Procedura zgłoszeń wewnętrznych

Procedura Zgłoszeń Wewnętrznych i Podejmowania Działań Następczych

w Firma "Słoneczny Stok" Sp. z o.o.

przyjęta zarządzeniem/uchwałą nr 12/2024

§1

Postanowienia ogólne

1. Procedura zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych, zwana dalej „procedurą”, określa tryb przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych dotyczących informacji o naruszeniu prawa lub regulacji i standardów etycznych ustanowionych w Firma "Słoneczny Stok" Sp. z o.o., a także podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami.

(Przepisy Ustawy o Ochronie Sygnalistów w art. 23 nakładają obowiązek wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych na:

1) podmiot prawny, na rzecz którego według stanu na dzień 31 grudnia danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób;

2) podmiot prawny wykonujący działalność w zakresie zamówień publicznych, usług, dostaw lub robót budowlanych, oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych UE wymienionych w załączniku nr 1 do ustawy;

Przez podmiot prawny rozumie się jednostkę organizacyjną, mającą osobowość prawną, lub pracodawcę, jeżeli nie są podmiotami publicznymi (podmiot prywatny), oraz podmiot wskazany w art. 3 Ustawy o Dostępie do Informacji Publicznej (podmiot publiczny))

2. Procedura ma na celu wprowadzenie przejrzystych zasad ujawniania przypadków nieprawidłowości, podejmowania stosownych działań naprawczych w związku z zaistniałymi naruszeniami oraz ochronę sygnalisty.

3. Procedura obowiązuje sygnalistę, który dokonuje zgłoszenia wewnętrznego w kontekście związanym z pracą, niezależnie od stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia przez niego pracy.

4. Ochronie przewidzianej w procedurze sygnalista podlega od chwili dokonania zgłoszenia wewnętrznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego jest prawdziwa w momencie jego dokonania i stanowi informację o naruszeniu prawa.

5. Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia wewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara).

(Takie zgłoszenie może wypełnić znamiona przestępstwa określonego w art. 57 Ustawy o Ochronie Sygnalistów, zagrożonego karą grzywny, karą ograniczenia wolności albo karą pozbawienia wolności do lat 3)

6. Sygnalista w każdym przypadku może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

(Przepisy Ustawy o Ochronie Sygnalistów nie przewidują kolejności dokonywania zgłoszeń lub pierwszeństwa zgłoszeń wewnętrznych przed zewnętrznymi)

7. Zgłoszenia zewnętrzne przyjmowane są przez Annę Kowalską lub inny organ publiczny, którego właściwość obejmuje podejmowanie odpowiednich działań następczych obejmujących przedmiot zgłoszenia. W stosownych przypadkach zgłoszenia zewnętrzne są dokonywane także do Rzecznika Praw Obywatelskich.

8. Wszystkie informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych wraz z odesłaniem do stron internetowych organów publicznych przyjmujących takie zgłoszenia zawarte zostały w załączniku nr 2 do procedury.

(Zgodnie z art. 25 ust. 1 pkt 8 Ustawy o Ochronie Sygnalistów procedura zgłoszeń wewnętrznych zawiera informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych. Takie odesłanie do miejsca udostępnienia informacji wydaje się spełniać ustawowe wymogi.

Należy podkreślić, że art. 25 ust. 1 pkt 8 Ustawy o Ochronie Sygnalistów na podstawie art. 64 wejdzie w życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia, czyli 17 marca 2024 r.)

9. W przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Firma "Słoneczny Stok" Sp. z o.o., zachęca się do dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

10. Każdemu, kto rozważa dokonanie zgłoszenia wewnętrznego lub zewnętrznego, zapewnia się w razie potrzeby bezpłatne doradztwo prawne, udzieloną na wniosek takiej osoby, w terminie 7 dni od złożenia wniosku. Świadczenie takiej pomocy odbywa się przy zachowaniu zasad pełnej poufności tożsamości osoby, która zamierza dokonać zgłoszenia.

(Powyższe dwa postanowienia stanowią system zachęt, który zgodnie z art. 25 ust. 2 pkt 4 Ustawy o Ochronie Sygnalistów jest fakultatywnym elementem procedury zgłoszeń wewnętrznych. Należy pamiętać, że doradztwo prawne i termin 7 dni nie są rekomendowanym rozwiązaniem)

§2

Definicje

Ilekroć w procedurze jest mowa o:

1) Komisji ds. etyki – rozumie się przez to wyznaczoną jednostkę organizacyjną, składającą się z co najmniej 3 bezstronnych członków wybieranych przez Zarząd Spółki w drodze uchwały, do których zadań należy przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych, w tym występowanie w razie potrzeby o dodatkowe informacje do sygnalisty, a także podejmowanie działań następczych;

(Zgodnie z art. 25 ust. 1 pkt 3 Ustawy o Ochronie Sygnalistów procedura zgłoszeń wewnętrznych określa zasady dalszych działań podejmowanych w związku z przyjęciem zgłoszenia wewnętrznego, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej.

