Procedura podróży służbowych

Prawo: praca

Kategoria: regulamin

Instrukcja: Należy rozpocząć od uzupełnienia nazwy dokumentu, czyli "Procedura podróży służbowych". Następnie należy dodać ewentualną treść dodatkową, np. rozwinięcie tytułu. W kolejnym kroku należy wpisać pełną nazwę firmy, w której procedura będzie obowiązywać. W paragrafie pierwszym należy uzupełnić skróconą nazwę firmy. W paragrafie drugim należy zdefiniować pojęcia używane w procedurze, takie jak podróż służbowa, delegowany, polecenie wyjazdu służbowego (PWS), rachunek kosztów podróży (RKP) oraz osoby upoważnione. W definicji PWS należy wskazać dział odpowiedzialny za jego wystawianie. W definicji RKP należy opisać ten dokument. W definicji osób upoważnionych należy wskazać stanowisko osoby wyznaczającej te osoby. W paragrafie trzecim należy opisać procedurę związaną z wnioskiem o wyjazd służbowy. Należy wskazać numer załącznika stanowiącego wzór wniosku, osobę podpisującą wniosek, stanowisko i osobę przygotowującą wniosek dla tego stanowiska, osobę akceptującą wniosek, stanowisko sprawdzające wniosek, rodzaj sprawdzania, dane uzupełniane przez to stanowisko oraz dział, do którego trafia wniosek. Następnie należy opisać proces wypełniania i rejestracji PWS. W punkcie 6 paragrafu 3 należy wymienić wszystkie dane, jakie powinno zawierać PWS. W punkcie 7 paragrafu 3 należy określić, kto podpisuje i przekazuje PWS delegowanemu w zależności od stanowiska delegowanego. W paragrafie czwartym należy opisać procedurę przyznawania zaliczki. Należy określić rodzaje delegacji, dla których zaliczka jest przyznawana na wniosek lub w inny sposób. Należy opisać procedurę w przypadku braku możliwości przyznania zaliczki, wskazując dział sporządzający notatkę służbową i dane zawarte w notatce. Należy wskazać dział, który dokonuje wstępnej kalkulacji kosztów, okres, na jaki kalkulowana jest zaliczka, dane, na których opiera się kalkulacja, dane uwzględniane w kalkulacji, warunki uznania zaliczki za przyznaną, warunki wypłaty zaliczki, paragraf i ustęp określający termin rozliczenia zaliczki oraz konsekwencje niedotrzymania terminu. Paragrafy od 5 do 14 należy uzupełnić analogicznie do poprzednich paragrafów, opisując kolejne etapy procedury podróży służbowych. W paragrafie 15 należy wskazać przepisy stosowane w zakresie nieuregulowanym procedurą oraz datę wejścia w życie procedury. Na końcu należy wymienić załączniki do procedury.

Dane: dane, data, dział, firma, konsekwencje, nazwa skrócona, numer, okres, opis dokumentu, osoba, przepis, przyczyna, rodzaj, rodzaj sprawdzenia, stanowisko, warunki

Procedura podróży służbowych zawiera wytyczne dotyczące kierowania, odbywania i rozliczania podróży służbowych w firmie. Dokument ma na celu zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentów oraz określenie obowiązków pracowników związanych z podróżami służbowymi.

[NAZWA DOKUMENTU]

[TREŚĆ DODATKOWA - np. "Procedura związana z kierowaniem, odbywaniem i rozliczaniem krajowych i zagranicznych podróży służbowych"]

obowiązująca w [FIRMA]

§ 1

1. Procedura niniejsza ma na celu zapewnienie prawidłowego sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów dotyczących kierowania, odbywania i rozliczania krajowych i zagranicznych podróży służbowych pracowników w [FIRMA] (zwanym dalej [NAZWA SKRÓCONA]).

2. Procedura obowiązuje we wszystkich komórkach organizacyjnych [NAZWA SKRÓCONA] w odniesieniu do wszystkich pracowników [NAZWA SKRÓCONA], niezależnie od podstawy ich zatrudnienia.

§ 2

W rozumieniu niniejszej procedury:

1. Podróż służbowa – wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika.

2. Delegowany – pracownik, który otrzymał od pracodawcy polecenie realizacji zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się jego miejsce pracy.

