Instrukcja archiwalna

Załącznik Nr [NUMER] do zarządzenia Nr [NUMER]

[STANOWISKO]

z dnia [DATA] r.

Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego/składnicy akt (wybrać)

[NAZWA]

Rozdział 1Przepisy ogólne

§1

Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego/składnicy akt (wybrać) [NAZWA], zwana dalej „instrukcją archiwalną”, określa:

1) organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego/składnicy akt (wybrać);

2) postępowanie w archiwum zakładowym/składnicy akt (wybrać) z wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych.

§2

1. Dokumentacja przekazywana do archiwum zakładowego/składnicy akt (wybrać) i w niej przechowywana musi być zakwalifikowana do właściwych kategorii archiwalnych.

2. Podstawą kwalifikacji archiwalnej są jednolite rzeczowe wykazy akt obowiązujące w czasie, gdy dokumentacja powstawała i była gromadzona, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.

3. W uzasadnionych przypadkach [STANOWISKO] właściwego archiwum państwowego może dokonać zmiany kategorii archiwalnej dokumentacji.

Rozdział 2Wyjaśnienie pojęć używanych w instrukcji

§3

Użyte w instrukcji archiwalnej określenia oznaczają:

1) archiwista – pracownika lub pracowników [NAZWA] realizujących zadania archiwum zakładowego/składnicy akt (wybrać);

2) [STANOWISKO] – [STANOWISKO] [NAZWA], osobę przez niego upoważnioną do realizacji jego obowiązków lub osobę go zastępującą;

3) informatyczny nośnik danych – materiał lub urządzenie służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci elektronicznej, na którym zapisano w postaci elektronicznej dokumentację odzwierciedlającą przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw w [NAZWA];

4) [NAZWA] – [NAZWA];

5) prowadzący sprawę – osobę załatwiającą merytorycznie daną sprawę, realizującą w tym zakresie przewidziane czynności kancelaryjne, w szczególności rejestrowanie sprawy, przygotowanie projektów pism w sprawie, dbanie o terminowość załatwiania spraw i kompletowanie akt sprawy lub grupowanie dokumentacji nietworzącej akt sprawy;

6) skład informatycznych nośników danych – uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych, na których jest zapisana dokumentacja w postaci elektronicznej przychodząca i powstająca w związku z załatwianiem spraw w [NAZWA];

7) teczka aktowa – materiał biurowy używany do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej;

8) właściwe archiwum państwowe – archiwum państwowe właściwe dla siedziby [NAZWA]; właściwość terytorialną archiwów państwowych określa załącznik Nr [NUMER] do rozporządzenia [MINISTERSTWO] z dnia [DATA] r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej ([DZIENNIK] z [ROK] r. poz. [NUMER]).

Rozdział 3Organizacja i zadania archiwum zakładowego/składnicy akt (wybrać)

§4

W [NAZWA] działa archiwum zakładowe/składnica akt (wybrać), którego(-rej) usytuowanie w strukturze organizacyjnej określa regulamin [NAZWA].

§5

Archiwum zakładowe/składnica akt (wybrać) gromadzi i przechowuje wszelką dokumentację spraw zakończonych ze wszystkich komórek organizacyjnych [NAZWA] oraz dokumentację przejętą po wcześniej działających jednostkach organizacyjnych.

§6

Do zakresu działania archiwum zakładowego/składnicy akt (wybrać) należy:

1) przejmowanie dokumentacji:

a) spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych,

b) ze składów informatycznych nośników danych, których zawartości nie wydrukowano;

2) przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji;

3) przeprowadzanie skontrum dokumentacji;

4) porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym;

5) udostępnianie przechowywanej dokumentacji;

6) wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego/składnicy akt (wybrać) w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej;

7) przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwania w dokumentacji informacji na temat [OSOBY], [ZDARZENIA] czy [PROBLEM];

8) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu;

9) przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania do właściwego archiwum państwowego (punkt wprowadzają te instytucje, które zostały ustalone przez właściwe archiwa państwowe jako wytwarzające materiały archiwalne);

10) sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego/składnicy akt (wybrać) i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym/składnicy akt (wybrać);

11) doradzanie pracownikom i komórkom organizacyjnym (we współdziałaniu z koordynatorem czynności kancelaryjnych, o ile został wskazany) w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją.

