Umowa o świadczenie usług księgowo kadrowych

UMOWA O ŚWIADCZENIE USŁUG KSIĘGOWO - KADROWYCH

zawarta w dniu 15.03.2023 r. w Warszawie pomiędzy:

Fabryka Krzeseł Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, wpisaną do krajowego rejestru sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia pod numerem 00054321, NIP 5432109876, kapitał zakładowy spółki 100 000 zł

reprezentowanym przez:

Jan Kowalski –prezesa zarządu spółki uprawnionego do samodzielnej reprezentacji zwanego dalej Zleceniobiorcą a Anna Nowak, prowadzącą działalność gospodarczą pod firmą "Biuro Rachunkowe Anna Nowak" Anna Nowak, pod adresem ul. Kwiatowa 12, 00-001 Warszawa, NIP 1234567890 zwana dalej Zleceniodawcą łącznie zwanymi Stronami o następującej treści:

§1 Przedmiot umowy

1. Zleceniodawca powierza Zleceniobiorcy, za wynagrodzeniem, prowadzenie uproszczonych ksiąg podatkowych w zakresie pozarolniczej działalności gospodarczej oraz prowadzenie spraw pracowniczych, a także wynikających z tego tytułu rozliczeń podatkowych bądź z zakresu ubezpieczeń W ZUS, na warunkach określonych w niniejszej umowie tj.: a) prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, b) prowadzenie ewidencji środków trwałych, c) prowadzenia ewidencji wartości niematerialnych i prawnych, d) prowadzenie ewidencji dla potrzeb podatku VAT, e) sporządzanie i przekazywanie deklaracji do właściwych organów podatkowych i ZUS,

Strona 1 z 7

f) przechowywanie dokumentacji źródłowej i ksiąg za bieżący rok do czasu wykonania rozliczenia rocznego, g) prowadzenie dokumentacji kadrowo – płacowej takiej jak listy płac, dokumentacji pracowniczej związanej z nawiązaniem i rozwiązaniem stosunku pracy pracowników zleceniodawcy, naliczenie podatku od wynagrodzeń oraz wysokości składek ZUS, a także sporządzenie oraz przekazywanie deklaracji do ZUS.

2. Określony w ustępie 1 niniejszego paragrafu zakres czynności obejmuje wyłącznie czynności cykliczne, powtarzalne i wynikające z obowiązujących na dzień podpisania umowy regulacji prawnych. w razie wątpliwości przyjmuje się, że katalog tych czynności ma charakter zamknięty i wszelkie inne czynności w nim niewymienione, jak np. sporządzanie rocznych deklaracji PIT-36 może zostać zleceniodawcy powierzone, na podstawie odrębnej umowy.

3. Zleceniodawca udzieli Zleceniobiorcy wszelkich niezbędnych pełnomocnictw do wykonywania czynności określonych w ustępie 1 niniejszej umowy, w szczególności do reprezentowania go przed organami podatkowymi, zakładem ubezpieczeń społecznych w szczególności w sprawach dotyczących spraw związanych z bieżącym rozliczeniem należności podatkowych, a także do składania wyjaśnień, podpisywania deklaracji i oświadczeń oraz do wglądu w akta wymiarowe, kontrolne itp.

4. Zleceniobiorca będzie wykonywał powierzone mu usługi z należytą starannością, w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa, w oparciu o otrzymane od Zleceniodawcy dokumenty i informacje.

§2 Zapewnienia Zleceniodawcy

Zleceniodawca oświadcza, że w dniu zawarcia umowy: a) osiąga przychody z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej, b) jest płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych i podatek ten rozlicza liniowo, c) jest czynnym podatnikiem vat, d) prowadzi uproszczone księgi podatkowe w zakresie pozarolniczej działalności gospodarczej e) wszystkie przekazane zleceniobiorcy faktury, rachunki i inne dokumenty będą odzwierciedlać wyłącznie rzeczywiste transakcje gospodarcze.

Strona 2 z 7

§3 Obowiązki Zleceniobiorcy

Do obowiązków Zleceniobiorcy należy: a) odbieranie od Zleceniodawcy niezbędnych dokumentów, b) wykonywanie czynności zgodnie z § 1 niniejszej umowy, c) przechowywanie ksiąg i innych dokumentów otrzymanych od zleceniodawcy w sposób chroniący je przed zniszczeniem oraz dostępem osób trzecich.

§4 Obowiązki Zleceniodawcy

1. Zleceniodawca zobowiązuje się do: a) właściwego pod względem formalnym i rzetelnego pod względem merytorycznym dokumentowania operacji gospodarczych, b) dostarczania do biura Zleceniobiorcy wszelkich kompletnych dokumentów stanowiących podstawę do wykonania zleconych usług, nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dokumenty te dotyczą, przy czym dokumenty kadrowe powinny być dostarczane na bieżąco w taki sposób aby umożliwić Zleceniobiorcy terminowe naliczenie wynagrodzeń, niezbędnych deklaracji i wykonanie innych nałożonych przepisami prawa obowiązków, c) niezwłocznego informowania Zleceniobiorcy, nie później jednak niż w dniu dostarczenia dokumentów, o wszelkich zdarzeniach powodujących zmiany w stanie oraz ilości składników majątkowych, w szczególności o zawarciu, rozwiązaniu lub wygaśnięciu umów, których jedną ze stron jest Zleceniodawca, mogących mieć wpływ na zobowiązania podatkowe, jak również o wszelkich okolicznościach istotnych dla należytego prowadzenia dokumentacji kadrowo-płacowej.

2. W przypadku niedostarczenia Zleceniobiorcy dokumentów na potrzeby rozliczeń podatkowych lub ich dostarczenia po 10 dniu miesiąca następującego po miesiącu, za który nastąpić ma rozliczenie, Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za skutki niezłożenia deklaracji podatkowych lub ich nieterminowego złożenia.

3. W przypadku niedostarczenia Zleceniobiorcy dokumentów stanowiących przedmiot dokumentacji kadrowo-płacowej, lub ich doręczenia z opóźnieniem Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za skutki niedopełnienia lub nieterminowego

Strona 3 z 7

dopełnienia obowiązków określonych przedmiotem tej dokumentacji i obowiązującymi przepisami prawa.

§5 Udostepnienie ksiąg i dokumentów

1. Księgi i dowody związane z jej prowadzeniem będą stale przechowywane w miejscu prowadzenia działalności Zleceniobiorcy.

2. W czasie obowiązywania niniejszej umowy, na każde żądanie Zleceniobiorca udostępni Zleceniodawcy przechowywane dokumenty w trakcie roku podatkowego za odpowiednim pokwitowaniem.

3. W okresie przechowywania dokumentów poza siedzibą Zleceniobiorcy, jest on zwolniony z obowiązków wynikających z niniejszej umowy, dla wykonywania, których niezbędny jest dostęp do wydanych dokumentów.

4. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za prawidłowość wpisów lub sporządzonych dokumentów w tym okresie.

5. Udostępnienie dokumentów zwalnia zleceniobiorcę z odpowiedzialności za ich kompletność.

§6 Wynagrodzenie

1. Zleceniobiorcy przysługuje miesięczne wynagrodzenie w wysokości 1500 zł netto, przy czym w przypadku zatrudnienia więcej niż 5 pracowników wynagrodzenie Zleceniobiorcy zwiększy się o 100 zł po zatrudnieniu każdego kolejnego pracownika.

2. Do wynagrodzenia zostanie doliczony podatek VAT w obowiązującej w dniu wystawienia faktury wysokości. Faktura zostanie wystawiona do 15 dnia każdego miesiąca kalendarzowego następującego po miesiącu, w którym świadczonego były usługi objęte niniejszą umową.

3. Strony ustalają 14-dniowy termin płatności od dnia wystawienia faktury.

4. Wynagrodzenie Zleceniobiorcy podlega corocznej waloryzacji o wysokość rocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłaszanego przez prezesa GUS począwszy od miesiąca, w którym zostanie on ogłoszony.

5. W przypadku dostarczenia dokumentów dotyczących wcześniejszych okresów, powodujących konieczność korygowania ewidencji księgowej i deklaracji, Zleceniobiorcy przysługuje dodatkowe wynagrodzenie w wysokości 20% miesięcznego wynagrodzenia.

6. Za dzień zapłaty strony uznają dzień uznania rachunku bankowego Zleceniobiorcy.

7. Zleceniodawca wyraża zgodę na przesyłanie faktur drogą elektroniczną na następujący adres e-mail [email protected].

§7 Poufność

Strony zobowiązują się do zachowania w tajemnicy wszelkich materiałów, dokumentów oraz informacji, w szczególności technicznych, technologicznych, handlowych i organizacyjnych, otrzymanych lub uzyskanych w sposób zamierzony lub przypadkowy od drugiej strony w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej w związku zarówno z ofertą współpracy jak i zawarciem oraz realizacją niniejszej umowy.

§8 Zwrot ksiąg i dokumentów

1. Zleceniobiorca zwróci Zleceniodawcy za pokwitowaniem księgi, ewidencje oraz inne dokumenty nie później niż: a) po dniu sporządzenia zeznania rocznego, w przypadku kontynuacji niniejszej umowy, b) w dniu wynikającym z ustalonych zasad określonych przy rozwiązaniu umowy.

2. Zleceniodawca zobowiązuje się powiadomić o okolicznościach wskazanych powyżej listownie na adres siedziby.

3. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za nieodebranie przez Zleceniodawcę dokumentów i urządzeń księgowych oraz może, po upływie terminu określonego w ustępie 1, przekazać je do przechowania na koszt Zleceniodawcy albo samemu je przechować za wynagrodzeniem w wysokości 50 zł za każdy dzień przechowywania nieodebranych dokumentów.

4. Zleceniodawca ma obowiązek w terminie określonym w punkcie pierwszym powyżej odbioru od Zleceniobiorcy odebrać bazę danych obejmującą wszelkie dane wynikające z prowadzenia ksiąg podatkowych przy pomocy programu księgowo – finansowego, która zostanie mu przez Zleceniobiorcę przekazana na elektronicznym nośniku informacji. Zleceniobiorca nie ma obowiązku przechowywania baz danych Zleceniodawcy po dacie rozwiązania umowy.

Strona 5 z 7