Regulamin zgłaszania naruszeń

Regulamin w sprawie utworzenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń

z dnia 15 marca 2023 r.

§1

Niniejszy Regulamin określa zasady i warunki utworzenia kanału wewnętrznego oraz procedury na potrzeby dokonywania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych w Firma Przykładowa Sp. z o.o.

§2

1. Celem procedury jest skuteczne wykrywanie przypadków naruszeń prawa, o których mowa w ust. 2 poniżej, zapobieganie nielegalnym działaniom oraz poprawa warunków pracy w Spółce.

2. Przedmiotem zgłoszenia mogą być wszelkie działania bądź zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczącego:

1) zamówień publicznych;

2) usług, produktów i rynków finansowych;

3) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

4) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

5) bezpieczeństwa transportu;

6) ochrony środowiska;

7) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

8) bezpieczeństwa żywności i pasz;

9) zdrowia i dobrostanu zwierząt;

10) zdrowia publicznego;

11) ochrony konsumentów;

12) ochrony prywatności i danych osobowych;

13) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

14) interesów finansowych skarbu państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

15) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publiczno-prawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.

3. Za zapewnienie wdrożenia procedury odpowiada Jan Kowalski.

4. Za wykonywanie zadań wynikających z procedury odpowiada:

1) Anna Nowak – prowadzenie rejestru zgłoszeń;

2) Piotr Wiśniewski – przyjmowanie i weryfikacja zgłoszeń;

3) Maria Zielińska – podejmowanie działań następczych, udzielanie informacji zwrotnych.

5. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych oraz wykonywania innych czynności wskazanych w regulaminie osób mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie Spółki oraz oświadczenie o zachowaniu poufności.

§3

1. Nieprawidłowości mogą być zgłaszane przez:

1) pracownika;

2) pracownika tymczasowego;

3) osobę świadczącą pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;

4) przedsiębiorcę;

5) akcjonariusza lub wspólnika;

6) członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;

7) osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;

8) stażystę;

9) wolontariusza;

10) praktykanta.

2. Zgłoszenie należy przekazać poprzez system pod adresem internetowym: [email protected] lub w formie ustnej poprzez kontakt telefoniczny na nr +48 123 456 789 albo za pomocą bezpośredniego spotkania z upoważnionym pracownikiem w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku o zorganizowanie spotkania.

3. Zgłoszenie w systemie należy sformułować w języku polskim na udostępnionym formularzu.

4. Administratorem systemu będzie pracownik działu IT w Firma Przykładowa Sp. z o.o.

5. Zgłoszenie może być:

1) jawne, tj. gdy osoba dokonująca zgłoszenia dobrowolnie ujawni swoje dane osobowe podczas dokonywania zgłoszenia;

2) poufne, tj. gdy osoba dokonująca nie decyduje się na ujawnienie swoich danych osobowych podczas dokonywania zgłoszenia, wtedy dane podlegają utajnieniu.

§4

Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:

1) Imię i Nazwisko osoby dokonującej zgłoszenia;

2) Datę i Miejsce sporządzenia zgłoszenia;

3) opis nieprawidłowości wraz ze wskazaniem osoby, która dopuściła się naruszenia;

4) Sygnaturę dokumentu.

§5

1. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia nastąpi w ciągu 7 dni od dokonania zgłoszenia, chyba że osoba dokonująca zgłoszenie nie podała adresu e-mail, na który należy przekazać potwierdzenie, bądź podany adres e-mail jest nieprawidłowy.

2. Kanał wewnętrzny udostępniony przez Spółkę zapewnia bezpieczeństwo, ochronę poufności osoby dokonującej zgłoszenie i osób trzecich wymienionych w zgłoszeniu.

3. Spółka podejmuje działania następcze bez zbędnej zwłoki z zachowaniem należytej staranności, tj. nie później niż w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.

4. Za działania następcze uważa się przede wszystkim:

1) przeprowadzenie dochodzenia wewnętrznego – polega m.in. na zbieraniu dowodów dotyczących naruszenia, zapoznaniu się ze stanem faktycznym, występowaniu o dodatkowe informacje itp.;

2) przeprowadzanie postępowania wyjaśniającego – celem jest potwierdzenie lub zaprzeczenie faktom zawartym w zgłoszeniu, m.in. poprzez przeprowadzenie konsultacji, podjęcie działań wobec osoby, która narusza prawo.

5. W wyniku przeprowadzonych działań następczych zgłoszenie może zostać:

1) przyjęte – zgłoszenie jest zasadne, bez zbędnej zwłoki zostaną podjęte działania następcze lub zostaną zawiadomione odpowiednie organy;

2) oddalone – zgłoszenie jest bezzasadne bądź nie podlega procedurze opisanej w niniejszym regulaminie lub naruszenie opisane w zgłoszeniu jest nieprawdziwe.

6. Informacja zwrotna nastąpi w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia. W przypadku nieprzekazania potwierdzenia zgłaszającemu – w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia.

§6

1. Spółka prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych, zachowując należytą staranność, i jest administratorem danych zgromadzonych w rejestrze.

2. Wprowadzenie danych do rejestru zgłoszeń odbywa się na podstawie zgłoszenia wewnętrznego.

§7

1. Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do organu publicznego z pominięciem procedury przewidzianej w niniejszym Regulaminie (zgłoszenie zewnętrzne).

2. Zgłoszenie dokonane do organu publicznego z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem osoby dokonującej zgłoszenia ochrony gwarantowanej przepisami ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa.

3. Zgłoszenie zewnętrzne dokonywane jest na podstawie rozdziału 4 ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa.

§8

1. Pracownicy są zobowiązani do zapoznania się z Regulaminem oraz do podpisania oświadczenia przed dopuszczeniem do pracy.

2. Osoba dokonująca zgłoszenia może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego na zasadach wskazanych w ustawie o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa.

§9

1. Treść Regulaminu została skonsultowana z przedstawicielami pracowników w Spółce.

2. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia w sposób przyjęty w Spółce.

3. Zmiany Regulaminu mogą nastąpić wyłącznie w formie pisemnej.

4. W sprawach nieuregulowanych niniejszą procedurą zastosowanie mają odpowiednie przepisy dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, Kodeksu pracy, Kodeksu postępowania karnego i Kodeksu karnego.

Za Spółkę

Adam Małysz

Za przedstawicieli pracowników

Justyna Kowalczyk