§7

1. Nadzór ogólny nad przestrzeganiem przepisów instrukcji archiwalnej sprawuje [STANOWISKO].

2. Nadzór bieżący nad archiwistą sprawuje jego bezpośredni przełożony.

Rozdział 4Obsada archiwum zakładowego/składnicy akt (wybrać)

§8

1. Archiwista odpowiedzialny jest za realizację zadań archiwum zakładowego/składnicy akt (wybrać), o których mowa w § [NUMER].

2. Liczba pracowników archiwum zakładowego/składnicy akt (wybrać) musi umożliwiać sprawną realizację zadań archiwum zakładowego/składnicy akt (wybrać).

3. W przypadku zatrudnienia w archiwum zakładowym/składnicy akt (wybrać) co najmniej dwóch archiwistów wyznacza się spośród nich osobę koordynującą prace archiwum zakładowego/składnicy akt (wybrać).

4. [NAZWA] może korzystać ze wsparcia innych wyspecjalizowanych [PODMIOT] w zakresie wykonywania zadań, o których mowa w § [NUMER] ust. [NUMER] pkt [NUMER], [NUMER], [NUMER], [NUMER], [NUMER] i [NUMER] instrukcji archiwalnej.

§9

1. Archiwista powinien posiadać co najmniej wykształcenie [WYKSZTAŁCENIE] i przeszkolenie archiwalne (co najmniej kurs archiwalny [STOPIEŃ] stopnia) lub wykształcenie [WYKSZTAŁCENIE] ze specjalizacją archiwalną (archiwistyczną), lub wykształcenie [WYKSZTAŁCENIE] i przeszkolenie archiwalne (co najmniej kurs archiwalny [STOPIEŃ] stopnia).

2. Archiwista powinien wykazać się znajomością systemów kancelaryjnych, według których była i jest prowadzona dokumentacja w [NAZWA].

3. Archiwista ma prawo do ubrania ochronnego, w szczególności [ELEMENT], [ELEMENT] [ELEMENT] i [ELEMENT].

4. Archiwista powinien stale pogłębiać swoje kwalifikacje zawodowe.

§ 10

W przypadku zmiany na stanowisku archiwisty lub osoby koordynującej pracę archiwum zakładowego/składnicy akt (wybrać) przekazanie archiwum zakładowego/składnicy akt (wybrać) nowemu archiwiście lub osobie koordynującej odbywa się protokolarnie.

Rozdział 5Lokal archiwum zakładowego/składnicy akt (wybrać)

§ 11

1. Na lokal archiwum zakładowego/składnicy akt (wybrać) składają się pomieszczenia, pełniące funkcję magazynów, w których przechowuje się dokumentację, oraz pomieszczenia biurowe umożliwiające pracę archiwistom i osobom korzystającym z dokumentacji na miejscu.

2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach dopuszcza się zorganizowanie pomieszczenia biurowego oraz pomieszczenia umożliwiającego korzystanie z dokumentacji na miejscu w pomieszczeniach pełniących funkcję magazynów, jeżeli mają one okna.

§ 12

Magazyny archiwum zakładowego/składnicy akt (wybrać) powinny być zorganizowane w sposób zapewniający zabezpieczenie przechowywanej w nich dokumentacji przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, w szczególności magazyny te powinny:

1) być usytuowane w pomieszczeniach składających się z elementów konstrukcyjnych o odpowiedniej nośności;

2) być [STAN] i zapewniać właściwą temperaturę w ciągu roku;

3) mieć skuteczną wentylację i sprawną instalację [TYP];

4) być zabezpieczone przed [ZAGROŻENIE] co najmniej za pomocą wzmocnionych drzwi z minimum [LICZBA] zamkami, w tym jednym o [OPIS] systemie otwierania, plombowanych po zakończeniu pracy w danym dniu;

5) być zabezpieczone przed [ZAGROŻENIE] przez co najmniej system [OPIS] i [OPIS] oraz dzięki [URZĄDZENIE] odpowiednim do potencjalnego źródła [ZAGROŻENIE];

6) być zabezpieczone przed bezpośrednim działaniem [ZAGROŻENIE] przez zastosowanie w oknach [ELEMENT], [ELEMENT], [ELEMENT] lub [ELEMENT] chroniących przed promieniowaniem [TYP];

7) zapewniać możliwość stałego dostępu do całości przechowywanej dokumentacji, bez potrzeby przemieszczania części dokumentacji w celu dotarcia do innej;

8) mieć oświetlenie zapewniające odpowiednią widoczność, bez potrzeby korzystania z przenośnego źródła światła;

9) być ponumerowane, jeżeli jest więcej niż jeden magazyn.

