Procedura zgłoszeń wewnętrznych

Procedura przyjmowania wewnętrznych zgłoszeń naruszenia prawa od sygnalistów w podmiocie prywatnym

Zgłoszenia są rozpatrywane w ramach procedury

1. Zgłoszenie może dotyczyć uzasadnionego podejrzenia dotyczącego zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w naszej organizacji lub próby ukrycia takiego naruszenia prawa.

2. Poniższe zasady dotyczą sposobu zgłaszania oraz rozpatrywania przez nas zgłoszeń naruszeń prawa, które dotyczą:

• korupcji;

• zamówień publicznych;

• usług, produktów i rynków finansowych;

• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

• ochrony środowiska;

• ochrony prywatności i danych osobowych;

• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

• interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

• rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

• naszych regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych.

Sposób przekazania zgłoszenia

1. Zgłoszenie może być dokonane:

1. na ul. Kwiatowa 1, 00-000 Warszawa z dopiskiem "Zgłoszenie Sygnalisty"

2. poprzez e-mail na [email protected]

3. poprzez naszą elektroniczną skrzynkę podawczą lub https://firma.pl/zgloszenia

4. za pośrednictwem przeznaczonego do tego formularza internetowego pod https://firma.pl/formularz-zgloszenia

5. ustnie - telefonicznie lub elektroniczne poprzez komunikator Skype: firma.zgloszenia

6. ustnie podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania od Anny Kowalskiej wniosku o taką formę zgłoszenia.

2. Za Anną Kowalską zgodą zgłoszenie ustne będzie dokumentowane w formie:

1. nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub

2. dokładnej transkrypcji rozmowy, lub

3. protokołu rozmowy, odtwarzającego jego dokładny przebieg.

3. W przypadku zgody na udokumentowanie ustnego zgłoszenia, Anna Kowalska może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia transkrypcji rozmowy lub protokołu rozmowy przez ich podpisanie.

4. Można także dokonać zgłoszenia zewnętrznego, tzn. bezpośrednio do Rzecznika Praw Obywatelskich lub innego organu publicznego, którego właściwość obejmuje podejmowanie odpowiednich działań następczych obejmujących przedmiot zgłoszenia, bez uprzedniego przekazania nam zgłoszenia wewnętrznego.

5. W stosownych przypadkach zgłoszenia zewnętrzne mogą być dokonywane także do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Kto może być sygnalistą

1. Sygnalistą może być każda osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym pracownik, współpracownik, stażysta, wolontariusz, były pracownik, itp. Dotyczy to także przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Firma Sp. z o.o. lub na rzecz tego podmiotu, lub już po ich ustaniu.

Zgłoszenia anonimowe

Anna Kowalska ma możliwość dokonania zgłoszenia anonimowego. Jeżeli Anna Kowalska chce otrzymywać informacje zwrotne, dotyczące zgłoszenia, należy podać w treści zgłoszenia adres e-mail (np. [email protected]). W takim wypadku nie będziemy podejmować dodatkowych działań, w celu pośredniej identyfikacji na podstawie podanych danych kontaktowych. Postanowienia Procedury, w tym tryb rozpatrywania zgłoszenia dla zgłoszeń anonimowych są takie same, jak dla zgłoszeń, w których została wskazana tożsamość sygnalisty.

Treść zgłoszenia

Zgłoszenie powinno zawierać co najmniej następujące informacje:

1. szczegółowy opis zgłaszanego naruszenia prawa;

2. dowody na poparcie zgłoszenia (jeśli są dostępne);

Jan Kowalski, adres e-mail do otrzymywania informacji zwrotnej. Jeżeli Jan Kowalski decyduje się zgłosić naruszenie prawa anonimowo, nie wymagamy żadnych danych. Dane kontaktowe proszę podać jedynie wówczas, gdy Jan Kowalski chce otrzymywać informacje zwrotne dotyczące zgłoszenia.

Jeżeli zgłoszenie nie będzie zawierać niezbędnych informacji, możemy pozostawić je bez rozpatrzenia lub wezwać Jana Kowalskiego do jego uzupełnienia, o ile w zgłoszeniu zostaną podane dane kontaktowe.

