Wytyczne kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych

Zarządzenie nr 01/2024

Marszałka Województwa Małopolskiego

z dnia 24 kwietnia 2024 r.

w sprawie wytycznych do funkcjonowania kontroli zarządczej w wojewódzkich

samorządowych jednostkach organizacyjnych oraz zasad dokonywania jej oceny przez

Departament Audytu Wewnętrznego i Certyfikacji

Na podstawie art. 43 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 5 czerwca 2008 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2022 r. poz. 1136), art. 69 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1634) oraz § 6 ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego, stanowiącego załącznik do uchwały nr 123/2023 Zarządu Województwa Małopolskiego z 15 grudnia 2023 r. w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego – zarządzam, co następuje:

§1

Wprowadza się Wytyczne do funkcjonowania kontroli zarządczej w wojewódzkich samorządowych jednostkach organizacyjnych oraz zasady dokonywania jej oceny przez Departament Audytu Wewnętrznego i Certyfikacji, stanowiące załącznik do niniejszego zarządzenia.

§2

Wykonanie zarządzenia powierza się Dyrektorowi Departamentu Audytu Wewnętrznego i Certyfikacji w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego

§3

Traci moc Zarządzenie nr 10/2022 Marszałka Województwa Małopolskiego z dnia 10 stycznia 2022 r. w sprawie funkcjonowania kontroli zarządczej II poziomu w jednostkach organizacyjnych Województwa Małopolskiego

§4

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik do Zarządzenia nr 01/2024 Marszałka Województwa Małopolskiego z dnia 24 kwietnia 2024 r.

Wytyczne do funkcjonowania kontroli zarządczej w wojewódzkich samorządowych jednostkach organizacyjnych oraz zasady dokonywania jej oceny przez Departament Audytu Wewnętrznego i Certyfikacji

§1

1. Audyt wewnętrzny jest działalnością niezależną i obiektywną, której celem jest wspieranie Marszałka Województwa Małopolskiego, jako zwierzchnika służbowego kierowników wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych w realizacji celów i zadań przez systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze.

2. Ocena, o której mowa w ust. 1, dotyczy w szczególności adekwatności, skuteczności, efektywności kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych Województwa Małopolskiego

§2

1. Kontrolę zarządczą w jednostkach organizacyjnych Województwa Małopolskiego, zwanych dalej „jednostkami organizacyjnymi”, stanowi ogół działań podejmowanych przez kierowników tych jednostek dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

2. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:

1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;

2) skuteczności i efektywności działania i realizacji zadań, w tym w szczególności oszczędne i efektywne wykorzystywanie zasobów majątkowych i ludzkich;

3) wiarygodności sprawozdań;

4) ochrony zasobów – w tym w zakresie zabezpieczenia składników majątku przed zniszczeniem, utratą i defraudacją, w tym danych osobowych i informacji niejawnych;

5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;

6) efektywności i skuteczności przepływu informacji dla zapewnienia osobom zarządzającym i pracownikom informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków oraz skutecznej komunikacji zewnętrznej;

7) zarządzania ryzykiem dla zmniejszenia prawdopodobieństwa wystąpienia negatywnych zjawisk uniemożliwiających osiągnięcie celów i realizację zadań wynikających ze statutu, ustaw i planów pracy jednostki lub ograniczenia skutków wystąpienia ryzyka dla zachowania ciągłości działalności jednostek, ochrony mienia i ich zasobów.

3. System kontroli zarządczej realizowany jest w pięciu obszarach działalności jednostki:

1) środowisko wewnętrzne;

2) cele i zarządzanie ryzykiem;

3) mechanizmy kontroli;

4) informacja i komunikacja;

5) monitorowanie i ocena.

§3

1. Kierownicy jednostek organizacyjnych Województwa Małopolskiego zapewniają adekwatność, skuteczność i efektywność kontroli zarządczej poprzez realizację ustalonych procedur, zasad etycznych, dostosowania struktury organizacyjnej do realizacji przyjętych celów i zadań oraz poprzez system zarządzania ryzykiem z uwzględnieniem przyjętych standardów kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych oraz obowiązujących przepisów prawa.

2. W procedurach, o których w ust. 1, uwzględnia się specyficzne zadania jednostki, posiadane zasoby i warunki, w jakich działa jednostka.

