Procedura zgłoszeń wewnętrznych

Prawo

praca

Kategoria

regulamin

Klucze

działania następcze, ochrona sygnalisty, pełnomocnik ds. zgłoszeń, procedura zgłoszeń wewnętrznych, rejestru zgłoszeń, sygnalista

Procedura zgłoszeń wewnętrznych określa zasady składania i przetwarzania zgłoszeń wewnątrz organizacji. Procedura ta ma na celu zapewnienie odpowiedniego sposobu rejestrowania i rozpatrywania wszelkich zgłoszeń oraz utrzymanie przejrzystości wewnętrznych komunikacji. Poprzez określenie kroków do zgłaszania problemów czy propozycji, dokument ten ułatwia efektywne zarządzanie procesem zgłoszeń w firmie.

Procedura Zgłoszeń Wewnętrznych i Podejmowania Działań Następczych

w Stowarzyszeniu "Promyk Nadziei"

przyjęta uchwałą walnego zebrania Stowarzyszenia nr 2023/07/15

§1

Postanowienia ogólne

1. Procedura zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych, zwana dalej „procedurą”, określa tryb przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych dotyczących informacji o naruszeniu prawa lub regulacji i standardów etycznych ustanowionych w Stowarzyszeniu "Promyk Nadziei", a także podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami.

2. Procedura ma na celu wprowadzenie przejrzystych zasad ujawniania przypadków nieprawidłowości, podejmowania stosownych działań naprawczych w związku z zaistniałymi naruszeniami oraz ochronę sygnalisty.

3. Procedura obowiązuje sygnalistę, który dokonuje zgłoszenia wewnętrznego w kontekście związanym z pracą, niezależnie od stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia przez niego pracy.

4. Ochronie przewidzianej w procedurze sygnalista podlega od chwili dokonania zgłoszenia wewnętrznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego jest prawdziwa w momencie jego dokonania i stanowi informację o naruszeniu prawa.

5. Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia wewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara).

6. Sygnalista w każdym przypadku może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

7. Zgłoszenia zewnętrzne przyjmowane są przez Annę Kowalską lub inny organ publiczny, którego właściwość obejmuje podejmowanie odpowiednich działań następczych obejmujących przedmiot zgłoszenia. W stosownych przypadkach zgłoszenia zewnętrzne są dokonywane także do Rzecznika Praw Obywatelskich.

8. Wszystkie informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych wraz z odesłaniem do https://www.rpo.gov.pl/ zawarte zostały w https://bip.brpo.gov.pl/.

9. W przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Stowarzyszenia "Promyk Nadziei", zachęca się do dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

10. Każdemu, kto rozważa dokonanie zgłoszenia wewnętrznego lub zewnętrznego, zapewnia się w razie potrzeby Janinę Nowak lub Piotra Wiśniewskiego pomoc, udzieloną na wniosek takiej osoby, w terminie 7 dni od złożenia wniosku. Świadczenie takiej pomocy odbywa się przy zachowaniu zasad pełnej poufności tożsamości osoby, która zamierza dokonać zgłoszenia.

§2

Definicje

Ilekroć w procedurze jest mowa o:

1) Pełnomocniku ds. zgłoszeń – rozumie się przez to wyznaczoną przez "Promyk Nadziei" Marię Zielińską, do której zadań należy przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych, w tym występowanie w razie potrzeby o dodatkowe informacje do sygnalisty, a także podejmowanie działań następczych;

2) działaniu następczym – rozumie się przez to działanie polegające na ocenie prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym oraz przeciwdziałanie naruszeniu prawa, w szczególności przez prowadzenie wewnętrznego postępowania, wszczęcie postępowania administracyjnego bądź innego postępowania na podstawie przepisów prawa lub oddalenie zgłoszenia;

3) działaniu odwetowym – rozumie się przez to dyscyplinarne lub porównywalne działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem wewnętrznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić mu nieuzasadnioną szkodę, w tym także niezasadne inicjowanie postępowania dyscyplinarnego przeciwko sygnaliście;

4) informacji o naruszeniu prawa – rozumie się przez to informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Stowarzyszeniu "Promyk Nadziei", o którym sygnalista dowiedział się w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia;

5) informacji zwrotnej – rozumie się przez to przekazanie sygnaliście informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;

6) kontekście związanym z pracą – rozumie się przez to poprzedzające, bieżące lub następcze działania związane z wykonywaniem pracy, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;

7) osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to Jana Nowaka, Fundację "Wsparcie" lub Stowarzyszenie "Pomocna Dłoń", wskazaną w zgłoszeniu wewnętrznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;

8) osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – rozumie się przez to Annę Wiśniewską, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu wewnętrznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;

9) osobie powiązanej z sygnalistą – rozumie się przez to osobę, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym małżonka lub partnera życiowego sygnalisty;

10) zgłoszeniu wewnętrznym – rozumie się przez to pisemne lub ustne zgłoszenie wewnętrzne przekazane zgodnie z niniejszą procedurą.