3. Polecenie wyjazdu służbowego (zwane w dalszej części PWS) – dokument wystawiony przez [DZIAŁ] będący podstawą do odbycia podróży służbowej przez Delegowanego.

4. Rachunek kosztów podróży (zwany w dalszej części RKP) – [OPIS DOKUMENTU - np. druga część dokumentu PWS] stanowiący rozliczenie kosztów podróży i wypłaty przysługujących należności z tego tytułu, a także dowód księgowy stanowiący podstawę ujęcia wydatków z tytułu podróży w ewidencji księgowej.

5. Osoby upoważnione – osoby wyznaczone przez [STANOWISKO], do wystawiania, zatwierdzania i rozliczania dokumentów dotyczących podróży służbowych, w zakresie nadanym w upoważnieniu.

§ 3

1. Pracownik udający się w podróż służbową zobowiązany jest do wypełnienia wniosku stanowiącego załącznik [NUMER] do niniejszej procedury.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1 podpisuje [OSOBA]. Wniosek związany z podróżą służbową [STANOWISKO] przygotowuje i akceptuje [OSOBA].

3. Wniosek po zaakceptowaniu przez [OSOBA] przekazywany jest do [STANOWISKO], który sprawdza wniosek pod względem [RODZAJ SPRAWDZENIA], uzupełniając także informację o [DANE].

4. Wniosek jest przekazywany do [DZIAŁ]. Pracownik [DZIAŁ] wypełnia na podstawie otrzymanego wniosku druk PWS i dokonuje rejestracji polecenia wyjazdu służbowego.

5. Po zarejestrowaniu druk polecenia wyjazdu służbowego przekazywany jest do podpisu.

6. PWS powinno zawierać:

1) [DANE];

2) [DANE];

3) [DANE];

4) [DANE];

5) [DANE];

6) [DANE];

7) [DANE].

7. PWS podpisuje i przekazuje delegowanemu:

1) [OSOBA] w stosunku do podróży służbowych [STANOWISKO];

2) [OSOBA] w stosunku do podróży służbowych [STANOWISKO];

3) [OSOBA] w stosunku do podróży służbowych [STANOWISKO];

4) [OSOBA] w stosunku do podróży służbowych [STANOWISKO];

5) [OSOBA] w stosunku do podróży służbowych [STANOWISKO].

§ 4

1. Delegowanemu przyznawana jest zaliczka w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji wszystkich przewidywalnych kosztów podróży.

2. W przypadku delegacji [RODZAJ] zaliczka przyznawana jest na wniosek delegowanego.

3. W przypadku delegacji [RODZAJ] zaliczka przyznawana jest [WARUNKI]. W szczególnych przypadkach, gdy nie ma możliwości przyznania zaliczki (np. [PRZYCZYNA]) sporządzana jest przez pracownika [DZIAŁ] notatka służbowa, w której podawane są [DANE].

4. Wstępna kalkulacja kosztów dokonywana jest przez pracownika [DZIAŁ]. Wysokość zaliczki na poczet podróży służbowej powinna być skalkulowana w oparciu o przewidywany [OKRES] trwania podróży oraz aktualne stawki ([DANE]).

5. Wstępna kalkulacja kosztów podróży obejmuje wszystkie [DANE].

6. Za przyznanie zaliczki uznaje się [WARUNKI].

7. Zaliczka wypłacana jest [WARUNKI].

8. Zaliczka powinna zostać przez pracownika rozliczona w terminie wskazanym w § [NUMER] ust. [NUMER] niniejszej procedury. [KONSEKWENCJE].

§ 5 - 14

[TREŚĆ - analogiczna struktura jak w poprzednich paragrafach, z placeholderami]

§ 15

1. W zakresie nieuregulowanym niniejszą procedurą stosowane są przepisy [PRZEPIS].

2. Niniejsza procedura obowiązuje od dnia [DATA].

[ZAŁĄCZNIKI]

Dokument określa procedury związane z podróżami służbowymi pracowników w firmie, w tym wnioskowanie o podróż, delegowanie pracowników, i rozliczanie kosztów podróży. Procedura ma na celu zapewnienie przejrzystości i efektywności w organizacji podróży służbowych.