Procedura zgłaszania naruszeń przepisów AML

Prawo

finansowe

Kategoria

regulamin

Instrukcja

W polu "NAZWA DOKUMENTU" należy wpisać "Procedura zgłaszania naruszeń przepisów AML". W punkcie 1.1 należy określić cel procedury, na przykład "ustalenie zasad postępowania w przypadku podejrzenia lub stwierdzenia naruszeń przepisów AML", oraz wskazać osobę lub grupę osób odpowiedzialnych za realizację procedury. W punkcie 1.2 należy podać podstawę prawną, na przykład ustawę o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. W punkcie 2 należy zdefiniować kluczowe terminy używane w procedurze, takie jak "Zgłaszający", "Zgłoszenie", "naruszenie przepisów AML" itp. W punkcie 3 należy wskazać imię i nazwisko oraz stanowisko osoby odpowiedzialnej za odbieranie zgłoszeń. W punkcie 4 należy opisać sposoby przekazywania zgłoszeń, w tym sposoby przyjmowania zgłoszeń anonimowych i nieanonimowych. Należy również określić, jakie informacje powinno zawierać zgłoszenie. W punkcie 5 należy opisać sposób ochrony Zgłaszającego, w tym zapewnienie poufności i ochronę przed działaniami odwetowymi. W punkcie 6 należy opisać sposób ochrony danych osobowych, w tym podstawę prawną, sposób przechowywania danych oraz zasady ujawniania danych. W punkcie 7 należy opisać zasady zachowania poufności w przypadku ujawnienia tożsamości osób zaangażowanych. W punkcie 8 należy opisać działania podejmowane po odebraniu zgłoszenia, w tym postępowanie wewnętrzne, raportowanie i informowanie właściwych organów. W punkcie 9 należy opisać pozostałe obowiązki, takie jak prowadzenie rejestru zgłoszeń i działania edukacyjne. W punkcie 10 należy umieścić postanowienia końcowe, na przykład dotyczące wejścia w życie i trybu zmiany procedury.

Dane

cel procedury, ciężar dowodu, definicja a, definicja b, definicja c, definicja d, definicja e, definicja f, definicja g, definicja h, definicja i, definicja j, dokumentowanie zgłoszeń ustnych - nagrywane, dokumentowanie zgłoszeń ustnych - nienagrywane, działania edukacyjne i szkoleniowe, działania odwetowe - inne stosunki prawne, działania odwetowe - praca na podstawie stosunku pracy, działania odwetowe - przykłady, działania odwetowe - próba/groźba, działania w przypadku działań niepożądanych, element a, element b, element c, element d, imię, informacja o przyjęciu zgłoszenia, informacja zwrotna, informacja zwrotna dla zgłaszającego, nazwisko, ochrona osób powiązanych ze zgłaszającym, odszkodowanie dla zgłaszającego, odszkodowanie za zgłoszenie nieprawdziwych informacji, osoba/grupa osób, podstawa prawna, podstawa prawna ochrony danych osobowych, postanowienia końcowe, postępowanie w przypadku zgłoszenia anonimowego, postępowanie wewnętrzne, prowadzenie rejestru zgłoszeń, przechowywanie danych osobowych, przechowywanie danych w rejestrze, przekazanie raportu, przekazanie zgłoszenia, raport z postępowania, rodzaj naruszeń, sposoby przekazywania zgłoszeń, sposób 1, sposób 2, sposób 3, sposób 4, sprawdzenie transkrypcji/protokołu przez zgłaszającego, stanowisko, ujawnienie danych osobowych zgłaszającego, unikanie dostępu do danych osobowych osobom nieupoważnionym, upoważnienia do przetwarzania danych, wyjaśnienie a, wyjaśnienie b, wyjaśnienie c, wyjaśnienie d, wyjaśnienie e, wyjaśnienie f, wyjaśnienie g, wyjaśnienie h, wyjaśnienie i, wyjaśnienie j, wyjątki od ujawnienia danych, zakres przetwarzania danych osobowych, zakres rejestru zgłoszeń, zapewnienie poufności i ochrony, zapewnienie poufności w przypadku ujawnienia tożsamości, zawiadomienie właściwych organów, zgłoszenie podczas bezpośredniego spotkania

Procedura zgłaszania naruszeń przepisów AML określa zasady dotyczące zgłaszania rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń oraz działania podejmowane w celu ochrony Zgłaszającego i danych osobowych. Dokument jest realizacją określonej podstawy prawnej i definiuje kluczowe pojęcia używane w procedurze.

Nazwa: [NAZWA DOKUMENTU]

1. Wstęp

   1.1. Celem niniejszej procedury jest ustalenie zasad [CEL PROCEDURY] przez [OSOBA/GRUPA OSÓB] rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń [RODZAJ NARUSZEŃ].

   1.2. Procedura jest realizacją [PODSTAWA PRAWNA].

2. Definicje

   Ilekroć w niniejszej procedurze mowa jest o:

a.  [DEFINICJA A] - oznacza [WYJAŚNIENIE A],

b.  [DEFINICJA B] - rozumie się przez to [WYJAŚNIENIE B],

c.  [DEFINICJA C] - rozumie się przez to [WYJAŚNIENIE C],

d.  [DEFINICJA D] - oznacza [WYJAŚNIENIE D],

e.  [DEFINICJA E] - oznacza [WYJAŚNIENIE E],

f.  [DEFINICJA F] – należy przez to rozumieć [WYJAŚNIENIE F],

g.  [DEFINICJA G] – należy przez to rozumieć [WYJAŚNIENIE G],

h.  [DEFINICJA H] – należy przez to rozumieć [WYJAŚNIENIE H],

i.  [DEFINICJA I] – należy przez to rozumieć [WYJAŚNIENIE I],

j.  [DEFINICJA J] – należy przez to rozumieć [WYJAŚNIENIE J].