§3

Przedmiot zgłoszenia

1. Przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego mogą być działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:

1) przekupstwa;

2) oszustwa;

3) prania pieniędzy;

4) korupcji;

5) fałszowania dokumentów;

6) naruszenia praw pracowniczych;

7) naruszenia przepisów BHP;

8) dyskryminacji;

9) mobbingu;

10) naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa;

11) naruszenia ochrony danych osobowych;

12) naruszenia przepisów o ochronie środowiska;

13) naruszenia przepisów podatkowych;

14) naruszenia przepisów o konkurencji.

2. Przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego mogą być także naruszenia obowiązujących w Stowarzyszeniu "Promyk Nadziei" regulacji wewnętrznych i standardów etycznych.

3. Następujące czynniki ryzyka sprzyjają możliwości naruszenia prawa w Stowarzyszeniu "Promyk Nadziei":

1) Brak odpowiednich szkoleń dla pracowników.

2) Niewystarczająca kontrola wewnętrzna.

§4

Tryb dokonywania zgłoszenia

1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia wewnętrznego:

1) pisemnie – za pośrednictwem poczty elektronicznej: [email protected].

2) listownie – w zamkniętej kopercie dostarczonej Janinie Nowak lub Piotrowi Wiśniewskiemu opatrzonej napisem „Zgłoszenie wewnętrzne”, umieszczonej w kolejnej zamkniętej kopercie, zaadresowanej na ul. Kwiatowa 1, 00-001 Warszawa lub dostarczonej do skrzynki podawczej umieszczonej na ul. Kwiatowa 1, 00-001 Warszawa.

3) telefonicznie – za pośrednictwem infolinii o nr 555 123 456.

2. Na wniosek sygnalisty zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane także podczas spotkania z udziałem Pełnomocnika ds. zgłoszeń, zorganizowanego w terminie 3 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. Z przyjęcia zgłoszenia obecny podczas spotkania Pełnomocnik ds. zgłoszeń sporządza protokół. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia takiego protokołu.

3. W celu rzetelnej weryfikacji zgłoszenia oraz skutecznego podjęcia działania następczego zgłoszenie powinno zawierać co najmniej:

1) imię i nazwisko sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie;

2) adres do korespondencji sygnalisty;

3) możliwie dokładny opis zdarzenia;

4) opis okoliczności, który umożliwił dostrzeżenie zgłoszonego naruszenia;

5) wskazanie uzasadnionych podstaw, które umożliwiły stwierdzenie, że informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa.

4. Zgłoszenia wewnętrznego można dokonać także anonimowo, poprzez przekazanie zgłoszenia w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem „Zgłoszenie anonimowe”, dostarczonej do skrzynki podawczej znajdującej się przy ul. Kwiatowa 1, 00-001 Warszawa.

5. Zgłoszenia wewnętrzne dokonane anonimowo, zawierające informacje w sposób oczywisty niewiarygodne bądź o niedającej się zweryfikować treści nie będą rozpatrywane.

6. W terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia wewnętrznego Pełnomocnik ds. zgłoszeń przekazuje sygnaliście potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

§5

Tryb rozpatrywania zgłoszeń

1. Zgłoszenia wewnętrzne są przyjmowane przez Pełnomocnika ds. zgłoszeń, który dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie spełnia warunki określone w niniejszej procedurze. W razie konieczności uzupełnienia lub wyjaśnienia zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym informacji Pełnomocnik ds. zgłoszeń kontaktuje się z sygnalistą, o ile jest to możliwe.

2. Pełnomocnik ds. zgłoszeń może odstąpić od rozpatrzenia zgłoszenia będącego przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalisty, jeśli nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem. Pełnomocnik ds. zgłoszeń informuje sygnalistę o pozostawieniu zgłoszenia wewnętrznego bez rozpoznania, podając przyczyny, a w razie kolejnego zgłoszenia wewnętrznego pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.

3. W przypadku gdy zgłoszenie wewnętrzne spełnia warunki, o których mowa w pkt 1, zaś treść zgłoszenia wewnętrznego uzasadnia wszczęcie wewnętrznego postępowania, Pełnomocnik ds. zgłoszeń podejmuje czynności mające na celu wyjaśnienie wszystkich okoliczności zawartych w zgłoszeniu.

4. Gdy zajdzie taka potrzeba, Pełnomocnik ds. zgłoszeń może wezwać każdą osobę wykonującą pracę na rzecz Stowarzyszenia "Promyk Nadziei" celem złożenia wyjaśnień. Osoby wezwane są obowiązane do stawienia się i przedstawienia wszystkich informacji oraz dokumentów będących w ich posiadaniu, które umożliwić mogą ustalenie okoliczności naruszenia wskazanego w zgłoszeniu wewnętrznym.

