Instrukcja archiwalna

Załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr 123/2023

Dyrektora Muzeum Narodowego w Warszawie

z dnia 15.03.2023 r.

Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego

Muzeum Narodowego w Warszawie

(nazwa instytucji)

Rozdział 1

Przepisy ogólne

§1

Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Muzeum Narodowego w Warszawie (nazwa instytucji), zwana dalej „instrukcją archiwalną”, określa:

1) organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego;

2) postępowanie w archiwum zakładowym z wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych.

§2

1. Dokumentacja przekazywana do archiwum zakładowego i w niej przechowywana musi być zakwalifikowana do właściwych kategorii archiwalnych.

2. Podstawą kwalifikacji archiwalnej są jednolite rzeczowe wykazy akt obowiązujące w czasie, gdy dokumentacja powstawała i była gromadzona, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.

3. W uzasadnionych przypadkach dyrektor właściwego archiwum państwowego może dokonać zmiany kategorii archiwalnej dokumentacji.

Rozdział 2

Wyjaśnienie pojęć używanych w instrukcji

§3

Użyte w instrukcji archiwalnej określenia oznaczają:

1) archiwista – pracownika lub pracowników Muzeum Narodowego w Warszawie realizujących zadania archiwum zakładowego;

2) Dyrektor – Dyrektora Muzeum Narodowego w Warszawie, osobę przez niego upoważnioną do realizacji jego obowiązków lub osobę go zastępującą;

3) informatyczny nośnik danych – materiał lub urządzenie służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci elektronicznej, na którym zapisano w postaci elektronicznej dokumentację odzwierciedlającą przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw w Muzeum Narodowym w Warszawie;

4) Muzeum Narodowe w Warszawie – Muzeum Narodowe w Warszawie (pełna nazwa instytucji kultury);

5) prowadzący sprawę – osobę załatwiającą merytorycznie daną sprawę, realizującą w tym zakresie przewidziane czynności kancelaryjne, w szczególności rejestrowanie sprawy, przygotowanie projektów pism w sprawie, dbanie o terminowość załatwiania spraw i kompletowanie akt sprawy lub grupowanie dokumentacji nietworzącej akt sprawy;

6) skład informatycznych nośników danych – uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych, na których jest zapisana dokumentacja w postaci elektronicznej przychodząca i powstająca w związku z załatwianiem spraw w Muzeum Narodowym w Warszawie;

7) teczka aktowa – materiał biurowy używany do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej;

8) właściwe archiwum państwowe – archiwum państwowe właściwe dla siedziby Muzeum Narodowego w Warszawie; właściwość terytorialną archiwów państwowych określa załącznik Nr 5 do rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 174).

Rozdział 3

Organizacja i zadania archiwum zakładowego

§4

W Muzeum Narodowym w Warszawie działa archiwum zakładowe, którego usytuowanie w strukturze organizacyjnej określa regulamin Muzeum Narodowego w Warszawie.

§5

Archiwum zakładowe gromadzi i przechowuje wszelką dokumentację spraw zakończonych ze wszystkich komórek organizacyjnych Muzeum Narodowego w Warszawie oraz dokumentację przejętą po wcześniej działających jednostkach organizacyjnych.

§6

Do zakresu działania archiwum zakładowego należy:

1) przejmowanie dokumentacji:

a) spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych,

b) ze składów informatycznych nośników danych, których zawartości nie wydrukowano;

2) przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji;

3) przeprowadzanie skontrum dokumentacji;

4) porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym;

5) udostępnianie przechowywanej dokumentacji;

6) wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej;

7) przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwania w dokumentacji informacji na temat Jana Kowalskiego czy określonej problematyki;

8) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu;

9) przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania do właściwego archiwum państwowego (punkt wprowadzają te instytucje, które zostały ustalone przez właściwe archiwa państwowe jako wytwarzające materiały archiwalne);

10) sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym;

11) doradzanie pracownikom i komórkom organizacyjnym (we współdziałaniu z koordynatorem czynności kancelaryjnych, o ile został wskazany) w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją.

§7

1. Nadzór ogólny nad przestrzeganiem przepisów instrukcji archiwalnej sprawuje Dyrektor.

2. Nadzór bieżący nad archiwistą sprawuje jego bezpośre