3. Osoba odpowiedzialna za odbieranie Zgłoszeń

   Osobą odpowiedzialną za odbieranie Zgłoszeń jest [IMIĘ] [NAZWISKO]/[STANOWISKO].

4. Sposób odbierania zgłoszeń

   4.1. Zgłaszający może przekazać informację o [RODZAJ NARUSZENIA] poprzez:

a. zgłoszenie anonimowe - zapewniające brak możliwości identyfikacji Zgłaszającego,

b. zgłoszenie nieposiadające cech anonimowości - zapewniające możliwość identyfikacji Zgłaszającego oraz przekazania mu [INFORMACJA ZWROTNA].

[SPOSOBY PRZEKAZYWANIA ZGŁOSZEŃ]

   4.2. Sposoby przyjmowania zgłoszeń anonimowych:

a. [SPOSÓB 1],

b. [SPOSÓB 2],

c. [SPOSÓB 3],

d. [SPOSÓB 4].

   4.3. Sposoby przyjmowania zgłoszeń, nieposiadających cech anonimowości:

a) [SPOSÓB 1],

b) [SPOSÓB 2],

c) [SPOSÓB 3],

d) [SPOSÓB 4].

   4.4. [DOKUMENTOWANIE ZGŁOSZEŃ USTNYCH - NAGRYWANE]

   4.5. [DOKUMENTOWANIE ZGŁOSZEŃ USTNYCH - NIENAGRYWANE]

   4.6. [SPRAWDZENIE TRANSKRYPCJI/PROTOKOŁU PRZEZ ZGŁASZAJĄCEGO]

   4.7. [ZGŁOSZENIE PODCZAS BEZPOŚREDNIEGO SPOTKANIA]

   4.8. Zgłoszenie powinno zawierać:

a) [ELEMENT A],

b) [ELEMENT B],

c) [ELEMENT C],

d) [ELEMENT D].

   4.9. [INFORMACJA O PRZYJĘCIU ZGŁOSZENIA].

5. Sposób ochrony Zgłaszającego

   5.1. [ZAPEWNIENIE POUFNOŚCI I OCHRONY].

   5.2. [DZIAŁANIA ODWETOWE - PRACA NA PODSTAWIE STOSUNKU PRACY].

   5.3. [DZIAŁANIA ODWETOWE - PRÓBA/GROŹBA].

   5.4. [CIĘŻAR DOWODU].

   5.5. [DZIAŁANIA ODWETOWE - INNE STOSUNKI PRAWNE].

   5.6. [DZIAŁANIA ODWETOWE - PRZYKŁADY].

   5.7. [ODSZKODOWANIE DLA ZGŁASZAJĄCEGO].

   5.8. [ODSZKODOWANIE ZA ZGŁOSZENIE NIEPRAWDZIWYCH INFORMACJI].

   5.9 [OCHRANA OSÓB POWIĄZANYCH ZE ZGŁASZAJĄCYM].

6. Sposób ochrony danych osobowych

   6.1. [PODSTAWA PRAWNA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH].

   6.2. [PRZECHOWYWANIE DANYCH OSOBOWYCH].

   6.3. [UNIKANIE DOSTĘPU DO DANYCH OSOBOWYCH OSOBOM NIEUPOWAŻNIONYM].

   6.4. [UJAWNIENIE DANYCH OSOBOWYCH ZGŁASZAJĄCEGO].

   6.5. [WYJĄTKI OD UJAWNIENIA DANYCH].

   6.6. [ZAKRES PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH].

   6.7. [UPOWAŻNIENIA DO PRZETWARZANIA DANYCH].

7. Zasady zachowania poufności w przypadku ujawnienia tożsamości osób zaangażowanych

   7.1. [ZAPEWNIENIE POUFNOŚCI W PRZYPADKU UJAWNIENIA TOŻSAMOŚCI].

   7.2. [DZIAŁANIA W PRZYPADKU DZIAŁAŃ NIEPOŻĄDANYCH].

8. Działania podejmowane po odebraniu zgłoszenia

   8.1. [PRZEKAZANIE ZGŁOSZENIA].

   8.2. [POSTĘPOWANIE WEWNĘTRZNE].

   8.3. [RAPORT Z POSTĘPOWANIA].

   8.4. [PRZEKAZANIE RAPORTU].

   8.5. [ZAWIADOMIENIE WŁAŚCIWYCH ORGANÓW].

   8.6. [INFORMACJA ZWROTNA DLA ZGŁASZAJĄCEGO].

   8.7. [POSTĘPOWANIE W PRZYPADKU ZGŁOSZENIA ANONIMOWEGO].

9. Pozostałe obowiązki

   9.1. [PROWADZENIE REJESTRU ZGŁOSZEŃ].

   9.2. [ZAKRES REJESTRU ZGŁOSZEŃ].

   9.3. [PRZECHOWYWANIE DANYCH W REJESTRZE].

   9.4. [DZIAŁANIA EDUKACYJNE I SZKOLENIOWE].

10. Postanowienia końcowe

[POSTANOWIENIA KOŃCOWE].

Procedura zgłaszania naruszeń przepisów AML zawiera szczegółowe postanowienia dotyczące odbierania zgłoszeń, ochrony Zgłaszającego i danych osobowych oraz działania podejmowane po odebraniu zgłoszenia. Dokument określa także obowiązki organizacji oraz zasady zachowania poufności.