Procedura zgłoszeń wewnętrznych

Procedura Zgłoszeń Wewnętrznych i Podejmowania Działań Następczych w Global Corp (nazwa organizacji) przyjęta zarządzeniem/uchwałą Nr 12/2024

§ 1.Postanowienia ogólne

1. Procedura zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych, zwana dalej „procedurą”, określa tryb przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych dotyczących informacji o naruszeniu prawa lub regulacji i standardów etycznych ustanowionych w Global Corp (nazwa organizacji), a także podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami. (Ustawa nakłada obowiązek wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych w art. 23 ustawy o ochronie sygnalistów na: 1) podmiot prawny, na rzecz którego według stanu na dzień 31 grudnia danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób; 2) podmiot prawny wykonujący działalność w zakresie zamówień publicznych, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części drugiej załącznika do dyrektywy 2019/1937. Podmiot prawny jest rozumiany jako osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, lub pracodawcę, jeżeli nie są podmiotami publicznymi (podmiot prywatny), oraz podmiot wskazany w art. 3 ustawy z dnia 23 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2023 r. poz. 1077)(podmiot publiczny))

2. Procedura ma na celu wprowadzenie przejrzystych zasad ujawniania przypadków nieprawidłowości, podejmowania stosownych działań naprawczych w związku z zaistniałymi naruszeniami oraz ochronę sygnalisty. (Stosowane działania naprawcze należy rozumieć jako działania następcze adekwatne do danego naruszenia. Nie wydaje się możliwe przypisanie każdego działania następczego do danego naruszenia.)

3. Procedura obowiązuje sygnalistę, który dokonuje zgłoszenia wewnętrznego w kontekście związanym z pracą, niezależnie od stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia przez niego pracy. (Zgodnie z art. 4 ustawy o ochronie sygnalistów sygnalistą może być: 1) pracownik; 2) osoba ubiegająca się o pracę; 3) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej; 4) akcjonariusz; 5) członek zarządu; 6) członek rady nadzorczej; 7) członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej; 8) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem kontrahenta; 10) wolontariusz; 11) stażysta; 12) beneficjent funduszy europejskich w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1634); 13) zamawiający w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 września 2019 r. o zamówieniach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1571). Powyższy katalog jest otwarty, wyliczenie ma charakter przykładowy.)

4. Ochronie przewidzianej w procedurze sygnalista podlega od chwili dokonania zgłoszenia wewnętrznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego jest prawdziwa w momencie jego dokonania i stanowi informację o naruszeniu prawa. (Zgodnie z art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.)

5. Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia wewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara). (Takie zgłoszenie może wypełnić znamiona przestępstwa określonego w art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów zagrożonego karą grzywny, karą ograniczenia wolności albo karą pozbawienia wolności do lat 3.)

6. Sygnalista w każdym przypadku może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego. (Ustawa nie przewiduje kolejności dokonywania zgłoszeń lub pierwszeństwa zgłoszeń wewnętrznych przed zewnętrznymi.)

7. Zgłoszenia zewnętrzne przyjmowane są przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub inny organ publiczny, którego właściwość obejmuje podejmowanie odpowiednich działań następczych, obejmujących przedmiot zgłoszenia. W stosownych przypadkach zgłoszenia zewnętrzne są dokonywane także do Unii Europejskiej.

8. Wszystkie informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych wraz z odesłaniem do stron internetowych organów publicznych przyjmujących takie zgłoszenia, zawarte zostały w Intranecie w zakładce „Zgłoszenia zewnętrzne”. (Zgodnie z art. 25 ust. 1 pkt 8 ustawy o ochronie sygnalistów procedura zgłoszeń wewnętrznych zawiera zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów, urzędów i agencji Unii Europejskiej. Takie odesłanie do miejsca udostępnienia informacji spełnia ustawowe wymogi. Należy podkreślić, że przepis art. 25 ust. 1 pkt 8 ustawy o ochronie sygnalistów po podstawie art. 64 wejdzie w życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy.)

