Zarządzenie w sprawie wyznaczenia osoby upoważnionej do obsługi zgłoszeń wewnętrznych

Prawo: praca
Kategoria: zarządzenie
Instrukcja: Należy rozpocząć od uzupełnienia sygnatury zarządzenia w odpowiednim miejscu. Następnie należy wpisać podstawę prawną, na której opiera się zarządzenie. W kolejnym kroku należy podać pełną nazwę firmy. Należy wpisać datę od której osoba wyznaczona będzie pełnić funkcję koordynatora. W wyznaczonych miejscach należy wpisać imię i nazwisko koordynatora oraz imię i nazwisko osoby, która będzie go zastępować w razie nieobecności. Należy wskazać nazwę dokumentu lub procedury, która określa terminy i sposób potwierdzania zgłoszeń wewnętrznych. Należy określić organ lub jednostkę, do której koordynator będzie przekazywał niezbędne informacje. Należy podać przepis prawny regulujący terminy przechowywania dokumentacji zgłoszeń. Należy wskazać przepis prawny, w którym określone są prawa osób, których dane dotyczą. Należy podać stanowisko lub organ, z którym koordynator będzie współpracował w zakresie przetwarzania danych osobowych. Należy wskazać przepis prawny regulujący zasady ochrony danych osobowych. W odpowiednich miejscach należy ponownie wpisać pełną nazwę firmy.
Dane: data, dokument/procedura, firma, imię, nazwisko, organ/jednostka, podstawa prawna, przepis prawny, stanowisko/organ, sygnatura

Zarządzenie w sprawie wyznaczenia osoby upoważnionej do obsługi zgłoszeń wewnętrznych określa procedury i obowiązki Koordynatora, który jest odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń, komunikację z sygnalistami, zarządzanie dokumentacją oraz przestrzeganie zasad ochrony danych osobowych. Dokument definiuje też tryb nadawania uprawnień do przetwarzania danych osobowych oraz wymogi dotyczące bezstronności wyznaczonych osób.

Zarządzenie [SYGNATURA]

Działając na podstawie [PODSTAWA PRAWNA] stanowi się, co następuje:

§ 1. Wyznaczenie osoby upoważnionej

1. [FIRMA] wyznacza osobę upoważnioną do obsługi zgłoszeń wewnętrznych (dalej: Koordynator).

2. Funkcję Koordynatora od dnia [DATA] r. pełni [IMIĘ] [NAZWISKO], a w razie jego nieobecności zastępuje go [IMIĘ] [NAZWISKO].

3. Funkcje wskazane w pkt 2 powyżej będą wykonywane do momentu odwołania przez [FIRMA].

4. Do zadań Koordynatora należy:

1) Przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych i ich potwierdzanie w terminach i sposób określony w [DOKUMENT/PROCEDURA].

2) Podejmowanie działań następczych, w tym weryfikacja zgłoszenia wewnętrznego, komunikacja z sygnalistą, występowanie – w razie potrzeby – o dodatkowe informacje, przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej.

3) Komunikacja i przekazywanie niezbędnych informacji [ORGAN/JEDNOSTKA].

4) Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji zgłoszeń, w terminach określonych w [PRZEPIS PRAWNY], a także nadzór nad retencją danych osobowych.

5) Zachowanie w tajemnicy danych osobowych pozyskanych w związku ze zgłoszeniem i ich zabezpieczenie przed utratą, zniszczeniem lub dostępem osób nieuprawnionych.

6) Prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych.

7) Ewidencjonowanie zgód sygnalistów na ujawnienie ich tożsamości.

8) Nadzór nad realizacją obowiązku informacyjnego wobec sygnalisty, osoby wskazanej w zgłoszeniu lub osoby, której dotyczy zgłoszenie.

9) Prowadzenie dokumentacji wniosków w zakresie realizacji praw osób, których dane dotyczą (dotyczących praw określonych w [PRZEPIS PRAWNY]).

10) Współpraca z [STANOWISKO/ORGAN] w zakresie dotyczącym przetwarzania danych osobowych w związku z obsługą zgłoszeń sygnalistów.

11) Przestrzeganie zasad ochrony danych osobowych określonych w [PRZEPIS PRAWNY].

5. Koordynator jest upoważniony do przetwarzania danych osobowych w związku ze zgłoszeniem. Upoważnienie zostanie nadane w odrębnym trybie w formie pisemnej.

§ 2

1. [FIRMA] oświadcza, że osoba wyznaczona do pełnienia funkcji Koordynatora oraz osoba ją zastępująca została wybrana w oparciu o kryterium bezstronności.

2. Koordynator wnioskuje do [FIRMA] o zmianę osoby wyznaczonej do obsługi zgłoszeń wewnętrznych, jeżeli w ramach prowadzonego konkretnego postępowania Koordynator pozostawałby w takiej relacji z sygnalistą, która może wywołać wątpliwości co do jej bezstronności. Dotyczy to także innych okoliczności mogących wpłynąć na bezstronność osoby wyznaczonej do obsługi zgłoszeń.

§ 3

1. Zarządzenie obowiązuje od chwili podpisania.

2. Wszystkie zmiany niniejszego Zarządzenia, w szczególności w zakresie osoby wyznaczonej do pełnienia funkcji Koordynatora, wymagają zmiany niniejszego Zarządzenia.

Zarządzenie wprowadza funkcję Koordynatora do obsługi zgłoszeń wewnętrznych w firmie, określając szczegółowe obowiązki i procedury działania. Dokument reguluje także kwestie dotyczące bezstronności wyznaczonych osób oraz procedury zmiany Koordynatora. Zarządzenie obowiązuje od momentu podpisania.