Ochrona Sygnalisty

1. Jako Sygnalista, Jan Kowalski podlega ochronie określonej w przepisach ustawy o ochronie sygnalistów, od chwili dokonania zgłoszenia.

2. Zapewniamy ochronę Sygnalistów poprzez:

1. ochronę Jana Kowalskiego tożsamości, chyba że otrzymamy od Jana Kowalskiego wyraźną zgodę na ujawnienie Jana Kowalskiego danych;

2. jeżeli zgłoszenie dotyczy innych osób, zapewnimy także ochronę poufności ich tożsamości;

3. udział w procesie rozpatrywania bezstronnych osób, które zostały zobligowane do zachowania poufności, także po ustaniu stosunku pracy lub zakończeniu współpracy;

4. zapewnienie, że dostęp do Jana Kowalskiego danych oraz dokumentacji związanej ze zgłoszeniem, będą miały tylko uprawnione osoby, które zostały przeszkolone w zakresie zapewnienia ochrony sygnalistów;

5. ochronę przed działaniami odwetowymi, w tym groźbami przed takimi działaniami, w związku z dokonanym zgłoszeniem.

3. W przypadku podjęcia wobec Jana Kowalskiego działań odwetowych, Jan Kowalski ma prawo do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie) lub prawo do zadośćuczynienia.

4. Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

5. Postanowienia umów o pracę oraz innych aktów, na podstawie których powstaje stosunek pracy lub które kształtują prawa i obowiązki stron stosunku pracy, w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub przewidują stosowanie środków odwetowych, są nieważne.

6. Postanowienia umów oraz innych aktów, na podstawie których jest świadczona praca lub usługi, są dostarczane towary lub jest dokonywana sprzedaż, innych niż wymienione w punkcie poprzednim, w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub przewidują stosowanie środków odwetowych, są nieważne.

7. Środki ochrony sygnalisty opisane w Procedurze oraz przepisach, dotyczą także:

1. osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą,

2. firmy X lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej.

Informacje zwrotne oraz kontakt w związku z przyjęciem zgłoszenia

1. Pod warunkiem podania przez Jana Kowalskiego danych kontaktowych w zgłoszeniu oraz braku sprzeciwu na kontakt zwrotny:

1. potwierdzimy przyjęcie zgłoszenia na podany adres e-mail, a informacje przekażemy niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia;

2. przekażemy informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, a w przypadku uprzedniego nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia informację zwrotną przekażemy w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia;

3. jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa, poinformujemy o odstąpieniu od jego rozpatrywania oraz przyczynie odstąpienia;

4. poinformujemy jeżeli odstąpimy od podjęcia działań następczych, podając uzasadnienie odstąpienia;

5. przekażemy ostateczny wynik naszych działań następczych realizowanych na skutek zgłoszenia.

2. Informacji o przyjęciu zgłoszenia nie przekażemy, jeżeli będziemy mieli uzasadnione podstawy sądzić, że takie działanie zagroziłoby ochronie poufności Jana Kowalskiego tożsamości.

3. Możemy zwrócić się do Jana Kowalskiego, na podany adres e-mail, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w Jana Kowalskiego posiadaniu – podanie ich jest dobrowolne, ale może mieć wpływ na możliwość skutecznego przeprowadzenia działań następczych.

Sposób postępowania z otrzymanymi zgłoszeniami

1. Zgłoszenia naruszeń prawa są weryfikowane przez Radcę Prawnego, wchodzącego w skład Działu Prawnego, w zakresie wiarygodności zgłoszenia oraz naszej odpowiedzialności za jego rozpatrzenie i przeprowadzanie działań następczych.

2. Po przyjęciu zgłoszenia Dział Prawny rozpoczyna działania następcze.

3. Osoby, których dotyczy zgłoszenie są wyłączane z postępowania. Ich miejsce może zająć inna upoważniona przez naszą organizację osoba.

4. W ramach postępowania, możemy zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się do Jana Kowalskiego o udzielenie dodatkowych wyjaśnień.

5. Jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu naszego działania, podejmiemy dalsze kroki w celu zbadania sprawy i naprawienia naruszenia prawa. W szczególności możemy podjąć jedno lub kilka z poniższych działań:

1. wprowadzenie zmian w naszych procedurach;

2. zgłoszenia odpowiednim organom;

3. nałożenie sankcji na osoby odpowiedzialne;

4. przeszkolenie personelu;

5. wdrożenie nowych systemów kontroli.

6. Możemy nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w Jana Kowalskiego zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem Jana Kowalskiego wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Poinformujemy Jana Kowalskiego o takim odstąpieniu (o ile w zgłoszeniu zostały podane dane kontaktowe). W razie kolejnego zgłoszenia - pozostawimy je bez rozpoznania oraz informacji zwrotnej.

7. Wszystkie zgłoszenia odnotowujemy w naszym wewnętrznym rejestrze. Rejestr zawiera informacje o zgłoszeniu, dacie jego złożenia, podjętych działaniach oraz wynikach jego rozpatrywania. Dostęp do rejestru mają jedynie osoby upoważnione do przyjmowania oraz rozpatrywania zgłoszeń.

ul. Kwiatowa 1, 00-000 Warszawa

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

1. Administratorem Jana Kowalskiego danych osobowych jest Firma Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Kwiatowa 1, 00-000 Warszawa: ul. Kwiatowa 1, 00-000 Warszawa, tel.: +48 123 456 789.

2. Jan Kowalski może kontaktować się w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących na mocy RODO z Administratorem z wykorzystaniem powyższych danych kontaktowych lub z wyznaczonym u Administratora inspektorem ochrony danych na adres e-mail: [email protected].

3. Jana Kowalskiego dane osobowe będą przetwarzane w celu przyjęcia zgłoszenia oraz przeprowadzania postępowania wyjaśniającego na podstawie obowiązku prawnego, jakiemu podlega administrator na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

4. Ochrona tożsamości sygnalisty: Jan Kowalski może dokonać zgłoszenia anonimowego. W przypadku podania danych umożliwiających identyfikację, Jana Kowalskiego dane osobowe, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom (tzn. osobom spoza zespołu odpowiedzialnego za prowadzenie postępowania w zgłoszonej sprawie), chyba że za Jana Kowalskiego wyraźną zgodą.

5. Administrator zapewnia poufność Jana Kowalskiego danych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem. W związku z tym dane mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom, którym administrator powierzył przetwarzanie danych, tzn. Firma XYZ.

6. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez 5 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

7. Jan Kowalski posiada prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania). Przysługuje Janowi Kowalskiemu także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania.

8. Przysługuje Janowi Kowalskiemu prawo wniesienia skargi na realizowane przez Administratora przetwarzanie do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9. Podanie danych jest dobrowolne i nie stanowi warunku przyjęcia przez nas zgłoszenia. Jeśli Jan Kowalski nie poda danych kontaktowych, nie będziemy mogli potwierdzić przyjęcia zgłoszenia oraz informować o przebiegu naszych działań, związanych z tym zgłoszeniem.

10. Jana Kowalskiego dane będą udostępnione do USA. Administrator informuje, że Komisja Europejska stwierdziła odpowiedni stopień ochrony.

11. Jana Kowalskiego dane będą podlegały profilowaniu w celu oceny ryzyka naruszenia prawa. Wpływ i konsekwencje tego działania: szybsze rozpoznanie i reakcja na potencjalne naruszenia.

Kontakt do Rzecznika Praw Obywatelskich

Do Rzecznika Praw Obywatelskich może się zgłosić każdy, kto uważa, że państwo naruszyło jego prawa, że jest nierówno traktowany. Dane kontaktowe: tel.: +48 22 55 17 700, adres: Aleja Solidarności 77, 00-090 Warszawa, adres e-mail: [email protected]

Istnieje także możliwość przekazania zgłoszenia w języku migowym, anonimowo poprzez formularz kontaktowy na stronie internetowej RPO lub osobiście w siedzibie Biura RPO.