9. W przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Global Corp (nazwa podmiotu), zachęca się do dokonania zgłoszenia wewnętrznego. (Jak ważna jest zachęta. Żeby najczęściej były zgłoszenia zewnętrzne)

10. Każdemu kto rozważa dokonanie zgłoszenia wewnętrznego lub zewnętrznego zapewnia się w razie potrzeby pomoc prawną, udzieloną na wniosek takiej osoby, w terminie 7 dni od złożenia wniosku. Świadczenie takiej pomocy odbywa się przy zachowaniu zasad pełnej poufności tożsamości osoby, która zamierza dokonać zgłoszenia. (Powyższe dwa postanowienia stanowią system zachęt, który zgodnie z art. 25 ust. 2 pkt 4 ustawy o ochronie sygnalistów jest fakultatywnym elementem procedury zgłoszeń wewnętrznych. Należy pamiętać, że korzyści majątkowe w związku z dokonaniem zgłoszenia nie mogą być uznane za element systemu zachęt i nie są rekomendowanym rozwiązaniem.)

§ 2.Definicje

Ilekroć w procedurze jest mowa o:

a) Komisji ds. etyki – rozumie się przez to wyznaczoną jednostkę organizacyjną, składającą się z co najmniej z trzech członków wybieranych przez zarząd w drodze uchwały, do których zadań należy przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych, w tym występowanie w razie potrzeby o dodatkowe informacje do sygnalisty, a także podejmowanie działań następczych; (zgodnie z art. 25 ust. 1 pkt 3 ustawy o ochronie sygnalistów procedura zgłoszeń wewnętrznych określa bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej. Komisja ds. etyki może być organem zapewniającym bezstronność. Oprócz bezstronności kolejnym elementem systemu przyjmowania zgłoszeń jest liczba osób przyjmujących zgłoszenie, może być ona zapewniona przez rotację w zależności od przedmiotu działalności podmiotu prawnego)

b) działaniu następczym – rozumie się przez to działanie polegające na ocenie prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym oraz przeciwdziałanie naruszeniu prawa, w szczególności przez prowadzenie postępowania wyjaśniającego, wszczęcie kontroli bądź innego postępowania na podstawie przepisów prawa lub oddalenie zgłoszenia; (Działanie następcze jest definiowane w art. 2 pkt 1 ustawy o ochronie sygnalistów jako działanie podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez wniesienie powództwa, wszczęcie postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu dochodzenia roszczeń odszkodowawczych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.)

c) działaniu odwetowym – rozumie się przez to każde nieuzasadnione działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem wewnętrznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić mu szkodę, w tym także niezasadne inicjowanie postępowania dyscyplinarnego przeciwko sygnaliście; (Działanie odwetowe jest definiowane w art. 2 pkt 2 ustawy o ochronie sygnalistów jako rozumieć każde nieuzasadnione działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić szkodę majątkową lub niemajątkową sygnaliście, w tym niezasadne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście.)

d) informacji o naruszeniu prawa – rozumie się przez to informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące faktycznego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Global Corp (nazwa organizacji), o którym sygnalista dowiedział się w kontekście związanym z pracą lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia; (Informacja o naruszeniu prawa jest definiowana w art. 2 pkt 3 ustawy o ochronie sygnalistów jako informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące faktycznego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczy w przetargu lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista współpracuje w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa)

e) informacji zwrotnej – rozumie się przez to przekazanie sygnaliście informacji na temat podjętych lub planowanych działań następczych i powodów takich działań; (Informacja zwrotna jest definiowana w art. 2 ust. 1 pkt ustawy o ochronie sygnalistów jako przekazanie sygnaliście informacji na temat podjętych lub planowanych działań następczych i powodów takich działań.)

f) kontekście związanym z pracą – rozumie się przez to wszystkie okoliczności związane z wykonywaniem pracy, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych; (Przez kontekst związany z pracą należy rozumieć zgodnie z art. 2 pkt 4 ustawy o ochronie sygnalistów wszystkie okoliczności związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.)

g) osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę fizyczną lub prawną, wskazaną w zgłoszeniu wewnętrznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana; (Osoba, której dotyczy zgłoszenie jest definiowana w art. 2 pkt 7 ustawy o ochronie sygnalistów jako każda osoba fizyczna lub prawna, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana)

h) osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – rozumie się przez to każda osoba fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu wewnętrznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona; (Zgodnie z art. 2 pkt 8 ustawy o ochronie sygnalistów osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia jest każda osoba fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona.)

i) osobie powiązanej z sygnalistą – rozumie się przez to każda osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym osobę bliską sygnalisty; (Zgodnie z art. 2 pkt 9 ustawy o ochronie sygnalistów osoba powiązana z sygnalistą jest każda osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym osobę bliską sygnalisty)

j) zgłoszeniu wewnętrznym – rozumie się przez to ustne lub pisemne przekazanie przekazane zgodnie z niniejszą procedurą. (Na podstawie art. 2 pkt 16 zgłoszeniem wewnętrznym jest ustne lub pisemne przekazanie informacji o naruszeniu prawa)

