Instrukcja planowania szkoleń

INSTRUKCJA

planowania szkoleń w spółce

Elektro-Tech Sp. z o.o.

§1

Podstawy systemu planowania szkoleń

1. Realizacja niniejszej instrukcji jest niezbędna dla zapewnienia efektywnego wykorzystania środków finansowych Elektro-Tech Sp. z o.o. przeznaczonych na rozwój kwalifikacji i kompetencji wszystkich pracowników Elektro-Tech Sp. z o.o., które są niezbędne dla podnoszenia jakości procesów produkcyjnych, usługowych i obsługowych (wewnętrznych) oraz dla sprawnego zarządzania procesem pracy.

2. Za realizację polityki szkoleniowej pracowników Elektro-Tech Sp. z o.o. obejmującej kwestie planowania szkoleń, realizacji rocznych planów szkoleniowych i ich oceny w sposób bezpośredni odpowiedzialny jest Departament Personalny (a w jego składzie - w stopniu określonym przez dyrektora Departamentu - Dział Szkoleń i Rozwoju oraz Dział Zarządzania Zasobami Ludzkimi.

3. W planowaniu i w realizacji polityki szkoleniowej Departament Personalny jest uprawniony do żądania zachowania szczególnej staranności i terminowości od podmiotów zobowiązanych do działań przewidzianych niniejszą instrukcją.

4. Za identyfikację i określenie potrzeb szkoleniowych podległych pracowników jest odpowiedzialny ich bezpośredni przełożony.

5. Szkolenia dla potrzeb przygotowywania planu szkoleń określa w następującym układzie/podziale dotyczącym obszarów/tematów:

1) Szkolenia merytoryczne/ specjalistyczne

2) Szkolenia kwalifikacyjne (usprawnieniowe)

3) Szkolenia sprzedażowe

4) Aktualizacja przepisów

5) Szkolenia e-learningowe

6) Szkolenia dotyczące systemu jakości

7) Komunikacja/ negocjacje/ kontakt z klientem

8) Pozostałe szkolenia (i inne przedsięwzięcia związane z rozwojem zawodowym)

Przełożeni określając niezbędne i/lub pożądane szkolenia w swoim zespole mogą korzystać ze wsparcia/ konsultacji Działu Szkoleń i Rozwoju oraz Działu Zarządzania Zasobami Ludzkimi

6. Określając stopień ważności szkoleń każdy kierownik nadaje odpowiedni status przedsięwzięć szkoleniowych (szkolenia i inne formy podnoszenia kwalifikacji), który określa się następująco:

I. - szkolenia niezbędne, obowiązkowe o najwyższym priorytecie dla działu/grupy pracowników.

II. - szkolenia bardzo istotne o wysokim priorytecie - również dla pojedynczego pracownika.

III. - szkolenia "standardowe" istotne dla bieżącej pracy działu.

IV. - szkolenia dodatkowe, motywacyjne lub tzw. "zaległe".

7. Do 31 grudnia kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych Elektro-Tech Sp. z o.o. przekazują do Działu Szkoleń i Rozwoju w wersji elektronicznej swoje zapotrzebowanie na szkolenia i inne formy podnoszenia kwalifikacji pracowniczych na rok następny przy użyciu formularza dotyczącego potrzeb szkoleniowych (załącznik ZS/01/2024).

8. Zapotrzebowania te opierają się na następujących podstawach merytorycznych:

a) Identyfikacji potrzeb szkoleniowych organizacji i pracowników przy pomocy Systemu Ocen Okresowych Pracowników Elektro-Tech Sp. z o.o.. Potrzebą szkoleniową w rozumieniu niniejszej instrukcji jest niższy poziom wiedzy, umiejętności lub nieodpowiednia postawa pracownika - od poziomu wiedzy umiejętności i postaw, które są konieczne w jego obecnej pracy, lub też, które wynikną wskutek przyszłych, możliwych do przewidzenia zmian (organizacyjnych, personalnych, prawnych, technicznych i in.).

b) Określeniu dla wszystkich stanowisk niezbędnych i/lub pożądanych szkoleń za pomocą Audytu Kompetencyjnego Pracowników - wynikających zarówno z preferencji przedsiębiorstwa i ujawnionych/ zidentyfikowanych oczekiwań pracowników.

c) Rozmowach lub ankietach potrzeb szkoleniowych przeprowadzanych przygotowywanych odrębnie (przy udziale Departamentu Personalnego).

