Procedura podróży służbowych

Prawo

praca

Kategoria

regulamin

Instrukcja

Należy rozpocząć od uzupełnienia nazwy dokumentu, czyli "Procedura podróży służbowych". Następnie należy dodać ewentualną treść dodatkową, np. rozwinięcie tytułu. W kolejnym kroku należy wpisać pełną nazwę firmy, w której procedura będzie obowiązywać. W paragrafie pierwszym należy uzupełnić skróconą nazwę firmy. W paragrafie drugim należy zdefiniować pojęcia używane w procedurze, takie jak podróż służbowa, delegowany, polecenie wyjazdu służbowego (PWS), rachunek kosztów podróży (RKP) oraz osoby upoważnione. W definicji PWS należy wskazać dział odpowiedzialny za jego wystawianie. W definicji RKP należy opisać ten dokument. W definicji osób upoważnionych należy wskazać stanowisko osoby wyznaczającej te osoby. W paragrafie trzecim należy opisać procedurę związaną z wnioskiem o wyjazd służbowy. Należy wskazać numer załącznika stanowiącego wzór wniosku, osobę podpisującą wniosek, stanowisko i osobę przygotowującą wniosek dla tego stanowiska, osobę akceptującą wniosek, stanowisko sprawdzające wniosek, rodzaj sprawdzania, dane uzupełniane przez to stanowisko oraz dział, do którego trafia wniosek. Następnie należy opisać proces wypełniania i rejestracji PWS. W punkcie 6 paragrafu 3 należy wymienić wszystkie dane, jakie powinno zawierać PWS. W punkcie 7 paragrafu 3 należy określić, kto podpisuje i przekazuje PWS delegowanemu w zależności od stanowiska delegowanego. W paragrafie czwartym należy opisać procedurę przyznawania zaliczki. Należy określić rodzaje delegacji, dla których zaliczka jest przyznawana na wniosek lub w inny sposób. Należy opisać procedurę w przypadku braku możliwości przyznania zaliczki, wskazując dział sporządzający notatkę służbową i dane zawarte w notatce. Należy wskazać dział, który dokonuje wstępnej kalkulacji kosztów, okres, na jaki kalkulowana jest zaliczka, dane, na których opiera się kalkulacja, dane uwzględniane w kalkulacji, warunki uznania zaliczki za przyznaną, warunki wypłaty zaliczki, paragraf i ustęp określający termin rozliczenia zaliczki oraz konsekwencje niedotrzymania terminu. Paragrafy od 5 do 14 należy uzupełnić analogicznie do poprzednich paragrafów, opisując kolejne etapy procedury podróży służbowych. W paragrafie 15 należy wskazać przepisy stosowane w zakresie nieuregulowanym procedurą oraz datę wejścia w życie procedury. Na końcu należy wymienić załączniki do procedury.

Dane

dane, data, dział, firma, konsekwencje, nazwa skrócona, numer, okres, opis dokumentu, osoba, przepis, przyczyna, rodzaj, rodzaj sprawdzenia, stanowisko, warunki

Procedura podróży służbowych zawiera wytyczne dotyczące kierowania, odbywania i rozliczania podróży służbowych w firmie. Dokument ma na celu zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentów oraz określenie obowiązków pracowników związanych z podróżami służbowymi.

[NAZWA DOKUMENTU]

[TREŚĆ DODATKOWA - np. "Procedura związana z kierowaniem, odbywaniem i rozliczaniem krajowych i zagranicznych podróży służbowych"]

obowiązująca w [FIRMA]

 

§ 1

1. Procedura niniejsza ma na celu zapewnienie prawidłowego sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów dotyczących kierowania, odbywania i rozliczania krajowych i zagranicznych podróży służbowych pracowników w [FIRMA] (zwanym dalej [NAZWA SKRÓCONA]).

2. Procedura obowiązuje we wszystkich komórkach organizacyjnych [NAZWA SKRÓCONA] w odniesieniu do wszystkich pracowników [NAZWA SKRÓCONA], niezależnie od podstawy ich zatrudnienia.

 

§ 2

W rozumieniu niniejszej procedury:

1. Podróż służbowa – wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika.

2. Delegowany – pracownik, który otrzymał od pracodawcy polecenie realizacji zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się jego miejsce pracy.