§ 3.Przedmiot zgłoszenia

1. Przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego mogą być czyny lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące: 1) zamówień publicznych; 2) usług, produktów i rynków finansowych, zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu; 3) bezpieczeństwa produktów; 4) bezpieczeństwa transportu; 5) ochrony środowiska; 6) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego; 7) bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt; 8) zdrowia publicznego; 9) ochrony konsumentów; 10) ochrony prywatności i danych osobowych; 11) bezpieczeństwa sieci i systemów informacyjnych; 12) naruszenia prawa Unii Europejskiej dotyczącego interesów finansowych Unii; 13) naruszenia przepisów o podatku od towarów i usług, w zakresie transgranicznego ruchu towarów lub usług, w odniesieniu do których podatek od wartości dodanej został pobrany lub powinien zostać pobrany; 14) korupcji. (Powyższy katalog dziedzin wynika z art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów. Jest on rozszerzony w stosunku do implementowanego art. 2 ust. 1 dyrektywy 2019/1937 o korupcję.)

2. Przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego mogą być także naruszenia obowiązujących w Global Corp (nazwa organizacji) standardów etycznych w zakresie przeciwdziałania korupcji i realizacji zasady równego traktowania oraz mobbingu (Art. 3 ust. 2 ustawy o ochronie sygnalistów pozwala podmiotowi prawnemu na wprowadzenie w procedurze wewnętrznej zgłoszeń obowiązujących w tym podmiocie regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, np. kodeksów dobrych praktyk. Naruszenia na które dokonano rozszerzenie nie muszą mieć związku z dziedzinami określonym w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów. Możliwe jest rozszerzenie o standardy wynikające z działalności danego podmiotu prawnego, które są ujęte w regulacjach wewnętrznych.)

§4Tryb dokonywania zgłoszenia

1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia wewnętrznego:

a) elektronicznie - za pośrednictwem adres e-mail: [email protected]

b) pisemnie – w zamkniętej kopercie dostarczonej bezpośrednio do siedziby firmy lub za pośrednictwem poczty opatrzonej napisem „zgłoszenie naruszenia”, umieszczonej w kolejnej zamkniętej kopercie, zaadresowanej na Global Corp, ul. Kwiatowa 1, 00-000 Warszawa (nazwa i adres organizacji) lub dostarczonej do skrzynki, która znajduje się poza zasięgiem monitoringu.

c) ustnie – za pośrednictwem dedykowanej infolinii o nr +48 123 456 789 (Niezależnie od wybranego sposobu zgłoszenia zewnętrznego naczelną zasadą przyjmowania zgłoszeń jest ochrona tożsamości sygnalisty. Formy dokonania zgłoszeń wynikają z art. 26 ustawy o ochronie sygnalistów.)

2. Na wniosek sygnalisty zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane także podczas spotkania z udziałem co najmniej jednego członka Komisji ds. etyki, zorganizowanego w terminie 7 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. Z przyjęcia zgłoszenia obecny podczas spotkania członek Komisji ds. etyki sporządza protokół. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia takiego protokołu. (Sygnalista może złożyć wniosek o zorganizowanie bezpośredniego spotkania na podstawie art. 26 ust. 6 ustawy o ochronie sygnalistów. Przyjmujący zgłoszenie mogą zorganizować spotkanie w godzinach pracy pod warunkiem zapewnienia ochrony tożsamości sygnalisty)

4. W celu rzetelnej weryfikacji zgłoszenia oraz skutecznego podjęcia działania następczego zgłoszenie powinno zawierać co najmniej: a) dane sygnalisty oraz osoby której dotyczy zgłoszenie, b) stanowisko sygnalisty, c) możliwie dokładny opis zdarzenia, (stan faktyczny, który budzi wątpliwości sygnalisty) d) opis sytuacji, który umożliwił dostrzeżenie zgłoszonego naruszenia, e) wskazanie dowodów, które umożliwiły stwierdzenie, że informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa. (Zakres informacji w zgłoszeniu wynika z art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów określającego warunki przyznania statusu sygnalisty.)