9. Audyt Kompetencyjny Pracowników Elektro-Tech Sp. z o.o. jest sposobem na określenie dla poszczególnych, indywidualnych zatrudnionych programów szkoleniowych w różnych obszarach. Podstawą doboru odpowiedniego kierunku rozwoju pracownika są w równym stopniu:

- identyfikacja preferencji pracownika - w zakresie zdobywania nowych kompetencji,

- potrzeby komórki organizacyjnej, w której pracuje,

- analiza luk kompetencyjnych dokonana w trakcie oceny kresowej lub/i w trakcie Audytu Kompetencyjnego Pracowników Elektro-Tech Sp. z o.o..

10. Audyt Kompetencyjny Pracowników Elektro-Tech Sp. z o.o. może być z powodzeniem wykorzystany jako narzędzie wspomagające w trakcie oceny pracownika (rozmowy oceniającej). Zasadnicze zastosowanie tego narzędzia powinno mieć miejsce w terminach właściwych dla terminu Ocen Okresowych Pracowników Elektro-Tech Sp. z o.o.. Audyt Kompetencyjny Pracowników Elektro-Tech Sp. z o.o. ma za zadanie przede wszystkim różnicowanie programów rozwojowych pomiędzy pracownikami, tak by nawet stosunkowo ograniczona w danym okresie liczba szkoleń mogła służyć do wspierania określonych wcześniej potrzeb kompetencyjnych.

11. Szczegółowe zasady przeprowadzania Ocen Okresowych Pracowników Elektro-Tech Sp. z o.o. oraz Audyt Kompetencyjny Pracowników Elektro-Tech Sp. z o.o. są zawarte w Regulaminie Ocen Okresowych Pracowników Elektro-Tech Sp. z o.o. oraz w załączniku AK/02/2024.

§2

Przygotowywanie planu szkoleń

1. Do 15 stycznia na podstawie zebranych zapotrzebowań, Departament Personalny przygotowuje wstępny projekt planu szkoleń w przedsiębiorstwie na rok następny.

2. Wstępny projekt planu szkoleń zostaje opracowany w rozbiciu na poszczególne Piony/Departamenty i zostaje przekazany dyrektorom tych jednostek organizacyjnych w celu analizy zgodności z planami i priorytetami oraz możliwościami budżetowymi poszczególnych struktur.

3. W terminie do 29 stycznia dyrektorzy poszczególnych Pionów/ Departamentów Elektro-Tech Sp. z o.o. przekazują do dyrektora Departamentu Personalnego wypełnione formularze planowania szkoleń w poszczególnych strukturach (Załącznik PS/03/2024).

4. W terminie do 12 lutego Departament Personalny (Dział Szkoleń i Rozwoju) opracowuje zbiorczy plan szkoleń dla Elektro-Tech Sp. z o.o. i przekazuje Zarządowi Elektro-Tech Sp. z o.o..

5. Po zatwierdzeniu przez Zarząd Elektro-Tech Sp. z o.o. budżetu na rok następny Departament Personalny przygotowuje ostateczną wersję planu szkoleń na dany rok do zatwierdzenia przez Zarząd.

6. W przypadku ostatecznego przyznania w budżecie przedsiębiorstwa na plan szkoleń kwoty znacząco odmiennej niż wcześniej planowana należy przeprowadzić odpowiednią modyfikację planu w porozumieniu z poszczególnymi Pionami/Departamentami Elektro-Tech Sp. z o.o..

7. Ostatecznie zatwierdzony plan szkoleń na dany rok jest przekazywany poszczególnym Pionom/Departamentom w postaci zatwierdzonego planu/harmonogramu szkoleń. Formularz harmonogramu szkoleń jest identyczny jak formularze planowania szkoleń.

