Instrukcja archiwalna

Załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr 12/2023

Dyrektor Generalny

z dnia 24.05.2023 r.

Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego

Firma "Przykładowa Sp. z o.o."

Rozdział 1

Przepisy ogólne

§1

Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Firma "Przykładowa Sp. z o.o.", zwana dalej „instrukcją archiwalną”, określa:

1) organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego;

2) postępowanie w archiwum zakładowym z wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych.

§2

1. Dokumentacja przekazywana do archiwum zakładowego i w niej przechowywana musi być zakwalifikowana do właściwych kategorii archiwalnych.

2. Podstawą kwalifikacji archiwalnej są jednolite rzeczowe wykazy akt obowiązujące w czasie, gdy dokumentacja powstawała i była gromadzona, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.

3. W uzasadnionych przypadkach Dyrektor Naczelny właściwego archiwum państwowego może dokonać zmiany kategorii archiwalnej dokumentacji.

Rozdział 2

Wyjaśnienie pojęć używanych w instrukcji

§3

Użyte w instrukcji archiwalnej określenia oznaczają:

1) archiwista – pracownika lub pracowników Firma "Przykładowa Sp. z o.o." realizujących zadania archiwum zakładowego;

2) Dyrektor Generalny – Dyrektor Generalny Firma "Przykładowa Sp. z o.o.", osobę przez niego upoważnioną do realizacji jego obowiązków lub osobę go zastępującą;

3) informatyczny nośnik danych – materiał lub urządzenie służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci elektronicznej, na którym zapisano w postaci elektronicznej dokumentację odzwierciedlającą przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw w Firma "Przykładowa Sp. z o.o.";

4) Firma "Przykładowa Sp. z o.o." – Firma "Przykładowa Sp. z o.o.";

5) prowadzący sprawę – osobę załatwiającą merytorycznie daną sprawę, realizującą w tym zakresie przewidziane czynności kancelaryjne, w szczególności rejestrowanie sprawy, przygotowanie projektów pism w sprawie, dbanie o terminowość załatwiania spraw i kompletowanie akt sprawy lub grupowanie dokumentacji nietworzącej akt sprawy;

6) skład informatycznych nośników danych – uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych, na których jest zapisana dokumentacja w postaci elektronicznej przychodząca i powstająca w związku z załatwianiem spraw w Firma "Przykładowa Sp. z o.o.";

7) teczka aktowa – materiał biurowy używany do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej;

8) właściwe archiwum państwowe – archiwum państwowe właściwe dla siedziby Firma "Przykładowa Sp. z o.o."; właściwość terytorialną archiwów państwowych określa załącznik Nr 5 do rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. z 2015 r. poz. 1740).

Rozdział 3

Organizacja i zadania archiwum zakładowego

§4

W Firma "Przykładowa Sp. z o.o." działa archiwum zakładowe, którego usytuowanie w strukturze organizacyjnej określa regulamin Firma "Przykładowa Sp. z o.o.".

§5

Archiwum zakładowe gromadzi i przechowuje wszelką dokumentację spraw zakończonych ze wszystkich komórek organizacyjnych Firma "Przykładowa Sp. z o.o." oraz dokumentację przejętą po wcześniej działających jednostkach organizacyjnych.

§6

Do zakresu działania archiwum zakładowego należy:

1) przejmowanie dokumentacji:

a) spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych,

b) ze składów informatycznych nośników danych, których zawartości nie wydrukowano;

2) przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji;

3) przeprowadzanie skontrum dokumentacji;

4) porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym;

5) udostępnianie przechowywanej dokumentacji;

6) wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej;

7) przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwania w dokumentacji informacji na temat Jana Kowalskiego, awarii serwera czy problemu z dostawą materiałów;

8) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu;

9) przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania do właściwego archiwum państwowego (punkt wprowadzają te instytucje, które zostały ustalone przez właściwe archiwa państwowe jako wytwarzające materiały archiwalne);

10) sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym;

11) doradzanie pracownikom i komórkom organizacyjnym (we współdziałaniu z koordynatorem czynności kancelaryjnych, o ile został wskazany) w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją.