§ 13

1. Magazyny archiwum zakładowego/składnicy akt (wybrać) wyposaża się w:

1) ponumerowane regały [MATERIAŁ] [TYP] lub [TYP] (jezdne), zabezpieczone przed [ZAGROŻENIE], przy czym regały [TYP] powinny być usytuowane [POŁOŻENIE] do okien oraz oddalone od ścian minimum [ODLEGŁOŚĆ] [JEDNOSTKA], z przejściem między nimi minimum [ODLEGŁOŚĆ] [JEDNOSTKA], o wysokości i szerokości półek dostosowanej do rozmiaru dokumentacji, z odstępem od sufitu i podłogi;

2) [PRZEDMIOT] lub [PRZEDMIOT] umożliwiające lepszy dostęp do wyżej usytuowanych półek;

3) sprzęt do pomiaru [PARAMETR] i [PARAMETR] powietrza;

4) podręczny sprzęt [TYP];

5) schemat [TYP] rozmieszczenia dokumentacji, umieszczony w widocznym miejscu.

2. Numerowanie regałów, o którym mowa w ust. [NUMER] pkt [NUMER], polega na nadaniu unikatowej liczby [TYP] regałom i unikatowej liczby [TYP] poszczególnym półkom w obrębie regału.

3. W magazynach archiwum zakładowego/składnicy akt (wybrać):

1) nie mogą znajdować się przedmioty i urządzenia inne niż bezpośrednio związane z przechowywaniem i zabezpieczaniem dokumentacji;

2) nie wolno stosować [MATERIAŁ] i [MATERIAŁ] zawierających [SUBSTANCJA] organiczne, a zwłaszcza [SUBSTANCJA], [SUBSTANCJA] i [SUBSTANCJA];

3) nie mogą znajdować się rury i przewody [INSTALACJA], [INSTALACJA], [INSTALACJA], chyba że sposób ich zabezpieczenia nie zagraża przechowywanej dokumentacji;

4) jako źródeł światła [TYP] należy używać oświetlenia o obniżonej emisji promieniowania [TYP], przy czym maksymalne natężenie światła nie może przekraczać [WARTOŚĆ] [JEDNOSTKA];

5) posadzka powinna być wykonana z powłoki [WŁAŚCIWOŚĆ], łatwej do utrzymania w czystości (w szczególności [MATERIAŁ], [MATERIAŁ]);

6) należy utrzymywać warunki [PARAMETR] i [PARAMETR] określone w załączniku Nr [NUMER] do instrukcji archiwalnej;

7) należy rejestrować [CZĘSTOTLIWOŚĆ] warunki [PARAMETR] i [PARAMETR], a wyniki kontrolować przynajmniej [CZĘSTOTLIWOŚĆ];

8) należy regularnie [CZYNNOŚĆ], tak aby chronić dokumentację przed [ZAGROŻENIE], [ZAGROŻENIE] [ZAGROŻENIE] oraz zniszczeniami powodowanymi przez [SZKODNIKI] i [SZKODNIKI].

§ 14

Wstęp do lokalu archiwum zakładowego/składnicy akt (wybrać) jest możliwy wyłącznie w obecności archiwisty.