5. Pełnomocnik ds. zgłoszeń może także zwrócić się o opinię lub ekspertyzę do przedstawicieli innych działów Stowarzyszenia "Promyk Nadziei" lub do biegłych sądowych, o ile wiedza i doświadczenie takich osób są niezbędne do wyjaśnienia wszystkich okoliczności naruszenia zawartego w zgłoszeniu.

6. Po wyjaśnieniu całokształtu okoliczności zawartych w zgłoszeniu Pełnomocnik ds. zgłoszeń podejmuje decyzję co do zasadności zgłoszenia oraz wydaje zalecenia co do podjęcia ewentualnych działań następczych.

7. Pełnomocnik ds. zgłoszeń przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 30 dni od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, 90 dni od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

8. Pełnomocnik ds. zgłoszeń nie przekazuje sygnaliście informacji zwrotnej, jeśli nie podał on adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację.

§6

Działania następcze

1. W przypadku, gdy:

1) naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Stowarzyszenia "Promyk Nadziei" – Pełnomocnik ds. zgłoszeń podejmuje określone w zaleceniach działania naprawcze;

2) naruszeniu prawa nie można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Stowarzyszenia "Promyk Nadziei" – Pełnomocnik ds. zgłoszeń zawiadamia organy ścigania lub wszczyna inne postępowanie określone przepisami prawa;

3) zgłoszenie naruszenia okazało się bezzasadne – Pełnomocnik ds. zgłoszeń oddala zgłoszenie i zamyka postępowanie określone niniejszą procedurą.

2. Jeśli informacja zwrotna, przekazana zgodnie z § 5 pkt 7, nie zawierała informacji wskazanych w § 2 pkt 5, Pełnomocnik ds. zgłoszeń przekazuje sygnaliście uzupełniającą informację zwrotną obejmującą taką informację.

3. Pełnomocnik ds. zgłoszeń podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności oraz przy zachowaniu pełnej poufności tożsamości sygnalisty.

§7

Ochrona sygnalisty

1. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane żadne działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.

2. Zakaz działań odwetowych obejmuje także osobę pomagającą w dokonaniu zgłoszenia, osobę powiązaną ze zgłaszającym, a także fundację lub inną organizację pomagającą sygnaliście lub z nim powiązaną, w szczególności stanowiącą pracodawcę sygnalisty lub go zatrudniającą.

§8

Rejestr zgłoszeń

1. Każde zgłoszenie wewnętrzne podlega ewidencji przez Pełnomocnika ds. zgłoszeń.

2. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera:

1) datę zgłoszenia;

2) przedmiot naruszenia;

3) dane sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;

4) adres kontaktowy sygnalisty;

5) sposób dokonania zgłoszenia;

6) informację o podjętych działaniach następczych;

7) datę zakończenia sprawy.

3. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera także zgłoszenia dokonane anonimowo. Jeśli sygnalista nie podał swoich danych osobowych lub adresu do kontaktu, w Rejestrze oznacza się takie zgłoszenie jako anonimowe.

4. Informacje dotyczące zgłoszenia są przechowywane w Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych przez 5 lat po zakończeniu roku, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu innych postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§9

Postanowienia końcowe

1. Za prawidłowość oraz efektywność funkcjonowania niniejszej procedury odpowiada Zarząd Stowarzyszenia.

2. Pełnomocnik ds. zgłoszeń, nie rzadziej niż raz w roku, przekazuje Zarządowi Stowarzyszenia pisemną informację o zgłoszeniach wewnętrznych oraz o podjętych w związku z tymi zgłoszeniami działaniach następczych.

3. Zarząd Stowarzyszenia informuje wszystkie osoby wykonujące pracę na rzecz Stowarzyszenia "Promyk Nadziei" o przyjęciu oraz treści niniejszej procedury, jak również o jej zmianach.

4. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie umowy o pracę lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji Pełnomocnik ds. zgłoszeń przekazuje informację o procedurze wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub rozmów poprzedzających zawarcie innej niż umowa o pracę umowy.

5. Procedura wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia przekazania jej do wiadomości wszystkich osób wykonujących pracę w Stowarzyszeniu "Promyk Nadziei".

Procedura zgłoszeń wewnętrznych stanowi ważne narzędzie w poprawie komunikacji oraz rozwiązywaniu problemów wewnętrznych organizacji. Dzięki jasno określonym zasadom dotyczącym zgłaszania, przetwarzania i monitorowania zgłoszeń, firma może skuteczniej reagować na wyzwania oraz doskonalić swoje działania na każdym poziomie organizacyjnym.