Komisja ds. etyki może być organem zapewniającym bezstronność. Oprócz bezstronności kolejnym elementem systemu przyjmowania zgłoszeń jest poufność osób przyjmujących zgłoszenie, może być ona zapewniona przez odpowiednie klauzule poufności w zależności od przedmiotu działalności podmiotu prawnego)

2) działaniu następczym – rozumie się przez to działanie polegające na ocenie prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym oraz przeciwdziałanie naruszeniu prawa, w szczególności przez wszczęcie postępowania wyjaśniającego bądź innego postępowania na podstawie przepisów prawa lub oddalenie zgłoszenia;

(Działanie następcze jest definiowane w art. 2 pkt 1 Ustawy o Ochronie Sygnalistów jako działanie podjęte w wyniku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, w szczególności przez wszczęcie dochodzenia, wniesienie oskarżenia, wszczęcie postępowania sądowego lub administracyjnego lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych)

3) działaniu odwetowym – rozumie się przez to każde działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem wewnętrznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić mu nieuzasadnioną szkodę, w tym także niezasadne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;

(Działanie odwetowe jest definiowane w art. 2 pkt 2 Ustawy o Ochronie Sygnalistów jako działanie lub zaniechanie, w tym groźba takiego działania lub zaniechania, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić mu szkodę, w tym niezasadne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście)

4) informacji o naruszeniu prawa – rozumie się przez to informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące naruszenia przepisów prawa Unii Europejskiej lub prawa krajowego, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Firma "Słoneczny Stok" Sp. z o.o., o którym sygnalista dowiedział się w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia;

(Informacja o naruszeniu prawa jest definiowana w art. 2 pkt 3 Ustawy o Ochronie Sygnalistów jako informacja, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące naruszenia przepisów prawa Unii Europejskiej lub prawa krajowego, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista wykonuje pracę lub świadczy usługi lub pełni funkcję lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista pozostawał lub pozostaje w związku w ramach wykonywania pracy, świadczenia usług lub pełnienia funkcji lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa)

5) informacji zwrotnej – rozumie się przez to przekazanie sygnaliście informacji na temat podjętych działań następczych i powodów takich działań;

(Informacja zwrotna jest definiowana w art. 2 pkt 4 Ustawy o Ochronie Sygnalistów jako przekazanie sygnaliście informacji na temat podjętych działań następczych i powodów takich działań)

6) kontekście związanym z pracą – rozumie się przez to wszystkie okoliczności związane z wykonywaniem pracy, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;

(Przez kontekst związany z pracą należy rozumieć, zgodnie z art. 2 pkt 5 Ustawy o Ochronie Sygnalistów, wszystkie okoliczności związane ze stosunkiem pracy lub innym stosunkiem prawnym stanowiącym podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych)

7) osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę fizyczną , wskazaną w zgłoszeniu wewnętrznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;

(Osobę, której dotyczy zgłoszenie, definiuje się w art. 2 pkt 7 Ustawy o Ochronie Sygnalistów jako osobę fizyczną, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana)

8) osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – rozumie się przez to osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu wewnętrznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;

(Zgodnie z art. 2 pkt 8 Ustawy o Ochronie Sygnalistów osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia jest osobą fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona)

9) osobie powiązanej z sygnalistą – rozumie się przez to osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracowników sygnalisty;

(Zgodnie z art. 2 pkt 9 Ustawy o Ochronie Sygnalistów osoba powiązana z sygnalistą jest osobą fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym osoby bliskiej sygnaliście)

10) zgłoszeniu wewnętrznym – rozumie się przez to ustne lub pisemne przekazane zgodnie z niniejszą procedurą.