Rozdział 6Wykorzystanie funkcjonalności systemu teleinformatycznego w obsłudze archiwum zakładowego/składnicy akt (wybrać)

§ 15

Realizacja zadań archiwum zakładowego/składnicy akt (wybrać) może być wspierana funkcjonalnościami systemu teleinformatycznego, w szczególności w zakresie:

1) sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego/składnicy akt (wybrać), ich przesyłania, a także w celu sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym/składnicy akt (wybrać);

2) prowadzenia ewidencji dokumentacji w archiwum zakładowym/składnicy akt (wybrać);

3) prowadzenia ewidencji udostępniania dokumentacji;

4) sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji w związku z procedurą brakowania dokumentacji niearchiwalnej;

5) sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji w związku z procedurą przekazywania materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego (punkt wprowadzają te instytucje, które zostały ustalone przez właściwe archiwa państwowe jako wytwarzające materiały archiwalne).

§ 16

Archiwista może wykorzystywać system teleinformatyczny w zakresie:

1) prowadzenia ewidencji wyników pomiaru [PARAMETR] i [PARAMETR] powietrza w magazynach archiwum zakładowego/składnicy akt (wybrać);

2) informowania o dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym/składnicy akt (wybrać).

§ 17

1. System teleinformatyczny może być stosowany do realizacji zadań, o których mowa w § [NUMER] i [NUMER], jeżeli jest zabezpieczony:

1) przed wprowadzeniem zmian przez osoby nieupoważnione;

2) przed utratą co najmniej przez sporządzanie kopii zabezpieczającej na odrębnym informatycznym nośniku danych, nie później niż [OKRES] po zmianie treści tych danych, ale nie rzadziej niż raz na [OKRES].

2. Kopie zabezpieczające wykonuje się kolejno co najmniej na [LICZBA] rożnych informatycznych nośnikach danych, tak aby [NAZWA] stale dysponowała co najmniej [LICZBA] nośnikami umożliwiającymi odzyskanie danych.

3. Wymagania określone w ust. [NUMER] uważa się za spełnione, jeśli dla [NAZWA] została opracowana i wdrożona polityka zarządzania bezpieczeństwem informacji, w której określono wymagania bezpieczeństwa zgodne z [NORMA] lub nowszą.

Rozdział 7Przyjmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego/składnicy akt (wybrać)

§ 18

1. Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego/składnicy akt (wybrać) następuje w trybie i na warunkach określonych w instrukcji kancelaryjnej.

2. Poszczególne komórki organizacyjne przekazują dokumentację do archiwum zakładowego/składnicy akt (wybrać) według harmonogramu ustalonego z archiwistą.

3. Przekazywanie dokumentacji odbywa się na podstawie odpowiedniego spisu [TYP].

§ 19

1. Archiwista może odmówić przyjęcia dokumentacji, jeżeli:

1) dokumentacja nie została uporządkowana w sposób określony w instrukcji kancelaryjnej;

2) spisy [TYP] zawierają [BŁĘDY] lub [BŁĘDY];

3) dokumentacja nie odpowiada spisom [TYP].

2. O powodach odmowy przejęcia dokumentacji archiwista powiadamia [STANOWISKO].

Rozdział 8Ewidencja dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym/składnicy akt (wybrać)

§ 20

Po przyjęciu dokumentacji w postaci [FORMA] lub na informatycznych nośnikach danych archiwista kolejno:

1) weryfikuje i podpisuje spis [TYP], a następnie rejestruje w wykazie spisów [TYP] (przykładową wizualizację wykazu zawiera załącznik Nr [NUMER] do instrukcji archiwalnej), zawierającym co najmniej następujące elementy:

a) [INFORMACJA] stanowiącą kolejny numer spisu [TYP],

b) [DATA] przejęcia dokumentacji przez archiwum zakładowe/składnicę akt (wybrać),

c) [NAZWA] oraz [DZIAŁ] przekazującej dokumentację,

d) [NAZWA] lub [DZIAŁ], które dokumentację wytworzyły lub zgromadziły, jeżeli jest ona inna niż nazwa [NAZWA] lub [DZIAŁ] przekazujących dokumentację,

e) [LICZBA] pozycji w spisie,

f) [LICZBA] [ELEMENT] lub tomów [ELEMENT] w spisie;

2) nanosi w [POŁOŻENIE] rogu w spisie [TYP] [NUMER] tego spisu wynikający z wykazu spisów;

3) przekazuje [PRACOWNIK] zdającemu dokumentację podpisany przez siebie [NUMER] egzemplarz spisu [TYP];

