Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych
- Prawo
praca
- Kategoria
regulamin
- Instrukcja
Należy zastąpić tekst w nawiasach kwadratowych odpowiednimi danymi. W polu [NAZWA DOKUMENTU] należy wpisać "Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych". W polu [NUMER ZAŁĄCZNIKA] należy wpisać numer załącznika do zarządzenia. W polu [SYGNATURA] należy wpisać sygnaturę zarządzenia, do którego załącznikiem jest niniejsza procedura. W polu [STANOWISKO] należy wpisać stanowisko osoby podpisującej zarządzenie. W polu [FIRMA] należy wpisać pełną nazwę firmy. W polu [DATA] należy wpisać datę wydania zarządzenia. W polu [NAZWA PROCEDURY/REGULAMINU] należy wpisać "Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych". W polu [DATA] w definicji Ustawy należy wpisać datę ustawy o ochronie sygnalistów. W polu [NAZWA USTAWY] należy wpisać pełną nazwę ustawy o ochronie sygnalistów. W polu [ADRES] należy wpisać adres korespondencyjny firmy. W polu [ADRES URL] należy wpisać adres URL formularza internetowego lub aplikacji do zgłaszania naruszeń. W polu [ADRES E-MAIL] należy wpisać adres e-mail do zgłaszania naruszeń. W polu [NUMER TELEFONU] należy wpisać numer telefonu do zgłaszania naruszeń. W polu [PLATFORM/NARZĘDZIE] należy wpisać nazwę platformy lub narzędzia do anonimowego zgłaszania naruszeń. W polu [NUMER ZAŁĄCZNIKA] przy wzorze zgłoszenia należy wpisać numer załącznika ze wzorem zgłoszenia. W polu [STANOWISKO/IMIĘ NAZWISKO] należy wpisać stanowisko lub imię i nazwisko osoby upoważnionej do przyjmowania zgłoszeń. W polu [PRZYKŁADOWE NARUSZENIA] należy wpisać przykładowe naruszenia, które można zgłaszać. W polu [OKRES] należy wpisać okres, w jakim sygnalista zostanie poinformowany o przyjęciu zgłoszenia i o informacji zwrotnej. W polu [DATA] w postanowieniach końcowych należy wpisać datę wejścia w życie procedury.
- Dane
adres, adres e-mail, adres url, data, firma, nazwa dokumentu, nazwa procedury/regulaminu, nazwa ustawy, numer telefonu, numer załącznika, okres, platform/narzędzie, przykładowe naruszenia, stanowisko, stanowisko/imię nazwisko, sygnatura
Niniejszy dokument określa procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w firmie. Zapewnia to poufność i niezależność zgłaszania nieprawidłowości, zgodnie z definicjami i sposobami zgłaszania wewnętrznych i zewnętrznych.
[NAZWA DOKUMENTU]
Zał. nr [NUMER ZAŁĄCZNIKA]do zarządzenia nr [SYGNATURA][STANOWISKO] [FIRMA]z dnia [DATA]
[NAZWA PROCEDURY/REGULAMINU]
Rozdział 1Przepisy ogólne, definicje
§ 1. Niniejszy dokument określa procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w [FIRMA], zapewniającą poufność i niezależność zgłaszania nieprawidłowości.
§ 2. Definicje:1) Ustawa - ustawa z dnia [DATA] r. [NAZWA USTAWY];2) [STANOWISKO] - [STANOWISKO] [FIRMA];3) [FIRMA] - [FIRMA];4) Sygnalista - osoba fizyczna zgłaszająca naruszenie prawa w kontekście związanym z pracą;5) Informacja o naruszeniu prawa - informacja o zaistniałym lub potencjalnym naruszeniu prawa w [FIRMA] lub w podmiocie powiązanym z pracą sygnalisty;6) Działanie następcze - działanie podjęte przez [FIRMA] w celu weryfikacji zgłoszenia i przeciwdziałania naruszeniu prawa;7) Informacja zwrotna - informacja dla sygnalisty o planowanych lub podjętych działaniach następczych;8) Organ publiczny - organ administracji publicznej właściwy do podejmowania działań następczych;9) Osoba, której dotyczy zgłoszenie - osoba wskazana w zgłoszeniu jako odpowiedzialna za naruszenie prawa;10) Kontekst związany z pracą - działania związane z wykonywaniem pracy w [FIRMA] lub w podmiocie powiązanym.