§7

4. Nadzór ogólny nad przestrzeganiem przepisów instrukcji archiwalnej sprawuje Dyrektor Generalny.

5. Nadzór bieżący nad archiwistą sprawuje jego bezpośredni przełożony.

Rozdział 4

Obsada archiwum zakładowego

§8

1. Archiwista odpowiedzialny jest za realizację zadań archiwum zakładowego, o których mowa w § 6.

2. Liczba pracowników archiwum zakładowego musi umożliwiać sprawną realizację zadań archiwum zakładowego.

3. W przypadku zatrudnienia w archiwum zakładowym co najmniej dwóch archiwistów wyznacza się spośród nich osobę koordynującą prace archiwum zakładowego.

4. Firma "Przykładowa Sp. z o.o." może korzystać ze wsparcia innych wyspecjalizowanych firm "Archiwizacja XYZ" w zakresie wykonywania zadań, o których mowa w § 6 ust. 1 pkt 3, 4, 8, 9, 10 i 11 instrukcji archiwalnej.

§9

1. Archiwista powinien posiadać co najmniej wykształcenie średnie i przeszkolenie archiwalne (co najmniej kurs archiwalny pierwszego stopnia) lub wykształcenie wyższe ze specjalizacją archiwalną (archiwistyczną), lub wykształcenie wyższe i przeszkolenie archiwalne (co najmniej kurs archiwalny pierwszego stopnia).

2. Archiwista powinien wykazać się znajomością systemów kancelaryjnych, według których była i jest prowadzona dokumentacja w Firma "Przykładowa Sp. z o.o.".

3. Archiwista ma prawo do ubrania ochronnego, w szczególności fartucha, rękawiczek bawełnianych i maseczek z filtrem.

4. Archiwista powinien stale pogłębiać swoje kwalifikacje zawodowe.

§ 10

W przypadku zmiany na stanowisku archiwisty lub osoby koordynującej pracę archiwum zakładowego przekazanie archiwum zakładowego nowemu archiwiście lub osobie koordynującej odbywa się protokolarnie.

Rozdział 5

Lokal archiwum zakładowego

§ 11

1. Na lokal archiwum zakładowego składają się pomieszczenia, pełniące funkcję magazynów, w których przechowuje się dokumentację, oraz pomieszczenia biurowe umożliwiające pracę archiwistom i osobom korzystającym z dokumentacji na miejscu.

2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach dopuszcza się zorganizowanie pomieszczenia biurowego oraz pomieszczenia umożliwiającego korzystanie z dokumentacji na miejscu w pomieszczeniach pełniących funkcję magazynów, jeżeli mają one okna.

§ 12

Magazyny archiwum zakładowego powinny być zorganizowane w sposób zapewniający zabezpieczenie przechowywanej w nich dokumentacji przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, w szczególności magazyny te powinny:

1) być usytuowane w pomieszczeniach składających się z elementów konstrukcyjnych o odpowiedniej nośności;

2) być suche i zapewniać właściwą temperaturę w ciągu roku;

3) mieć skuteczną wentylację i sprawną instalację elektryczną;

4) być zabezpieczone przed włamaniem co najmniej za pomocą wzmocnionych drzwi z minimum dwoma zamkami, w tym jednym o skomplikowanym systemie otwierania, plombowanych po zakończeniu pracy w danym dniu;

5) być zabezpieczone przed pożarem przez co najmniej system wykrywania ognia i dymu oraz dzięki gaśnicom odpowiednim do potencjalnego źródła pożaru;

6) być zabezpieczone przed bezpośrednim działaniem promieni słonecznych przez zastosowanie w oknach zasłon, żaluzji, szyb lub folii chroniących przed promieniowaniem UV;

7) zapewniać możliwość stałego dostępu do całości przechowywanej dokumentacji, bez potrzeby przemieszczania części dokumentacji w celu dotarcia do innej;

8) mieć oświetlenie zapewniające odpowiednią widoczność, bez potrzeby korzystania z przenośnego źródła światła;

9) być ponumerowane, jeżeli jest więcej niż jeden magazyn.