4) nanosi w [POŁOŻENIE] rogu każdej [ELEMENT] [SYGNATURA], czyli [NUMER] spisu [TYP] łamany przez [NUMER] pozycji [ELEMENT] w spisie, przy czym gdy [ELEMENT] dzieli się na tomy, nanosi identyczną [SYGNATURA] na każdy tom [ELEMENT], a jeżeli [ELEMENT] włożono do [POJEMNIK], to na [POJEMNIK] nanosi skrajne sygnatury [ELEMENT] aktowych umieszczonych w [POJEMNIK];

5) dla każdej pozycji przekazanego spisu [TYP] przyporządkowuje informację o [LOKALIZACJA] przekazanej dokumentacji w archiwum zakładowym/składnicy akt (wybrać);

6) odkłada egzemplarz spisu [TYP] do odpowiednich zbiorów.

§ 21

1. Archiwista prowadzi [LICZBA] zbiory spisów [TYP]:

1) zbiór [NUMER] na [NUMER] egzemplarze spisów [TYP] w układzie wynikającym z kolejności wpisu do wykazu spisów [TYP];

2) zbiór [NUMER] na [NUMER] egzemplarze spisów [TYP] w układzie według [DZIAŁ] przekazujących dokumentację.

2. Archiwista nie tworzy [NUMER] zbioru na [NUMER] egzemplarze spisów [TYP], jeżeli wykorzystuje do realizacji zadań archiwum zakładowego/składnicy akt (wybrać) funkcjonalności systemu teleinformatycznego.

Rozdział 9Przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym/składnicy akt (wybrać)

§ 22

1. Dokumentację w postaci [FORMA] i informatyczne nośniki danych układa się w archiwum zakładowym/składnicy akt (wybrać) w sposób zapewniający ich ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, pozwalający na efektywne wykorzystanie miejsca w archiwum zakładowym/składnicy akt (wybrać), przy czym odrębnie przechowuje się:

1) materiały archiwalne/dokumentację niearchiwalną kategorii [KATEGORIA] (wybrać);

2) [DOKUMENTACJA];

3) [DOKUMENTACJA];

4) [DOKUMENTACJA];

5) informatyczne nośniki danych ze składu tych nośników;

6) [DOKUMENTACJA] (np. [PRZYKŁAD], [PRZYKŁAD]) lub wymagające innych warunków przechowywania lub zabezpieczenia (np. [PRZYKŁAD], [PRZYKŁAD], [PRZYKŁAD]).

2. [ELEMENT], w szczególności z dokumentacją o długim [OKRES] przechowywania, można umieścić dodatkowo w [POJEMNIK] archiwalnych wykonanych z [MATERIAŁ].

§ 23

1. Co najmniej raz na [OKRES] dokonuje się przeglądu informatycznych nośników danych i wykonuje ich kopie bezpieczeństwa.

2. Kopie bezpieczeństwa powinny być przechowywane w sposób umożliwiający ich szybkie odnalezienie w przypadku niemożności odczytania zapisu na informatycznym nośniku danych, na którym pierwotnie zapisano dokumentację elektroniczną.

3. Kopie bezpieczeństwa mogą być zapisywane na jednym nośniku pod warunkiem zabezpieczenia danych przed utratą na wypadek awarii tego nośnika.

4. Jeśli nie jest możliwe wykonanie kopii bezpieczeństwa ze względu na uszkodzenie nośnika, odnotowuje się to w aktach sprawy, z którymi powiązany jest nośnik, podając:

1) [DATA] stwierdzenia uszkodzenia nośnika;

2) [IMIĘ] i [NAZWISKO] osoby sporządzającej adnotację;

3) [INFORMACJA] umożliwiającą jednoznaczne wskazanie uszkodzonego nośnika.

§ 24

1. Dokumentacja w postaci [FORMA] zgromadzona w archiwum zakładowym/składnicy akt (wybrać) jest poddawana okresowemu przeglądowi w celu jej [CZYNNOŚĆ] oraz wymiany zużytych i zniszczonych [ELEMENT] czy [POJEMNIK] na nowe.

2. W przypadku posiadania w archiwum zakładowym/składnicy akt (wybrać) dokumentacji uszkodzonej lub częściowo zniszczonej poddaje się ją [CZYNNOŚĆ] w porozumieniu [ARCHIWUM] państwowym.

