Regulamin monitoringu poczty elektronicznej
- Prawo
praca
- Kategoria
regulamin
- Klucze
informowanie pracowników, kontrola służbowa, monitoring poczty elektronicznej, prywatność pracownika, zasady monitoringu
Regulamin monitoringu poczty elektronicznej określa zasady oraz tryb monitorowania przesyłanych i odbieranych wiadomości mailowych w firmie. Dokument ten określa cele monitoringu, uprawnienia pracodawcy, prawa pracowników oraz procedury postępowania w przypadku naruszenia regulacji dotyczących korzystania z poczty elektronicznej. Wprowadzenie regulaminu ma na celu zapewnienie bezpieczeństwa informacji oraz odpowiedniego korzystania z narzędzi firmowych.
Monitoring poczty elektronicznej
1. W celu zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy w szczególności poprzez analizę częstotliwości prowadzonej korespondencji służbowej (podano jako przykład ww. przesłanki) oraz w celu właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, tj. weryfikacji przestrzegania przez pracowników ustalonego sposobu prowadzenia komunikacji elektronicznej (podano jako przykład obrazujący realizację ww. przesłanki), Asseco Poland S.A. stosuje kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej) (Uwaga: powyższe przesłanki zastosowania muszą występować łącznie).
2. Monitoring służbowej poczty elektronicznej pracownika odbywa się poprzez nadanie Administratora Bezpieczeństwa Informacji wyznaczonej do monitorowania stosownych uprawnień, tym samym Administrator Bezpieczeństwa Informacji monitorująca uzyskuje dostęp do całej zawartości służbowej skrzynki e-mail pracownika. Proces ten realizowany jest na serwerze poczty i nie wymaga zgody pracownika ani dostępu do komputera pracownika. Poprzez stwierdzenie „cała zawartość skrzynki e-mail” rozumie się:
a) wszystkie wiadomości e-mail zarówno wysłane, jak również odebrane przez pracownika, łącznie z archiwalnymi,
b) książkę adresową,
c) kalendarz,
d) inne elementy przechowywane w skrzynce, takie jak zadania, notatki, kopie robocze (powyższy szczegółowy opis, na czym polega monitoring służbowej poczty elektronicznej pracownika, został podany jedynie dla zobrazowania przedmiotowego zagadnienia).
3. Monitoring poczty elektronicznej nie narusza tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.
4. Asseco Poland S.A. przed dopuszczeniem pracownika do pracy przekazuje mu na piśmie informacje o zasadach i celach stosowania monitoringu poczty elektronicznej w Rzeszowie.
5. Asseco Poland S.A. oznaczył w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków stosowanie monitoringu służbowej poczty elektronicznej.
Regulamin monitoringu poczty elektronicznej jest istotnym dokumentem regulującym kwestie związane z monitorowaniem komunikacji mailowej w firmie. Ma on na celu zapewnienie bezpieczeństwa przesłanych danych oraz ochronę interesów pracodawcy. Przestrzeganie postanowień regulaminu jest obowiązkiem wszystkich pracowników i warunkiem korzystania z poczty elektronicznej w miejscu pracy.