(Na podstawie art. 2 pkt 16 zgłoszeniem wewnętrznym jest ustne lub pisemne przekazanie informacji o naruszeniu prawa)

§3

Przedmiot zgłoszenia

1. Przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego mogą być czyny lub zaniechania sprzeczne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:

1) zamówień publicznych;

2) usług, dostaw lub robót budowlanych;

3) usług, produktów i rynków finansowych, zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;

4) bezpieczeństwa produktów konsumpcyjnych;

5) bezpieczeństwa transportu;

6) ochrony środowiska;

7) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

8) bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt;

9) zdrowia publicznego;

10) ochrony konsumentów;

11) ochrony prywatności i danych osobowych;

12) bezpieczeństwa sieci i systemów informatycznych;

13) naruszeń dotyczących rynku wewnętrznego, w tym naruszeń reguł konkurencji i pomocy państwa, a także naruszeń przepisów dotyczących podatku od towarów i usług;

14) naruszeń dotyczących interesów finansowych Unii Europejskiej.

(Powyższy katalog dziedzin wynika z art. 3 ust. 1 Ustawy o Ochronie Sygnalistów. Jest on rozszerzony w stosunku do implementowanego art. 2 ust. 1 dyrektywy 2019/1937)

2. Przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego mogą być także naruszenia obowiązujących w Firma "Słoneczny Stok" Sp. z o.o. regulacji wewnętrznych i standardów etycznych.

(Artykuł 3 ust. 2 Ustawy o Ochronie Sygnalistów pozwala podmiotowi prawnemu na wprowadzenie w procedurze wewnętrznej zgłoszeń obowiązujących w tym podmiocie regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, np. Kodeksu Etycznego)

§4

Tryb dokonywania zgłoszenia

1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia wewnętrznego:

1) pisemnie – za pośrednictwem adresu e-mail: [email protected];

2) listownie – w zamkniętej kopercie dostarczonej do siedziby Spółki opatrzonej napisem „Zgłoszenie naruszenia”, umieszczonej w kolejnej zamkniętej kopercie, zaadresowanej na adres siedziby Spółki lub dostarczonej do sekretariatu Spółki przy ul. Kwiatowej 1;

3) ustnie – za pośrednictwem dedykowanej infolinii o nr 555 123 456.

(Niezależnie od wybranego sposobu zgłoszenia zewnętrznego naczelną zasadą przyjmowania zgłoszeń jest ochrona tożsamości sygnalisty. Formy dokonania zgłoszeń wynikają z art. 26 Ustawy o Ochronie Sygnalistów)

2. Na wniosek sygnalisty zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane także podczas spotkania z udziałem co najmniej jednego członka Komisji ds. etyki, zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. Z przyjęcia zgłoszenia obecny podczas spotkania członek Komisji ds. etyki sporządza protokół. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia takiego protokołu.

(Sygnalista może złożyć wniosek o zorganizowanie bezpośredniego spotkania na podstawie art. 26 ust. 6 Ustawy o Ochronie Sygnalistów. Przyjmujący zgłoszenie mogą zorganizować spotkanie w odpowiednim miejscu, pod warunkiem zapewnienia ochrony tożsamości sygnalisty)

3. W celu rzetelnej weryfikacji zgłoszenia oraz skutecznego podjęcia działania następczego zgłoszenie powinno zawierać co najmniej:

1) imię i nazwisko sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie;

2) adres korespondencyjny sygnalisty;

3) możliwie dokładny opis przedmiotu naruszenia;

4) opis kontekstu związanego z pracą, który umożliwił dostrzeżenie zgłoszonego naruszenia;

5) wskazanie uzasadnionych podstaw, które umożliwiły stwierdzenie, że informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa.

(Zakres informacji w zgłoszeniu wynika z art. 6 Ustawy o Ochronie Sygnalistów określającego warunki przyznania statusu sygnalisty)

4. Zgłoszenia wewnętrznego można dokonać także anonimowo, poprzez przekazanie zgłoszenia w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem „Zgłoszenie naruszenia”, umieszczonej w kolejnej zamkniętej kopercie i dostarczonej do skrzynki znajdującej się na piętrze pierwszym przy portierni.

(Podmiot prawny może zdecydować, czy przyjmować zgłoszenia anonimowe. Do zgłoszeń anonimowych nie stosuje się obowiązków dotyczących informacji zwrotnej i informacji o działaniach następczych)

5. Zgłoszenia wewnętrzne dokonane anonimowo, zawierające informacje w sposób oczywisty niewiarygodne bądź o niedającej się zweryfikować treści, nie będą rozpatrywane.

(Powyższe rozwiązanie ma na celu uniknięcia rozpatrywania zgłoszeń oczywiście niezasadnych)

6. W terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia wewnętrznego Komisja ds. etyki przekazuje sygnaliście potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu kontaktowego , na który należy przekazać potwierdzenie.