§3

Realizacja zaplanowanych szkoleń

1. Plan szkoleń realizowany jest zgodnie z określonym harmonogramem.

2. Podstawą do uczestnictwa danego pracownika w szkoleniu (innej formie podnoszenia kwalifikacji) jest zgłoszenie indywidualnego zapotrzebowania w formie tradycyjnej lub elektronicznej (załącznik ZS/04/2024).

3. Przed zgłoszeniem danego pracownika do udziału w szkoleniu (innej formie podnoszenia kwalifikacji) należy zweryfikować jego zgodność z planem. W przypadku rozbieżności należy uzasadnić zmiany planu i zweryfikować możliwości finansowe.

4. Zawarte w planie szkoleniowym poszczególne obszary/tematy szkoleń mogą ulec zmianie przy czym fakt ten musi być odnotowany w sprawozdaniu z realizacji planu szkoleniowego z podaniem uzasadnienia (np. zastąpienie danego planowanego tematu szkolenia innym szkoleniem w związku z nowymi potrzebami szkoleniowymi poszczególnych komórek organizacyjnych, nowymi szkoleniami itp.).

5. Uzasadnienia każdorazowo muszą być przygotowane i przekazane do Działu Szkoleń i Rozwoju przez kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych przed faktycznym rozpoczęciem danego szkolenia lub innej formy podnoszenia kwalifikacji (formularz zapotrzebowania na szkolenie).

6. Opis realizacji planu/harmonogramu szkoleń odbywa się na bieżąco w trakcie roku budżetowego, w którym uwzględnia się informacje o zrealizowanych szkoleniach zgodnie z planem, rezygnacjach z poszczególnych tematów oraz realizacje szkoleń nieplanowanych. Za opis planu/harmonogramu szkoleń jest odpowiedzialny Dział Szkoleń i Rozwoju.

7. W ciągu dwóch tygodni od zakończenia danego kwartału Dział Szkoleń i Rozwoju przygotowuje sprawozdanie/ analizę realizacji planu/harmonogramu szkoleń, którą przekazuje dyrektorowi Departamentu Personalnego, dyrektorom Pionów/ Departamentów Elektro-Tech Sp. z o.o. oraz Zarządowi.

§4

Obowiązki pracowników

1. Po powrocie ze szkolenia pracownik (w przypadku szkolenia związanego z wyjazdem - wraz z rozliczeniem delegacji) musi przedstawić ocenę szkolenia na formularzu oceny szkolenia (załącznik OS/05/2024).

Brak wypełnionej oceny szkolenia uniemożliwi pracownikowi uczestnictwo w dalszych przedsięwzięciach szkoleniowo-rozwojowych.

2. Rozliczenie delegacji po akceptacji przełożonego kierowane jest do Działu Finansowo- Księgowego, a ocena szkolenia wraz z kopią certyfikatu (zaświadczeniem) ukończenia/udziału odpowiednio - do Działu Szkoleń i Rozwoju oraz Działu Zarządzania Zasobami Ludzkimi.

3. W przypadku organizacji szkoleń wewnętrznych w Elektro-Tech Sp. z o.o. (zarówno przy udziale ekspertów zewnętrznych jak i prowadzonych we własnym zakresie) fakt organizacji tego szkolenia powinien być potwierdzony listą obecności uczestników.

4. Szkolenia wewnętrzne w Elektro-Tech Sp. z o.o. prowadzone przez ekspertów zewnętrznych powinny być również każdorazowo poddane ocenie na formularzu oceny szkolenia przez każdego uczestnika.

§5

Postanowienia końcowe

1. Uwagi i spostrzeżenia oraz doświadczenia związane z realizacją planu szkoleniowego w danym roku powinny być wykorzystane w trakcie przygotowywania planu szkoleń w latach następnych. Dotyczy to zarówno kwestii ustalania zapotrzebowań na szkolenia na podstawie ocen pracowniczych jak i oceny zaplanowanych szkoleń - w szczególności firm szkoleniowych i jakości ich usług, przydatności tematów szkoleń do wykonywanych obowiązków i zadań przez poszczególnych pracowników znajdującej odzwierciedlenie w ocenie przełożonych, itp.).

2. Niniejsza instrukcja wchodzi w życie z dniem 01.01.2024r..