§ 13

1. Magazyny archiwum zakładowego wyposaża się w:

1) ponumerowane regały metalowe stacjonarne lub przesuwne (jezdne), zabezpieczone przed korozją, przy czym regały stacjonarne powinny być usytuowane prostopadle do okien oraz oddalone od ścian minimum 70 cm, z przejściem między nimi minimum 80 cm, o wysokości i szerokości półek dostosowanej do rozmiaru dokumentacji, z odstępem od sufitu i podłogi;

2) drabinki lub schodki umożliwiające lepszy dostęp do wyżej usytuowanych półek;

3) sprzęt do pomiaru temperatury i wilgotności powietrza;

4) podręczny sprzęt gaśniczy;

5) schemat topograficzny rozmieszczenia dokumentacji, umieszczony w widocznym miejscu.

2. Numerowanie regałów, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, polega na nadaniu unikatowej liczby rzymskiej regałom i unikatowej liczby arabskiej poszczególnym półkom w obrębie regału.

3. W magazynach archiwum zakładowego:

1) nie mogą znajdować się przedmioty i urządzenia inne niż bezpośrednio związane z przechowywaniem i zabezpieczaniem dokumentacji;

2) nie wolno stosować farb i lakierów zawierających rozpuszczalniki organiczne, a zwłaszcza benzenu, toluenu i ksylenu;

3) nie mogą znajdować się rury i przewody wodociągowe, kanalizacyjne, centralnego ogrzewania, chyba że sposób ich zabezpieczenia nie zagraża przechowywanej dokumentacji;

4) jako źródeł światła sztucznego należy używać oświetlenia o obniżonej emisji promieniowania UV, przy czym maksymalne natężenie światła nie może przekraczać 50 luksów;

5) posadzka powinna być wykonana z powłoki niepylącej, łatwej do utrzymania w czystości (w szczególności linoleum, wykładzina);

6) należy utrzymywać warunki wilgotności i temperatury określone w załączniku Nr 1 do instrukcji archiwalnej;

7) należy rejestrować codziennie warunki wilgotności i temperatury, a wyniki kontrolować przynajmniej 2 razy w tygodniu;

8) należy regularnie sprzątać, tak aby chronić dokumentację przed kurzem, infekcją grzybów oraz zniszczeniami powodowanymi przez gryzonie i insekty.

§ 14

Wstęp do lokalu archiwum zakładowego jest możliwy wyłącznie w obecności archiwisty.

Rozdział 6

Wykorzystanie funkcjonalności systemu teleinformatycznego w obsłudze archiwum zakładowego

§ 15

Realizacja zadań archiwum zakładowego może być wspierana funkcjonalnościami systemu teleinformatycznego, w szczególności w zakresie:

1) sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego, ich przesyłania, a także w celu sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym;

2) prowadzenia ewidencji dokumentacji w archiwum zakładowym;

3) prowadzenia ewidencji udostępniania dokumentacji;

4) sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji w związku z procedurą brakowania dokumentacji niearchiwalnej;

5) sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji w związku z procedurą przekazywania materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego (punkt wprowadzają te instytucje, które zostały ustalone przez właściwe archiwa państwowe jako wytwarzające materiały archiwalne).

§ 16

Archiwista może wykorzystywać system teleinformatyczny w zakresie:

1) prowadzenia ewidencji wyników pomiaru temperatury i wilgotności powietrza w magazynach archiwum zakładowego;

2) informowania o dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym.

§ 17

1. System teleinformatyczny może być stosowany do realizacji zadań, o których mowa w § 15 i 16, jeżeli jest zabezpieczony:

1) przed wprowadzeniem zmian przez osoby nieupoważnione;

2) przed utratą co najmniej przez sporządzanie kopii zabezpieczającej na odrębnym informatycznym nośniku danych, nie później niż 24 godziny po zmianie treści tych danych, ale nie rzadziej niż raz na tydzień.

