. W przypadku gdy w [FIRMA] funkcjonuje więcej niż jedna organizacja związkowa, wówczas należy przeprowadzić konsultacje z wszystkimi organizacjami.
3. Zasady stosowania [TEMAT], po przeprowadzeniu konsultacji z organizacjami związkowymi, należy spisać w formie porozumienia.
4. Porozumienie, o którym mowa wyżej, określa w szczególności: 1) [ZAKRES POROZUMIENIA]; 2) [ZAKRES POROZUMIENIA]; 3) [ZAKRES POROZUMIENIA]; 4) [ZAKRES POROZUMIENIA]; 5) [ZAKRES POROZUMIENIA]; 6) zasady pokrywania kosztów [TEMAT] bądź wypłaty ekwiwalentu, bądź ryczałtu; 7) kategorie wydatków, do których pokrycia zobowiązuje się pracodawca (w przypadku wyboru pokrycia kosztów [TEMAT]); 8) sposób wyliczania ekwiwalentu bądź ryczałtu, a także częstotliwość jego wypłacania (w przypadku wyboru wypłacania ekwiwalentu bądź ryczałtu).
5. [STANOWISKO/DZIAŁ], w porozumieniu z [STANOWISKO], ustala jedną z poniższych zasad rozliczania się z pracownikami z tytułu [TEMAT]: 1) [ZASADA ROZLICZANIA]; 2) ekwiwalent pieniężny na pokrycie kosztów [TEMAT]; 3) ryczałt na pokrycie kosztów [TEMAT].
6. W przypadku gdy podjęta zostanie decyzja o stosowaniu ryczałtu, jego wysokość powinna odzwierciedlać wysokość przewidywanych kosztów ponoszonych przez pracownika w związku z [TEMAT].
7. Przez ekwiwalent rozumie się zwrot kosztów poniesionych przez pracownika na potrzeby [CEL EKWIWALENTU].
8. W przypadku gdy podjęta zostanie decyzja o stosowaniu ekwiwalentu, tryb jego wypłaty jest następujący: 1) pracownik w terminie do [OKRES] składa do [DZIAŁ] wniosek o wypłatę ekwiwalentu wraz z załącznikami potwierdzającymi wysokość faktycznie poniesionych kosztów w [OKRES]; 2) załącznikami mogą być np. [PRZYKŁADOWE ZAŁĄCZNIKI]; 3) pracownik przedstawia oświadczenie wskazujące [DANE W OŚWIADCZENIU]. W razie braku przedstawienia oświadczenia przyjmuje się, że [WARTOŚĆ DOMYŚLNA]; 4) [DZIAŁ] weryfikuje prawidłowość dokonanych wyliczeń oraz wiarygodność przedstawionych załączników; 5) w razie wątpliwości, co do prawidłowości przedstawionych wyliczeń bądź wiarygodności przedstawionych załączników, [DZIAŁ] zwraca się do pracownika o przedstawienie stosownych wyjaśnień; 6) [DZIAŁ] przekazuje do [STANOWISKO] podpisany wniosek o wypłatę ekwiwalentu; 7) [STANOWISKO] podpisuje wniosek i przekazuje do realizacji do [DZIAŁ]; 8) [DZIAŁ] dokonuje płatności ekwiwalentu.
9. Przez ryczałt rozumie się ustaloną z góry kwotę na pokrycie przewidywanych kosztów ponoszonych przez pracownika w związku z [TEMAT].
10. Wysokość ryczałtu przysługującego pracownikom ustala się, uwzględniając następujące elementy: 1) [ELEMENT SKŁADOWY RYCZŁTU]; 2) [ELEMENT SKŁADOWY RYCZŁTU]; 3) [ELEMENT SKŁADOWY RYCZŁTU]; 4) [ELEMENT SKŁADOWY RYCZŁTU]; 5) [ELEMENT SKŁADOWY RYCZŁTU]; 6) wysokość ryczałtu w części pokrywającej [KOSZT]; 7) [ELEMENT SKŁADOWY RYCZŁTU]; 8) [ELEMENT SKŁADOWY RYCZŁTU]; 9) [ELEMENT SKŁADOWY RYCZŁTU]; 10) wysokość ryczałtu w części pokrywającej [KOSZT]; 11) łączna wysokość ryczałtu miesięcznego – [KWOTA].
11. Wyliczony wyżej ryczałt przysługuje pracownikom [WARUNKI PRZYSŁUGIWANIA RYCZŁTU].
12. Ryczałt nie przysługuje pracownikom, którzy [WARUNKI NIEPRZYSŁUGIWANIA RYCZŁTU].
[IMIĘ] [NAZWISKO] [STANOWISKO]
Dokument "Instrukcja rozliczania kosztów pracy zdalnej" precyzyjnie określa zasady rozliczania kosztów związanych z pracą zdalną w firmie. Zawiera m.in. procedurę ustalania ekwiwalentu i ryczałtu, wymagania wnioskowania o wypłatę oraz zasady dotyczące wysokości ryczałtu.