§4

1. W ramach zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Województwie Małopolskim zobowiązuje się kierowników jednostek organizacyjnych Województwa Małopolskiego do:

a) opracowania szczegółowych procedur kontroli zarządczej w ramach posiadanych kompetencji i odpowiedzialności,

b) sporządzania planów pracy wskazujących cele i zadania jednostki na dany rok z uwzględnieniem (jeżeli dotyczy) realizacji Strategii rozwoju społeczno-gospodarczego Województwa Małopolskiego,

c) sporządzania sprawozdania z realizacji planu pracy na dany rok,

d) dokonania corocznej identyfikacji ryzyka w odniesieniu do celów i zadań jednostki oraz przeprowadzenia analizy ryzyka i jego szacowania w celu właściwego zarządzania ryzykiem, co przedstawiają w rejestrze ryzyk zgodnym ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszych Wytycznych,

e) składania okresowego sprawozdania z funkcjonowania kontroli w zarządczej w jednostce w postaci „Oceny stanu systemu kontroli zarządczej” na formularzu stanowiącym załącznik nr 2,

f) składania oświadczenia o stanie systemu kontroli zarządczej w kierowanej przez siebie jednostce organizacyjnej zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3,

g) niezwłocznego przekazywania informacji o wynikach kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce.

§5

Kierownicy jednostek organizacyjnych Województwa Małopolskiego przekazują poniższe dokumenty do Departamentu Audytu Wewnętrznego i Certyfikacji w następujących terminach:

1) Sprawozdanie „Ocena stanu systemu kontroli zarządczej” i oświadczenie o stanie systemu kontroli zarządczej w kierowanej przez siebie jednostce organizacyjnej – do 31 marca roku bieżącego za rok poprzedni;

2) Rejestr ryzyk oraz plan pracy jednostki – do 31 stycznia roku bieżącego na dany rok;

3) Sprawozdanie z wykonania planu pracy – do 31 marca roku bieżącego za rok poprzedni.

§6

1. Departament Audytu Wewnętrznego i Certyfikacji w losowo wybranych jednostkach organizacyjnych przeprowadza audyt na miejscu, w celu potwierdzenia danych zawartych w przekazanych dokumentach. Po przeprowadzeniu czynności audytowych, audytor uzgadnia pisemnie z audytowanym wstępne wyniki audytu wewnętrznego w formie notatki służbowej, w tym w szczególności ustalenia i propozycje zaleceń. W przypadku nieuzgodnienia wstępnych wyników audytu wewnętrznego, audytowany może zgłosić pisemne zastrzeżenia, w terminie określonym przez audytora wewnętrznego, nie krótszym niż 7 dni kalendarzowych od dnia poinformowania audytowanego o wstępnych wynikach.

2. Sporządzone, po uzgodnieniu wstępnych wyników audytu wewnętrznego lub po wniesieniu zastrzeżeń, sprawozdanie jest przekazywane Dyrektorowi Departamentu sprawującego nadzór nad audytowaną wojewódzką samorządową jednostką organizacyjną. Dyrektor Departamentu sprawującego nadzór nad audytowaną jednostką organizacyjną składa swój podpis na sprawozdaniu na dowód, że zapoznał się z jego treścią.

3. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w przesłanych dokumentach bądź w funkcjonowaniu kontroli zarządczej lub zidentyfikowaniu możliwości poprawy sposobu jej działania, wydawane są pisemne zalecenia. Kierownicy jednostek zobowiązani są do podjęcia działań naprawczych, o których informują audytora prowadzącego audyt w terminie 30 dni od otrzymania zaleceń, w formie notatki służbowej.

§7

1. Na podstawie przesłanej dokumentacji oraz informacji zebranych podczas audytu na miejscu w losowo wybranych jednostkach organizacyjnych Departament Audytu Wewnętrznego i Certyfikacji sporządza Sprawozdanie pn.: „Ocena stanu systemu kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych Województwa Małopolskiego” do końca marca danego roku, za rok poprzedni.

2. Sprawozdanie pn.: „Ocena stanu systemu kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych Województwa Małopolskiego” podpisane przez Dyrektora Departamentu Audytu Wewnętrznego i Certyfikacji zatwierdza Marszałek Województwa Małopolskiego