2. Kopie zabezpieczające wykonuje się kolejno co najmniej na dwóch rożnych informatycznych nośnikach danych, tak aby Firma "Przykładowa Sp. z o.o." stale dysponowała co najmniej dwoma nośnikami umożliwiającymi odzyskanie danych.

3. Wymagania określone w ust. 1 uważa się za spełnione, jeśli dla Firma "Przykładowa Sp. z o.o." została opracowana i wdrożona polityka zarządzania bezpieczeństwem informacji, w której określono wymagania bezpieczeństwa zgodne z PN-ISO/IEC 27001:2017-06 lub nowszą.

Rozdział 7

Przyjmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego

§ 18

1. Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego następuje w trybie i na warunkach określonych w instrukcji kancelaryjnej.

2. Poszczególne komórki organizacyjne przekazują dokumentację do archiwum zakładowego według harmonogramu ustalonego z archiwistą.

3. Przekazywanie dokumentacji odbywa się na podstawie odpowiedniego spisu zdawczo-odbiorczego.

§ 19

1. Archiwista może odmówić przyjęcia dokumentacji, jeżeli:

1) dokumentacja nie została uporządkowana w sposób określony w instrukcji kancelaryjnej;

2) spisy zdawczo-odbiorcze zawierają błędy merytoryczne lub formalne;

3) dokumentacja nie odpowiada spisom zdawczo-odbiorczym.

2. O powodach odmowy przejęcia dokumentacji archiwista powiadamia Dyrektora Generalnego.

Rozdział 8

Ewidencja dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym

§ 20

Po przyjęciu dokumentacji w postaci papierowej lub na informatycznych nośnikach danych archiwista kolejno:

1) weryfikuje i podpisuje spis zdawczo-odbiorczy, a następnie rejestruje w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych (przykładową wizualizację wykazu zawiera załącznik Nr 2 do instrukcji archiwalnej), zawierającym co najmniej następujące elementy:

a) liczbę stanowiącą kolejny numer spisu zdawczo-odbiorczego,

b) datę przejęcia dokumentacji przez archiwum zakładowe,

c) nazwę komórki organizacyjnej oraz działu przekazującej dokumentację,

d) nazwę komórki organizacyjnej lub działu, które dokumentację wytworzyły lub zgromadziły, jeżeli jest ona inna niż nazwa komórki organizacyjnej lub działu przekazujących dokumentację,

e) liczbę pozycji w spisie,

f) liczbę teczek lub tomów teczek w spisie;

2) nanosi w prawym górnym rogu w spisie zdawczo-odbiorczym numer tego spisu wynikający z wykazu spisów;

3) przekazuje pracownikowi zdającemu dokumentację podpisany przez siebie pierwszy egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego;

4) nanosi w lewym dolnym rogu każdej teczki aktowej sygnaturę, czyli numer spisu zdawczo-odbiorczego łamany przez numer pozycji teczki w spisie, przy czym gdy teczka dzieli się na tomy, nanosi identyczną sygnaturę na każdy tom teczki, a jeżeli teczki włożono do pudełka, to na pudełku nanosi skrajne sygnatury teczek aktowych umieszczonych w pudełku;

5) dla każdej pozycji przekazanego spisu zdawczo-odbiorczego przyporządkowuje informację o lokalizacji przekazanej dokumentacji w archiwum zakładowym;

6) odkłada egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego do odpowiednich zbiorów.

§ 21

1. Archiwista prowadzi dwa zbiory spisów zdawczo-odbiorczych:

1) zbiór pierwszy na drugie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych w układzie wynikającym z kolejności wpisu do wykazu spisów zdawczo-odbiorczych;

2) zbiór drugi na trzecie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych w układzie według działów przekazujących dokumentację.

2. Archiwista nie tworzy drugiego zbioru na trzecie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych, jeżeli wykorzystuje do realizacji zadań archiwum zakładowego funkcjonalności systemu teleinformatycznego.

