Protokół spotkania

Prawo

kadry

Kategoria

protokół

Klucze

analiza protokołu, cel spotkania, drugoplanowy temat, lista obecności, nowe kwestie, osoby odpowiedzialne, plan spotkania, poboczny temat, podpisy, protokół spotkania, przewodni temat, zadania do realizacji, zatwierdzenie protokołu

Protokół spotkania jest oficjalnym dokumentem, który zawiera informacje na temat przebiegu i treści spotkania. Zawiera szczegóły dotyczące uczestników, omawianych tematów oraz podjętych decyzji. Jest przydatny zarówno do celów rejestrowania postępu prac, jak i do późniejszego odwoływania się do ustaleń i uzgodnień. Ponadto, protokół spotkania może stanowić ważne źródło informacji dla osób, które nie mogły uczestniczyć w spotkaniu, a chcą być na bieżąco.

Plan i protokół spotkania w biurze rachunkowym

Data: 2023-11-20                                                  Godzina: 10:00

CZĘŚĆ I

– PLAN SPOTKANIA –

Cel spotkania (temat przewodni)

• informacyjne: Omówienie nowych przepisów podatkowych

• szkoleniowe: Praktyczne zastosowanie nowego oprogramowania księgowego

• służące rozwiązywaniu problemów: Rozbieżności w raportach finansowych za październik

• służące delegowania zadań: Przygotowanie deklaracji VAT dla klientów

Lista obecności

1. Anna Kowalska stanowisko Księgowa

2. Jan Nowak stanowisko Główny Księgowy

3. Maria Wiśniewska stanowisko Asystentka Księgowej

4. Piotr Zieliński stanowisko Specjalista ds. Kadr i Płac

5. Katarzyna Malinowska stanowisko Dyrektor Finansowy

Przewodni temat spotkania: kluczowe zagadnienia do przedstawienia/punkty dyskusji

Interpretacja nowych przepisów Wpływ zmian na rozliczenia klientów

Szkolenie z nowego oprogramowania Termin wdrożenia zmian

Analiza rozbieżności w raportach Identyfikacja przyczyn rozbieżności

Podział zadań związanych z deklaracjami VAT Harmonogram prac

Drugoplanowy temat spotkania: kluczowe zagadnienia do przedstawienia/punkty dyskusji

Plan szkoleń na kolejny kwartał Budżet na szkolenia

Aktualizacja procedur wewnętrznych Omówienie zmian w przepisach BHP

Organizacja świątecznego spotkania firmowego Propozycje miejsca i terminu

Dyskusja na temat premii świątecznych Kryteria przyznawania premii

Poboczny temat spotkania: kluczowe zagadnienia do przedstawienia/punkty dyskusji

Zakup nowego sprzętu komputerowego Specyfikacja techniczna komputerów

Wymiana drukarki Wybór modelu drukarki

Zakup licencji na nowe oprogramowanie Porównanie ofert różnych dostawców

Analiza i zatwierdzenie protokołu z poprzedniego spotkania

1. Anna Kowalska 2. 2023-11-13 3. TAK NIE

                                            /uzgodniony termin realizacji/ /raport z realizacji: wykonane; nie wykonane/

4. Przygotowanie raportu finansowego za październik

         /delegowane zadanie oraz sugestie osoby odpowiedzialnej; napotkane problemy; nowe możliwości, cenne wskazówki i wnioski/

1. Jan Nowak 2. 2023-11-15 3. TAK NIE

                                            /uzgodniony termin realizacji/ /raport z realizacji: wykonane; nie wykonane/

4. Wysłanie deklaracji VAT dla klientów

         /delegowane zadanie oraz sugestie osoby odpowiedzialnej; napotkane problemy; nowe możliwości, cenne wskazówki i wnioski/

CZĘŚĆ II

– PROTOKÓŁ SPOTKANIA –

Przyjęte zadanie do realizacji:

1. Wdrożenie nowego oprogramowania księgowego

              etapy

              Instalacja oprogramowania

              Szkolenie pracowników

              Przeniesienie danych

              Testy oprogramowania Wyznaczona data realizacji

                                                            2024-01-15

Wyznaczone osoby do realizacji zadania:

1. Jan Nowak

2. Anna Kowalska

3. Maria Wiśniewska

Przyjęte zadanie do realizacji:

2. Przygotowanie raportu rocznego

              etapy

              Zebranie danych

              Analiza danych

              Sporządzenie raportu

              Weryfikacja raportu Wyznaczona data realizacji

                                                            2024-03-31

Wyznaczone osoby do realizacji zadania:

1. Katarzyna Malinowska

2. Jan Nowak

3. Anna Kowalska

Zasygnalizowane i zgłoszone nowe kwestie

TAK          NIE

Ciekawe i warte uwagi pomysły                                    /raport z realizacji:

wykonane;

nie wykonane/

TAK          NIE

Zgłoszone problemy                                              /raport z realizacji:

wykonane;

nie wykonane /

TAK          NIE

Inne kwestie do wykonania lub                              /raport z realizacji:

analizy                                              wykonane;

nie wykonane

PODPISY

1. Anna Kowalska 4. Piotr Zieliński

2. Jan Nowak 5. Katarzyna Malinowska

3. Maria Wiśniewska 6. Adam Nowak

Podsumowując, protokół spotkania jest istotnym narzędziem zarządzania informacją w firmie. Dzięki niemu możliwe jest zachowanie przejrzystości w dokumentowaniu spotkań oraz ułatwienie wspólnego zrozumienia ustaleń i decyzji podejmowanych podczas spotkań.