§ 25

W przypadku stwierdzenia utraty dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym/składnicy akt (wybrać), [ZDARZENIE] do magazynów, ich [ZDARZENIE] lub zniszczenia w inny sposób [STANOWISKO] powiadamia o tym właściwe [ORGAN].

Rozdział 10Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym/składnicy akt (wybrać) oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym/składnicy akt (wybrać)

§ 26

Skontrum dokumentacji polega na:

1) porównaniu zapisów w środkach ewidencyjnych ze stanem faktycznym dokumentacji w archiwum zakładowym/składnicy akt (wybrać);

2) stwierdzeniu i wyjaśnieniu [RÓŻNICE] między zapisami w środkach ewidencyjnych a stanem faktycznym dokumentacji oraz ustaleniu ewentualnych [BRAKI].

§ 27

1. Skontrum dokumentacji przeprowadza – na polecenie [STANOWISKO] lub na wniosek [STANOWISKO] właściwego archiwum państwowego – komisja [TYP] składająca się z co najmniej [LICZBA] członków.

2. [LICZBA] członków komisji [TYP] oraz jej skład osobowy ustala [STANOWISKO].

3. Z przeprowadzonego skontrum komisja sporządza protokół, który powinien zawierać co najmniej:

1) spis [BRAKI] dokumentacji i wnioski w tej sprawie;

2) spisy dokumentacji, która nie była ujęta w środkach ewidencyjnych, a była przechowywana w archiwum zakładowym/składnicy akt (wybrać);

3) [PODPISY] członków komisji.

§ 28

Do porządkowania dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym/składnicy akt (wybrać), przyjętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym, stosuje się odpowiednio przepisy instrukcji kancelaryjnej dotyczące porządkowania dokumentacji, przy czym sposób porządkowania uzgadnia się z właściwym archiwum państwowym, jeżeli dokumentacja nie narastała i nie była tworzona w systemie kancelaryjnym [TYP].

Rozdział 11Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym/składnicy akt (wybrać)

§ 29

1. Dokumentację w postaci [FORMA] i ze składu informatycznych nośników danych udostępnia się:

1) [MIEJSCE] lub

2) przez jej [CZYNNOŚĆ], z zastrzeżeniem § [NUMER], lub

3) w formie [FORMA] tej dokumentacji, w tym [FORMA] uwierzytelnionych, lub

4) przez przekazanie [INFORMACJA] o treści zawartej w dokumentacji.

2. Przy [CZYNNOŚĆ] dokumentacji można wykonać jej [FORMA] zastępczą i zachować ją w archiwum zakładowym/składnicy akt (wybrać) do czasu zwrotu dokumentacji.

3. [FORMA] dokumentacji mogą być [CZYNNOŚĆ] jedynie na podstawie pisemnej zgody [STANOWISKO].

§ 30

Nie wolno [CZYNNOŚĆ] poza archiwum zakładowe/składnicę akt (wybrać) dokumentacji o znacznym stopniu uszkodzenia, dokumentacji [STATUS] przez przekazującego ją [PRACOWNIK] oraz środków ewidencyjnych archiwum zakładowego/składnicy akt (wybrać).

§ 31

1. Udostępnienie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym/składnicy akt (wybrać) odbywa się na podstawie wniosku zawierającego:

1) [DATA];

2) [DANE] wnioskującego;

3) [OPIS] dokumentacji będącej przedmiotem wniosku o udostępnienie przez zamieszczenie co najmniej:

a) [INFORMACJA] o nazwie [DZIAŁ], która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała,

b) [INFORMACJA] z wykazu akt, jeżeli był stosowany w obsłudze dokumentacji,

c) [DATA] dokumentacji;

4) [INFORMACJA] o sposobie udostępnienia;

5) [IMIĘ], [NAZWISKO] i [PODPIS] osoby, która wnosi o udostępnienie;

6) w przypadku [OSOBY] spoza [NAZWA]:

a) [CEL],

b) [UZASADNIENIE].

2. Do udostępnienia dokumentacji [PRACOWNIK] [NAZWA] jest wymagana zgoda