Rozdział 9

Przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym

§ 22

1. Dokumentację w postaci papierowej i informatyczne nośniki danych układa się w archiwum zakładowym w sposób zapewniający ich ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, pozwalający na efektywne wykorzystanie miejsca w archiwum zakładowym, przy czym odrębnie przechowuje się:

1) materiały archiwalne/dokumentację niearchiwalną kategorii A;

2) dokumentację osobową;

3) dokumentację księgową;

4) dokumentację techniczną;

5) informatyczne nośniki danych ze składu tych nośników;

6) dokumentację wartościową (np. akcje, obligacje) lub wymagające innych warunków przechowywania lub zabezpieczenia (np. plany, mapy, fotografie).

2. Teczki aktowe, w szczególności z dokumentacją o długim okresie przechowywania, można umieścić dodatkowo w pudełkach archiwalnych wykonanych z tektury bezkwasowej.

§ 23

1. Co najmniej raz na kwartał dokonuje się przeglądu informatycznych nośników danych i wykonuje ich kopie bezpieczeństwa.

2. Kopie bezpieczeństwa powinny być przechowywane w sposób umożliwiający ich szybkie odnalezienie w przypadku niemożności odczytania zapisu na informatycznym nośniku danych, na którym pierwotnie zapisano dokumentację elektroniczną.

3. Kopie bezpieczeństwa mogą być zapisywane na jednym nośniku pod warunkiem zabezpieczenia danych przed utratą na wypadek awarii tego nośnika.

4. Jeśli nie jest możliwe wykonanie kopii bezpieczeństwa ze względu na uszkodzenie nośnika, odnotowuje się to w aktach sprawy, z którymi powiązany jest nośnik, podając:

1) datę stwierdzenia uszkodzenia nośnika;

2) imię i nazwisko osoby sporządzającej adnotację;

3) informację umożliwiającą jednoznaczne wskazanie uszkodzonego nośnika.

§ 24

1. Dokumentacja w postaci papierowej zgromadzona w archiwum zakładowym jest poddawana okresowemu przeglądowi w celu jej konserwacji oraz wymiany zużytych i zniszczonych teczek czy pudełek na nowe.

2. W przypadku posiadania w archiwum zakładowym dokumentacji uszkodzonej lub częściowo zniszczonej poddaje się ją naprawie w porozumieniu z Archiwum państwowym.

§ 25

W przypadku stwierdzenia utraty dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym, włamania do magazynów, ich zalania lub zniszczenia w inny sposób Dyrektor Generalny powiadamia o tym właściwe organy ścigania.

Rozdział 10

Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym

§ 26

Skontrum dokumentacji polega na:

1) porównaniu zapisów w środkach ewidencyjnych ze stanem faktycznym dokumentacji w archiwum zakładowym;

2) stwierdzeniu i wyjaśnieniu różnic między zapisami w środkach ewidencyjnych a stanem faktycznym dokumentacji oraz ustaleniu ewentualnych braków.

§ 27

1. Skontrum dokumentacji przeprowadza – na polecenie Dyrektora Generalnego lub na wniosek Dyrektora Naczelnego właściwego archiwum państwowego – komisja skontrowa składająca się z co najmniej 3 członków.

2. Liczbę członków komisji skontrowej oraz jej skład osobowy ustala Dyrektor Generalny.

3. Z przeprowadzonego skontrum komisja sporządza protokół, który powinien zawierać co najmniej:

1) spis braków dokumentacji i wnioski w tej sprawie;

2) spisy dokumentacji, która nie była ujęta w środkach ewidencyjnych, a była przechowywana w archiwum zakładowym;

3) podpisy członków komisji.

§ 28

Do porządkowania dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym, przyjętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym, stosuje się odpowiednio przepisy instrukcji kancelaryjnej dotyczące porządkowania dokumentacji, przy czym sposób porządkowania uzgadnia się z właściwym archiwum państwowym, jeżeli dokumentacja nie narastała i nie była tworzona w systemie kancelaryjnym bezdziennikowym.

Rozdział 11

Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym

§ 29

1. Dokumentację w postaci papierowej i ze składu informatycznych nośników danych udostępnia się:

1) na miejscu lub

2) przez jej wypożyczenie, z zastrzeżeniem § 30, lub

3) w formie kopii tej dokumentacji, w tym kopii uwierzytelnionych, lub

4) przez przekazanie informacji o treści zawartej w dokumentacji.