5. Zgłoszenia wewnętrznego można dokonać także anonimowo, poprzez przekazanie zgłoszenia w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem „zgłoszenie naruszenia”, umieszczonej w kolejnej zamkniętej kopercie w miejscu określonym w ust. 1. (Podmiot prawny może zdecydować, czy przyjmować zgłoszenia anonimowe. Do zgłoszeń anonimowych nie stosuje się obowiązków dotyczących informacji zwrotnej i informacji o działaniach następczych.)

6. Zgłoszenia wewnętrzne dokonane anonimowo, zawierające informacje w sposób oczywisty fałszywe bądź o niedającej się zweryfikować treści, nie będą rozpatrywane. (Powyższe rozwiązanie ma na celu uniknięcia rozpatrywania zgłoszeń oczywiście niezasadnych.)

7. W terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia wewnętrznego Komisja ds. etyki przekazuje sygnaliście potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu e-mail lub adresu korespondencyjnego, na który należy przekazać potwierdzenie. (Termin 7 dni na poinformowania wynika z art. 25 ust. 1 pkt 5 ustawy o ochronie sygnalistów.)

§4Tryb rozpatrywania zgłoszeń

1. Zgłoszenia wewnętrzne są przyjmowane przez członka Komisji ds. etyki, który dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie spełnia warunki określone w niniejszej procedurze. W razie konieczności uzupełnienia lub wyjaśnienia zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym informacji członek Komisji ds. etyki kontaktuje się z sygnalistą, o ile jest to możliwe. (Wstępna weryfikacja polega na zbadaniu zakresu przedmiotowego, kontekstu związanego z pracą oraz uzasadnionych podstaw. Uzasadnione podstawy będą wynikać z informacji o naruszeniu. Im więcej informacji w zgłoszeniu, tym łatwiej jest dokonać jego weryfikacji. Moment dokonania zgłoszenia jest jednocześnie momentem przyznania statusu sygnalisty. W przypadku negatywnej weryfikacji zgłoszenia status ten wygasa.)

3. Komisja ds. etyki może odstąpić od rozpatrzenia zgłoszenia będącego przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego sygnalistę, jeśli nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem. Komisja ds. etyki informuje sygnalistę o odstąpieniu od rozpatrzenia zgłoszenia wewnętrznego bez rozpoznania, podając przyczyny, a w razie kolejnego zgłoszenia wewnętrznego, pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.

4. W przypadku gdy zgłoszenie wewnętrzne spełnia warunki, o których mowa w pkt 1, zaś treść zgłoszenia wewnętrznego uzasadnia wszczęcie postępowania wyjaśniającego, Komisja ds. etyki podejmuje czynności mające na celu wyjaśnienie wszystkich okoliczności zawartych w zgłoszeniu.

5. Gdy zajdzie taka potrzeba, Komisja ds. etyki może wezwać każdą osobę wykonującą pracę na rzecz Global Corp (nazwa organizacji) celem złożenia wyjaśnień. Osoby wezwane są obowiązane do stawienia i przedstawienia wszystkich informacji oraz dokumentów, będących w ich posiadaniu, które umożliwić mogą ustalenie okoliczności naruszenia wskazanego w zgłoszeniu wewnętrznym.

6. Komisja ds. etyki może także zwrócić się o ekspertyzę lub opinię do przedstawicieli innych komórek organizacyjnych Global Corp (nazwa organizacji) lub firmy zewnętrznej świadczącego usługi doradcze, o ile kompetencje takich osób są niezbędne do wyjaśnienia wszystkich okoliczności naruszenia zawartego w zgłoszeniu. (W ramach działań następczych można korzystać z pomocy podmiotów zewnętrznych dysponujących odpowiednimi informacjami do wyjaśnienia okoliczności wskazanych w zgłoszeniu.)

7. Po wyjaśnieniu całokształtu okoliczności zawartych w zgłoszeniu Komisja ds. etyki podejmuje decyzję co do zasadności zgłoszenia oraz wydaje zalecenia co do podjęcia ewentualnych działań następczych.

8. Komisja ds. etyki przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 30 dni od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, 90 dni od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego. (Powyższe terminy wynikają z art. 25 ust. 1 pkt 7 ustawy o ochronie sygnalistów.)

9. Komisja ds. etyki nie przekazuje sygnaliście informacji zwrotnej, jeśli nie podał on adresu e-mail lub adresu korespondencyjnego, na który należy przekazać taką informację. (Powyższe rozwiązanie wynika z art. 25 ust. 1 pkt 7 ustawy o ochronie sygnalistów.)