3. Polecenie wyjazdu służbowego (zwane w dalszej części PWS) – dokument wystawiony przez [DZIAŁ] będący podstawą do odbycia podróży służbowej przez Delegowanego.

4. Rachunek kosztów podróży (zwany w dalszej części RKP) – [OPIS DOKUMENTU - np. druga część dokumentu PWS] stanowiący rozliczenie kosztów podróży i wypłaty przysługujących należności z tego tytułu, a także dowód księgowy stanowiący podstawę ujęcia wydatków z tytułu podróży w ewidencji księgowej.

5. Osoby upoważnione – osoby wyznaczone przez [STANOWISKO], do wystawiania, zatwierdzania i rozliczania dokumentów dotyczących podróży służbowych, w zakresie nadanym w upoważnieniu.

 

§ 3

1. Pracownik udający się w podróż służbową zobowiązany jest do wypełnienia wniosku stanowiącego załącznik [NUMER] do niniejszej procedury.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1 podpisuje [OSOBA]. Wniosek związany z podróżą służbową [STANOWISKO] przygotowuje i akceptuje [OSOBA].

3. Wniosek po zaakceptowaniu przez [OSOBA] przekazywany jest do [STANOWISKO], który sprawdza wniosek pod względem [RODZAJ SPRAWDZENIA], uzupełniając także informację o [DANE].

4. Wniosek jest przekazywany do [DZIAŁ]. Pracownik [DZIAŁ] wypełnia na podstawie otrzymanego wniosku druk PWS i dokonuje rejestracji polecenia wyjazdu służbowego.

5. Po zarejestrowaniu druk polecenia wyjazdu służbowego przekazywany jest do podpisu.

6. PWS powinno zawierać:

    1) [DANE];

    2) [DANE];

    3) [DANE];

    4) [DANE];

    5) [DANE];

    6) [DANE];

    7) [DANE].

7. PWS podpisuje i przekazuje delegowanemu:

    1) [OSOBA] w stosunku do podróży służbowych [STANOWISKO];

    2) [OSOBA] w stosunku do podróży służbowych [STANOWISKO];

    3) [OSOBA] w stosunku do podróży służbowych [STANOWISKO];

    4) [OSOBA] w stosunku do podróży służbowych [STANOWISKO];

    5) [OSOBA] w stosunku do podróży służbowych [STANOWISKO].

 

§ 4

1. Delegowanemu przyznawana jest zaliczka w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji wszystkich przewidywalnych kosztów podróży.

2. W przypadku delegacji [RODZAJ] zaliczka przyznawana jest na wniosek delegowanego.

3. W przypadku delegacji [RODZAJ] zaliczka przyznawana jest [WARUNKI]. W szczególnych przypadkach, gdy nie ma możliwości przyznania zaliczki (np. [PRZYCZYNA]) sporządzana jest przez pracownika [DZIAŁ] notatka służbowa, w której podawane są [DANE].

4. Wstępna kalkulacja kosztów dokonywana jest przez pracownika [DZIAŁ]. Wysokość zaliczki na poczet podróży służbowej powinna być skalkulowana w oparciu o przewidywany [OKRES] trwania podróży oraz aktualne stawki ([DANE]).

5. Wstępna kalkulacja kosztów podróży obejmuje wszystkie [DANE].

6. Za przyznanie zaliczki uznaje się [WARUNKI].

7. Zaliczka wypłacana jest [WARUNKI].

8. Zaliczka powinna zostać przez pracownika rozliczona w terminie wskazanym w § [NUMER] ust. [NUMER] niniejszej procedury. [KONSEKWENCJE].

 

§ 5 - 14

[TREŚĆ - analogiczna struktura jak w poprzednich paragrafach, z placeholderami]

 

§ 15

1. W zakresie nieuregulowanym niniejszą procedurą stosowane są przepisy [PRZEPIS].

2. Niniejsza procedura obowiązuje od dnia [DATA].

 

[ZAŁĄCZNIKI]

Dokument określa procedury związane z podróżami służbowymi pracowników w firmie, w tym wnioskowanie o podróż, delegowanie pracowników, i rozliczanie kosztów podróży. Procedura ma na celu zapewnienie przejrzystości i efektywności w organizacji podróży służbowych.