(Termin 7 dni na poinformowanie sygnalisty wynika z art. 25 ust. 1 pkt 5 Ustawy o Ochronie Sygnalistów)

§5

Tryb rozpatrywania zgłoszeń

1. Zgłoszenia wewnętrzne są przyjmowane przez Jana Nowaka Komisji ds. etyki, który dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie spełnia warunki określone w niniejszej procedurze. W razie konieczności uzupełnienia lub wyjaśnienia zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym informacji członek Komisji ds. etyki kontaktuje się z sygnalistą, o ile jest to możliwe.

(Wstępna weryfikacja polega na zbadaniu zakresu przedmiotowego, kontekstu związanego z pracą oraz uzasadnionych podstaw. Uzasadnione podstawy będą wynikać z informacji o naruszeniu. Im więcej informacji w zgłoszeniu, tym łatwiej jest dokonać jego weryfikacji. Moment dokonania zgłoszenia jest jednocześnie momentem przyznania statusu sygnalisty. W przypadku negatywnej weryfikacji zgłoszenia status ten wygasa)

2. Komisja ds. etyki może odstąpić od rozpatrzenia zgłoszenia będącego przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego sygnalistę , jeśli nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem. Komisja ds. etyki informuje sygnalistę o pozostawieniu zgłoszenia wewnętrznego bez rozpoznania, podając przyczyny, a w razie kolejnego zgłoszenia wewnętrznego pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.

3. W przypadku gdy zgłoszenie wewnętrzne spełnia warunki, o których mowa w pkt 1, zaś treść zgłoszenia wewnętrznego uzasadnia wszczęcie postępowania wyjaśniającego, Komisja ds. etyki podejmuje czynności mające na celu wyjaśnienie wszystkich okoliczności zawartych w zgłoszeniu.

4. Gdy zajdzie taka potrzeba, Komisja ds. etyki może wezwać osoby, których dotyczy zgłoszenie celem złożenia wyjaśnień. Osoby wezwane są obowiązane do stawienia się i przedstawienia wszystkich dokumentów będących w ich posiadaniu, które umożliwić mogą ustalenie okoliczności naruszenia wskazanego w zgłoszeniu wewnętrznym.

5. Komisja ds. etyki może także zwrócić się o opinię prawną do radcy prawnego Firma "Słoneczny Stok" Sp. z o.o. lub do zewętrznej kancelarii prawnej, o ile konsultacje takich osób są niezbędne do wyjaśnienia wszystkich okoliczności naruszenia zawartego w zgłoszeniu.

(W ramach działań następczych można korzystać z usług podmiotów zewnętrznych dysponujących odpowiednimi informacjami do wyjaśnienia okoliczności wskazanych w zgłoszeniu)

6. Po wyjaśnieniu całokształtu okoliczności zawartych w zgłoszeniu Komisja ds. etyki podejmuje decyzję co do zasadności zgłoszenia oraz wydaje zalecenia co do podjęcia ewentualnych działań następczych.

7. Komisja ds. etyki przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 30 dni od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, 30 dni od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

(Powyższe terminy wynikają z art. 25 ust. 1 pkt 7 Ustawy o Ochronie Sygnalistów)

8. Komisja ds. etyki nie przekazuje sygnaliście informacji zwrotnej, jeśli nie podał on adresu kontaktowego, na który należy przekazać taką informację.

(Powyższe rozwiązanie wynika z art. 25 ust. 1 pkt 7 Ustawy o Ochronie Sygnalistów)

§6

Działania następcze

1. W przypadku, gdy:

1) naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Firma "Słoneczny Stok" Sp. z o.o. – Komisja ds. etyki podejmuje określone w zaleceniach działania naprawcze;

2) naruszeniu prawa nie można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Firma "Słoneczny Stok" Sp. z o.o. – Komisja ds. etyki zgłasza sprawę organom ścigania lub wszczyna inne postępowanie określone przepisami prawa;

(W ramach prowadzenia działań następczych możliwe jest skierowanie zgłoszenia naruszenia prawa do organów ścigania we właściwym trybie, np. jako zawiadomienie o przestępstwie lub wniosku o wszczęcie postępowania administracyjnego)

3) zgłoszenie naruszenia okazało się bezzasadne – Komisja ds. etyki oddala zgłoszenie i zamyka postępowanie określone niniejszą procedurą.

2. Jeśli informacja zwrotna, przekazana zgodnie z § 5 pkt 7, nie zawierała informacji wskazanych w § 2 pkt 5, Komisja ds. etyki przekazuje sygnaliście uzupełniającą informację zwrotną obejmującą taką informację.