§5Działania następcze

1. W przypadku, gdy: a) naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Global Corp (nazwa organizacji) - Komisja ds. etyki podejmuje określone w zaleceniach działania naprawcze, b) naruszeniu prawa nie można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Global Corp (nazwa organizacji) - Komisja ds. etyki zawiadamia organy ścigania lub wszczyna inne postępowanie określone przepisami prawa, (W ramach prowadzenia działań następczych możliwe jest skierowanie zgłoszenia naruszenia prawa do organów publicznych we właściwym trybie np. zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa lub wniosku o wszczęcie postępowania administracyjnego.) c) zgłoszenie naruszenia okazało się bezzasadne - Komisja ds. etyki odrzuca zgłoszenie i zamyka postępowanie określone niniejszą procedurą.

2. Jeśli informacja zwrotna, przekazana zgodnie z § 4 pkt 8 nie zawierała informacji wskazanych w § 2 lit. f, Komisja ds. etyki przekazuje sygnaliście uzupełniającą informację obejmującą taką informację. (Informacja zwrotna nie zawsze musi zawierać informacje o podjętych działaniach następczych, możliwe jest poinformowanie o planowanych działaniach następczych, jeżeli właściwe działania następcze nie zostały jeszcze podjęte.)

3. Komisja ds. etyki podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności oraz przy zachowaniu pełnej poufności tożsamości sygnalisty. (Przez działania następcze rozumiemy wszelkie działania podjęte w celu usunięcia skutków naruszenia, ograniczenia ich lub zapobiegnięciu ich wystąpienia.)

4. Członek Komisji ds. Etyki może zostać wyłączony przez przewodniczącego Komisji lub na swój wniosek z podejmowania działań następczych, gdy rozpatrywane zgłoszenie dotyczy okoliczności, które mogą budzić wątpliwości w zakresie bezstronności członka Komisji ds. Etyki.

§6Ochrona sygnalisty

1. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane żadne działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.

2. Do zakazanych działań odwetowych należą w szczególności: a) zawieszenie w czynnościach służbowych; b) zwolnienie z pracy; c) obniżenie wynagrodzenia, d) zmiana stanowiska pracy na niższe, e) niezawarcie umowy o pracę – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa, f) nieprzedłużenie umowy o pracę na czas określony; g) negatywna ocena pracy; h) pozbawienie premii lub obniżenie wysokości tych świadczeń; i) zmiana warunków pracy na gorsze; j) przeniesienie do innej jednostki organizacyjnej; k) dyskryminacja; l) mobbing; m) nękanie; n) szkolenia, w tym obowiązkowe, lub kursy o podobnym charakterze; o) brak awansu, p) brak podwyżki, r) ograniczenie dostępu do informacji, s) wykluczenie z zespołu projektowego, t) brak możliwości udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe, u) karne przeniesienie, w tym degradacja, w) działanie zmierzające do utrudnienia zatrudnienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie porozumienia sektorowego lub branżowego; x) spowodowanie szkody majątkowej, w tym gospodarczej, lub niemajątkowej; y) wyrządzenie innej krzywdy, w tym naruszenie dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty. (Powyższy katalog ma charakter otwarty jak w art. 12 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów.)

3. Do zakazanych działań odwetowych należy także jednostronne zerwanie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej wykonywania pracy lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia.

4. Zakaz działań odwetowych obejmuje także osobę bliską, osobę, która zamieszkuje wspólnie ze zgłaszającym, a także jednostkę organizacyjną pomagającą sygnaliście lub z nim powiązaną, w szczególności stanowiącą własność sygnalisty lub go zatrudniającą. (Do jednostki pomagającej sygnaliście zasadne wydaje się zaliczenie związku zawodowego działającego w danym podmiocie, jeżeli pomógł on sygnaliście. Oczywiście będzie to uzależnione od danej sytuacji)

§7Rejestr zgłoszeń

1. Każde zgłoszenie wewnętrzne podlega rejestracji bezpośrednio przez członka Komisji ds. etyki.

2. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera: a) datę wpływu zgłoszenia; b) formę zgłoszenia; c) dane sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób; d) stanowisko sygnalisty; e) przedmiot zgłoszenia; f) informację o podjętych działaniach następczych; g) datę zakończenia postępowania.

3. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera także zgłoszenia dokonane anonimowo. Jeśli sygnalista nie podał swoich danych osobowych lub danych kontaktowych, w rejestrze oznacza się takie zgłoszenie jako anonim.

4. Informacje dotyczące zgłoszenia są przechowywane w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych przez 5 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono