Regulamin kontroli wewnętrznej

REGULAMIN

kontroli wewnętrznej w Słoneczny Brzeg Sp. z o.o.

§1

Regulamin kontroli wewnętrznej, zwany dalej Regulaminem określa rodzaj, cel, funkcje i sposoby przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Słoneczny Brzeg Sp. z o.o. w obszarze gospodarki finansowej, materialnej i personalnej.

§2

1. Kontrola wewnętrzna jest jednym z elementów kontroli zarządczej.

2. System kontroli wewnętrznej ma na celu w szczególności:

1) zbadanie zgodności każdego postępowania z obowiązującym prawem;

2) zbadanie gospodarności i efektywności działań oraz ocena stopnia realizacji zadań przydzielonych poszczególnym pracownikom;

3) ustalenie przyczyn i skutków nieprawidłowości wraz z ustaleniem osób odpowiedzialnych za ich powstanie;

4) określenie sposobów umożliwiających likwidację stwierdzonych nieprawidłowości;

5) zapobieganie nieprawidłowościom na terenie Słoneczny Brzeg Sp. z o.o. wywołanym przez osobę w nim zatrudnioną.

§3

Kontrola wewnętrzna jest opracowana w postaci:

1) kontroli wstępnej, mającej na celu zapobieganie niepożądanym lub nielegalnym działaniom, w szczególności obejmuje badanie projektowanych umów, porozumień i innych dokumentów powodujących powstanie zobowiązań;

2) kontroli bieżącej, polegającej na badaniu czynności i operacji w toku ich wykonywania w celu stwierdzenia, czy przebiegają one prawidłowo, w szczególności ma na celu zbadanie:

a) rzeczowego i finansowego stanu majątkowego z wykazem ewidencyjnym oraz prawidłowością jego zabezpieczenia przed zniszczeniem, kradzieżą lub uszkodzeniem,

b) celowości hospitacji,

c) rzetelności zapisu w dokumentacji.

3) kontroli następnej – obejmującej badanie stanu faktycznego Słoneczny Brzeg Sp. z o.o. oraz dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane, w szczególności dotyczy ona rzetelności i systematyczności w przebiegu czynności i prowadzenia dokumentacji pracowniczej i finansowej.

§4

Za zorganizowanie i prawidłowe funkcjonowanie systemu kontroli wewnętrznej odpowiedzialny jest Dyrektor Finansowy.

§5

1. Osoby zobowiązane do prowadzenia kontroli wewnętrznej:

1) Dyrektor Finansowy;

2) Główny Księgowy;

3) Kierownik Działu Kadr;

4) Kierownik Działu Sprzedaży;

5) inni pracownicy lub komisje kontrolne powołane przez Dyrektora Finansowego do przeprowadzenia doraźnych kontroli.

2. Dyrektor Finansowy sprawuje kontrolę wewnętrzną w wymienionym w załączniku nr 1.

3. Główny Księgowy, Kierownik Działu Kadr oraz Kierownik Działu Sprzedaży sprawują kontrolę w zakresie wymienionym w załączniku nr 2.

3. Zakres wykonywanych przez innych pracowników kontroli lub komisje kontrolne, o których mowa w ust. 1 pkt 5 musi być określony na piśmie.

§6

Osoby upoważnione do prowadzenia kontroli wewnętrznej zobowiązane są do niezwłocznego przekładania na piśmie:

1) informacji o wszelkich nieprawidłowościach, stwierdzonych podczas sprawowanej kontroli bieżącej;

2) sprawozdań półrocznych z przeprowadzonych zgodnie z planem kontroli okresowych;

3) wniosków pokontrolnych.

§7

Obowiązkiem kontrolującego jest:

1) sporządzenie rocznego planu kontroli i przedstawienie go do zatwierdzenia Dyrektorowi Finansowemu;

2) przygotowanie się do kontroli w celu wykonania jej zgodnie z procedurą i tematyką;

3) rzetelne i obiektywne ustalenie stanu faktycznego i w razie stwierdzenia nieprawidłowości i uchybień – ustalenie ich przyczyn i skutków finansowych oraz wskazanie osób za nie odpowiedzialnych;

4) przygotowanie dokumentacji po odbytej kontroli.

§8

Dowodem kontroli są dokumenty w postaci protokołu w książce kontroli wewnętrznej lub notatce służbowej. Protokół (notatka służbowa) powinny zawierać:

1) Jan Kowalski osoby kontrolowanej i Anna Nowak kontrolującej;

2) 2023-10-26 rozpoczęcia i zakończenia kontroli;

3) przedmiot kontroli i ustalenia pokontrolne;

4) podpisy osoby kontrolowanej i kontrolującej.

§9

1. W razie ujawnienia nieprawidłowości w czasie wykonywania kontroli osoba odpowiedzialna za kontrolę zawiadamia o niej Dyrektora Finansowego oraz rozpoczyna działania w celu usunięcia tych nieprawidłowości.

2. W razie ujawnienia w toku kontroli działań mających cechy przestępstwa, kontrolujący zawiadamia o tym Dyrektorowi Finansowemu, zabezpiecza dokumenty i przedmioty stanowiące dowód nadużycia.

3. W razie ujawnienia w toku kontroli działań mających cechy przestępstwa Dyrektor Finansowy niezwłocznie zawiadamia odpowiednie organy.

§ 10

1. Zobowiązuje się wszystkich pracowników Słoneczny Brzeg Sp. z o.o. do zapoznania się i stosowania.

2. Zapoznanie się z przepisami zawartymi w Regulaminie powinno zostać potwierdzone w oświadczeniu przez pracowników właściwych merytorycznie z racji powierzonych im obowiązków w zakresie kontroli

3. Regulamin wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

Załącznik nr 1 do Regulaminu kontroli wewnętrznej

Załącznik nr 2 do Regulaminu kontroli wewnętrznej