Rozdział 2Sposoby dokonywania zgłoszeń wewnętrznych
§ 3. 1. Zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane ustnie, pisemnie lub elektronicznie.2. Sposoby zgłoszenia: 1) Listownie na adres: [ADRES]; 2) Za pośrednictwem formularza internetowego/aplikacji: [ADRES URL]; 3) Osobiste dostarczenie pisma do: [ADRES]; 4) E-mail na adres: [ADRES E-MAIL]; 5) Telefonicznie pod numerem: [NUMER TELEFONU]; 6) Bezpośrednio w siedzibie [FIRMA] po uprzednim zgłoszeniu.3. Zgłoszenia pisemne należy przesyłać w zaklejonej kopercie z oznaczeniem "poufne".4. Możliwość zgłoszeń anonimowych za pośrednictwem: [PLATFORM/NARZĘDZIE].5. Zgłoszenie powinno zawierać: 1) Osobę, której dotyczy zgłoszenie; 2) Przedmiot naruszenia; 3) Czas i miejsce zdarzenia; 4) Dowody (jeśli istnieją); 5) Informację o chęci spotkania; 6) Dane kontaktowe sygnalisty (opcjonalnie w przypadku zgłoszeń anonimowych); 7) Dane osób pomagających w zgłoszeniu (opcjonalnie); 8) Adres do korespondencji.6. Wzór zgłoszenia - załącznik nr [NUMER ZAŁĄCZNIKA].7. W przypadku zgłoszenia potencjalnego naruszenia, nie podaje się czasu i miejsca zdarzenia.8. Środki komunikacji zapewniają poufność i integralność danych.
§ 4. 1. Osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń: [STANOWISKO/IMIĘ NAZWISKO].2. Pracownik, który otrzyma zgłoszenie, a nie jest upoważniony, przekazuje je niezwłocznie osobie upoważnionej, zachowując poufność.
§ 5. W przypadku zgłoszenia telefonicznego sporządza się notatkę.
§ 6. Zgłoszenia mogą dokonywać m.in.: pracownicy, byli pracownicy, kandydaci do pracy, wolontariusze, stażyści, praktykanci, inne osoby współpracujące z [FIRMA].
§ 7. Zachęca się do korzystania z procedury wewnętrznej w przypadku naruszeń dotyczących m.in.: [PRZYKŁADOWE NARUSZENIA].
§ 8. Zgłoszenia wpisuje się do rejestru zgłoszeń.
Rozdział 3Działania następcze
§ 9. Sygnalista jest informowany o przyjęciu zgłoszenia w ciągu [OKRES] dni.
§ 10. Osoba przyjmująca zgłoszenie może zwrócić się do sygnalisty o dodatkowe informacje.
§ 11. Osoba przyjmująca zgłoszenie decyduje o przeprowadzeniu dochodzenia/postępowania wyjaśniającego.
§ 12. Osoba przyjmująca zgłoszenie może zaangażować innych pracowników lub ekspertów.
§ 13. Po przeprowadzeniu dochodzenia sporządza się raport.
§ 14. [STANOWISKO] podejmuje odpowiednie działania.
§ 15. Sygnalista otrzymuje informację zwrotną w ciągu [OKRES] dni.
§ 16. Kanały komunikacji zapewniają poufność i integralność danych.
Rozdział 4Zgłoszenia zewnętrzne
§ 17. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane bez uprzedniego zgłoszenia wewnętrznego.
Rozdział 5Postanowienia końcowe
§ 18. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy ustawy i prawa powszechnie obowiązującego.
§ 19. Pracownicy są zapoznawani z procedurą.
§ 20. Pracownicy potwierdzają zapoznanie się z procedurą na piśmie.
§ 21. Procedura wchodzi w życie z dniem [DATA].
§ 22. Kandydaci do pracy są informowani o procedurze.
Procedura określa sposób dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa oraz następcze działania w firmie. Zgłoszenia mogą być dokonywane różnymi metodami, a każde zgłoszenie podlega odpowiedniej weryfikacji i rejestrowaniu. Istotne jest zapewnienie poufności i integralności danych.