2. Przy wypożyczeniu dokumentacji można wykonać jej kopię zastępczą i zachować ją w archiwum zakładowym do czasu zwrotu dokumentacji.

3) Kopie dokumentacji mogą być wypożyczane jedynie na podstawie pisemnej zgody Dyrektora Generalnego.

§ 30

Nie wolno wypożyczać poza archiwum zakładowe dokumentacji o znacznym stopniu uszkodzenia, dokumentacji zastrzeżonej przez przekazującego ją pracownika oraz środków ewidencyjnych archiwum zakładowego.

§ 31

1. Udostępnienie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym odbywa się na podstawie wniosku zawierającego:

1) datę;

2) nazwę wnioskującego;

3) opis dokumentacji będącej przedmiotem wniosku o udostępnienie przez zamieszczenie co najmniej:

a) informacji o nazwie działu, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała,

b) informacji z wykazu akt, jeżeli był stosowany w obsłudze dokumentacji,

c) daty dokumentacji;

4) informację o sposobie udostępnienia;

5) imię, nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostępnienie;

6) w przypadku osób spoza Firma "Przykładowa Sp. z o.o.":

a) cel,

b) uzasadnienie.

2. Do udostępnienia dokumentacji pracownikowi Firma "Przykładowa Sp. z o.o." jest wymagana zgoda kierownika działu, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała do archiwum zakładowego. W przypadku gdy nie ma takiej możliwości, zgodę wydaje Dyrektor Generalny.

3. Do udostępnienia dokumentacji osobom spoza Firma "Przykładowa Sp. z o.o." jest wymagane zezwolenie Dyrektora Generalnego.

§ 32

1. Korzystający z dokumentacji ponosi pełną odpowiedzialność za stan udostępnianej dokumentacji.

2. Niedopuszczalne jest:

1) usuwanie pojedynczych kartek i zszywek przez korzystającego z udostępnianej dokumentacji;

2) udostępnianie dokumentacji innym osobom, podmiotom lub pracownikom bez wiedzy archiwisty;

3) nanoszenie adnotacji i uwag na dokumentację.

§ 33

1. Archiwista sprawdza stan udostępnianej dokumentacji przed jej udostępnieniem oraz po jej zwrocie.

2. W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń zwracanej dokumentacji albo stwierdzenia zniszczenia udostępnionej dokumentacji archiwista sporządza protokół, w którym zamieszcza w szczególności następujące informacje:

1) datę sporządzenia;

2) imię i nazwisko osoby, która wypożyczyła lub uszkodziła dokumentację;

3) opis uszkodzenia lub zniszczenia.

3. Na podstawie protokołu Dyrektor Generalny zarządza postępowanie wyjaśniające.

§ 34

Archiwista odnotowuje każde udostępnienie dokumentacji, z podaniem daty udostępnienia, a w przypadku jej wypożyczenia poza archiwum zakładowe – także daty zwrotu do archiwum zakładowego.

Rozdział 12

Wycofanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego

§ 35

W przypadku wznowienia na stanowisku pracy sprawy, której dokumentacja została już przekazana do archiwum zakładowego, archiwista na wniosek pracownika wycofuje ją z archiwum zakładowego i przekazuje do tego miejsca pracy.

§ 36

1. Wycofanie dokumentacji w postaci papierowej z archiwum zakładowego polega na:

1) przyporządkowaniu informacji o dacie i numerze protokołu wycofania do pozycji spisu zdawczo-odbiorczego, w którym ujęta jest wycofywana dokumentacja;

2) sporządzeniu protokołu z wycofania dokumentacji z ewidencji archiwum zakładowego, zawierającego:

a) datę wycofania,

b) numer protokołu,

c) nazwę działu, do której dokumentację wycofano,

d) opis teczki aktowej lub temat sprawy,

e) sygnaturę teczki aktowej.

2. W trakcie przekazywania wycofywanej dokumentacji w postaci papierowej z archiwum zakładowego do działu protokół podpisują archiwista i kierownik działu.