(Informacja zwrotna nie zawsze musi zawierać informacje o podjętych działaniach naprawczych, możliwe jest poinformowanie o planowanych działaniach następczych, jeżeli właściwe działania następcze nie zostały jeszcze podjęte)

3. Komisja ds. etyki podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności oraz przy zachowaniu pełnej poufności tożsamości sygnalisty.

(Przez działania następcze rozumiemy wszelkie czynności podjęte w reakcji na zgłoszenie)

§7

Ochrona sygnalisty

1. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane żadne działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.

2. Do zakazanych działań odwetowych należą w szczególności:

1) zawieszenie w czynnościach służbowych;

2) rozwiązanie stosunku pracy;

3) nieprzedłużenie umowy o pracę po upływie okresu, na jaki została zawarta;

4) zmiana warunków świadczenia pracy na niekorzyść;

5) niezawarcie umowy o pracę po zakończeniu okresu próbnego – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;

6) obniżenie wynagrodzenia;

7) negatywna ocena pracy albo pominięcie przy awansowaniu;

8) pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń lub obniżenie wysokości tych świadczeń;

9) zmiana stanowiska pracy na niekorzyść;

10) zmiana miejsca wykonywania pracy na niekorzyść;

11) wstrzymanie szkoleń;

12) mobbing lub dyskryminacja;

13) negatywna rekomendacja lub referencje;

14) postępowanie dyscyplinarne, w tym kara porządkowa, lub inne postępowanie o podobnym charakterze;

15) uszkodzenie reputacji;

16) szantaż;

17) zastraszanie;

18) nękanie;

19) wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;

20) nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie, w tym psychiatryczne;

21) działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w tej samej branży lub w tym samym zawodzie na podstawie negatywnej opinii lub referencji;

22) spowodowanie szkody majątkowej, w tym finansowej, lub niemajątkowej;

23) wyrządzenie innej szkody, w tym krzywdy, w szczególności naruszenie dóbr osobistych sygnalisty.

(Powyższy katalog ma charakter otwarty, jak w art. 12 ust. 1 Ustawy o Ochronie Sygnalistów)

3. Do zakazanych działań odwetowych należy także wypowiedzenie umowy cywilnoprawnej, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej zlecenia lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia.

4. Zakaz działań odwetowych obejmuje także osobę pomagającą w dokonaniu zgłoszenia, osobę powiązaną z sygnalistą, a także jednostkę organizacyjną pomagającą sygnaliście lub z nim powiązaną, w szczególności zatrudniającą sygnalisty lub go zatrudniającą.

§8

Rejestr zgłoszeń

1. Każde zgłoszenie wewnętrzne podlega rejestracji bezpośrednio przez Jan Nowak Komisji ds. etyki.

2. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera:

1) numer porządkowy ;

2) przedmiot naruszenia;

3) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;

4) adres korespondencyjny sygnalisty;

5) datę wpływu zgłoszenia;

6) informację o podjętych działaniach następczych;

7) datę zakończenia postępowania.

3. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera także zgłoszenia dokonane anonimowo. Jeśli sygnalista nie podał danych osobowych lub adresu korespondencyjnego, w Rejestrze oznacza się takie zgłoszenie jako anonim.

4. Informacje dotyczące zgłoszenia są przechowywane w Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych przez okres 5 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu innych postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§9

Postanowienia końcowe

1. Za prawidłowość oraz efektywność funkcjonowania niniejszej procedury odpowiada Zarząd Spółki.

2. Komisja ds. etyki nie rzadziej niż raz w roku przekazuje Zarządowi Spółki zbiorczą informację o zgłoszeniach wewnętrznych oraz o podjętych w związku z tymi zgłoszeniami działaniach następczych.

3. Zarząd Spółki informuje pracowników o przyjęciu oraz treści niniejszej procedury, jak również o jej zmianach.

(Powyższy obowiązek informacyjny wynika z art. 24 ust. 5 Ustawy o Ochronie Sygnalistów)

4. Zarząd Spółki przekazuje informację o procedurze wraz z dokumentami aplikacyjnymi lub informacjami o warunkach zatrudnienia poprzedzających zawarcie innej niż stosunek pracy umowy.

(Obowiązek poinformowania ubiegających się o pracę wynika z art. 24 ust. 6 Ustawy o Ochronie Sygnalistów. Wydaje się, że takie informacje mogą zostać przekazane razem z informacjami o warunkach zatrudnienia)

5. Procedura wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia przekazania jej do wiadomości pracowników w Firma "Słoneczny Stok" Sp. z o.o..

(Termin wejścia procedury w życie wynika z art. 24 ust. 5 Ustawy o Ochronie Sygnalistów)